Учет топливных карт

«Наука и жизнь», так можно описать чувства бухгалтера, ведущего учет ГСМ по топливным талонам. Реалии практического учета очень трудно вписываются в нормативные требования.

Поставщик, как правило, только по окончании месяца представляет документы на сумму выкупленного топлива, то есть 31-м числом получаем документы, а забираем бензин ежедневно. Происходит разрыв во времени между представлением документов от топливной организации и моментом заправки автотранспортного средства.

На практическом примере с проводками рассмотрим наиболее корректный способ бухгалтерского учета ГСМ с использованием топливных карт.

Проводки по приобретению ГСМ по топливным картам

Пример

Допустим, ООО «Счастливый шанс» заключило договор на заправку топливом по смарт-картам. С расчетного счета в августе 2016 года произведена предоплата за смарт-карты и бензин. Топливные карты изготовлены, проданы по конкретной цене за штуку и переданы в собственность компании по товарной накладной (форма ТОРГ-12) в сентябре 2016 года с выделенным НДС. НДС предъявлен по счету-фактуре, не имеющей дефектов заполнения. Для заправки автомобиля топливная карта выдана в этом же месяце водителю автомобиля, о чем в журнале учета выданных топливных карт сделана запись. В компании имеется утвержденный бланк путевого листа и нормы расхода бензина в производственных целях. В течение сентября был произведен отпуск бензина с заправочных автостанций в бак служебной машины. В конце месяца водитель предоставил путевые листы и чеки с автозаправочных станций.

Топливной компанией предоставлены услуги личного кабинета ООО «Счастливый шанс». По требованию компании в конце сентября 2016 года предоставлен реестр операций. В начале октября 2016 года в компанию поступили товарная накладная на бензин и счет-фактура, датированные сентябрем 2016 года. Претензий к правильности оформления нет.

Дополнительная информация по примеру:

1. Компания находится на общем режиме налогообложения. Автомобиль является собственностью компании и используется для служебных поездок.

2. Учетной политикой в целях бухгалтерского учета и в соответствии с рабочим планом счетов:

  • Топливо принимается к учету на счет 10, субсчет 10.03;
  • Фактическая себестоимость формируется на счете 10 «Материалы»;
  • Топливные карты отражаются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» по ценам поставщика, в противном случае по условной цене 1 шт. — 1 руб.;
  • При выбытии материалы оцениваются по средней себестоимости;
  • Транспортно-заготовительные расходы непосредственно включаются в фактическую себестоимость материалов;
  • При приобретении топлива имеется специфика дополнительных складов и названий.

3. Учетной политикой в целях налогового учета:

  • Затраты на приобретение топливных карт отражаются в расходах на содержание служебного транспорта;
  • Затраты по топливу в пределах норм отражаются в расходах на содержание служебного транспорта;
  • Затраты по топливу сверх норм отражаются во внереализационных расходах, не принимаемых в целях налогообложения прибыли.

Решение примера. Действия бухгалтера по учету ГСМ

Действия бухгалтера можно представить в виде следующего алгоритма:

1.Топливо приходуется в конце месяца, когда поступает от поставщика счет-фактура, акт приема-передачи топлива и отчет по карте (детализация).

Когда документы приходят с опозданием, можно воспользоваться информацией личного кабинета, который открывает топливная компания. Топливо учитывается на счете 10, субсчет 10.03 «Топливо». В детализированном отчете видим следующую информацию:

  • Номер топливной карты;
  • Дату и место заправки;
  • Количество приобретенного топлива;
  • Марку топлива;
  • Стоимость топлива;
  • Остаток по топливной карте на конец месяца.

Проводка по приходу топлива формируется последним днем месяца.

Есть маленький нюанс. ТМЦ должны приходовать на склад. На какой? На стационарный склад топливо в любом случае не попадает. Выходим из положения так: придумываем название склада и заполняем позицию склад как «лицевой счет в резервуаре в …»(наименование поставщика топлива). Чтобы налоговые органы не считали услуги по хранению безвозмездными, оговорите как-то этот момент в договоре или в дополнительном соглашении. Это важно. Это просто технический прием.

2. На основании детализации поставщика (отчета) делается перемещение со склада (смотрите пункт выше) в бак конкретной машины. То есть теперь склад будет иметь наименование «Бак машины №..».

Перемещение делается тоже последним днем месяца, несмотря на то, что датой поставки считается дата выборки топлива. Момент перехода права собственности на горючее – это момент заправки в баки. Но бухгалтер не может организовать приход этой датой, так как приход будет раньше, чем дата выставленных документов. Кроме того, не может поставить на учет НДС по приобретенному топливу. Судьба НДС — следовать за приобретенными ценностями. Но документ с выделенной суммой НДС поступит в конце месяца. Поэтому приходится использовать такой прием.

3. Данные детализации сверяются с отчетами водителя, где обобщается информация из путевых листов и полученных при заправке чеков терминалов АЗС. Обязательно требуйте от водителей прикрепления чеков с автозаправочных станций к путевым листам.

4. Списание израсходованного бензина производится на основании путевых листов. В путевом листе по каждой конкретной машине указывается норматив топлива и фактический расход. Списывается топливо последним числом месяца по каждой машине через документ Накладная-требование. Удобно предварительно сделать ведомость в виде таблицы Excel. Итоги удобнее оформить бухгалтерской справкой.

5. Контроль. Остаток топлива на конец месяца по складу «Бак конкретной машины» должен сходиться с остатком в последнем путевом листе данной машины.

6. Перерасход топлива считается непроизводственным расходом и относится на счет 91.2. Его можно вычислить, если будет по каждой конкретной машине указываться в путевом листе норматив топлива и фактический расход.

Сформируем проводки в таблице. Обращаем внимание, что проводки составлены для режима ОСНО. Для предприятий на УСН порядок работы с НДС другой:

№ п/п Дебет Кредит Факт хозяйственной жизни Документ-основание
60.02 51 Перечислена предоплата поставщику за изготовление топливных карт Выписка от августа 2016г.
60.02 51 Перечислена предоплата поставщику за топливо разных видов Выписка от августа 2016г., Договор поставки топлива
26 60.01 Учтены услуги по изготовлению топливных карт как расходы, связанные с обычным видом деятельности (п.5 ПБУ 10/99) Акт приема-передачи топливных карт. Обычно дают товарную накладную (форма № ТОРГ-12).Сентябрь 2016г.
19.04 60.01 Учтен предъявленный НДС по услугам Счет-фактура от сентября 2016г.
68.02 19.04 Зачтен НДС при выполнении всех условий по НК РФ Счет-фактура, Книга покупок сентябрь 2016г.
60.01 60.02 Зачтен аванс при расчетах за топливные карты Акт приема-передачи топливных карт или Накладная. сентябрь 2016г.
10.03 (лицевой счет в резервуаре) 60.01 Принято к учету топливо, полученное по топливным картам. Определитесь со складом исходя из реалий и договора Договор поставки ГСМ, Товарная накладная; Отчет по карте или реестр операции. Дату прихода вынуждены делать 30.09.2016г.
19.03 60.01 Учтен предъявленный НДС по топливу Счет-фактура от 30.09.2016г.
68.02 19.03 Зачтен НДС при выполнении всех условий по НК РФ Счет-фактура, Книга покупок 30.09.2016г.
60.01 60.02 Зачтен аванс при расчетах за топливо Акт приема-передачи топливных карт или Накладная 30.09.2016г.
006 «Топливные карты у МОЛ» Приняты к учету на забалансовый счет топливные карты в условной оценке (если передаются бесплатно) или по стоимости приобретения. В примере по стоимости в товарной накладной. Акт приема-сдачи, накладная. сентябрь 2016г.
006 «Топливные карты у сотрудников» в разрезе мест хранения или ответственных за их хранение 006 «Топливные карты у МОЛ» Выданы сотрудникам топливные карты (по условию примера — в сентябре) Журнал в разрезе каждой карты по номеру или закрепить каждую карту за автомобилем или за водителем
006 «Топливные карты у сотрудников» 006 «Топливные карты у сотрудников» Внутренние перемещения бланков строгой отчетности в компании Оправдательные первичные документы путем изменения ответственного лица (или) места хранения
006 «Топливные карты у МОЛ» Списание топливных карт с учета у материально-ответственного лица В случае ее утраты или расторжения договора с топливной компанией
10.03 склад (бак машины №) 10.03 склад (лицевой счет в резервуаре) Внутреннее перемещение топлива в баки автотранспортных средств Отчет топливной компании по карте, предоставленный в конце месяца. Чеки водителей, если не потеряны. 30.09.2016г.
20,26,46 10.03 Списано израсходованное топливо по каждой машине Путевой лист, бухгалтерская справка, Требование-накладная 30.09.2016г.
91.2 10.03 Списан расход топлива выше норм. К налоговому учету не принимается Бухгалтерская справка 30.09.2016г.

Приведем несколько пояснений к проводкам.

Проводка №3. Согласно ПБУ 5/01 все затраты, связанные с приобретением МПЗ включаются в их фактическую стоимость, по которой МПЗ принимаются к учету. Однако многоразовые топливные карты невозможно соотнести с какой-либо определенной партией приобретаемого топлива. Поэтому принимаем решение списать стоимость топливных карт на расходы, связанные с обычным видом деятельности.

Для отражения этой суммы по налоговому учету в учетной политике закрепляется, к какому виду расходов будет отражаться приобретение карт. По НК РФ данный расход может быть отражен как:

  • Материальные расходы;
  • Расходы на содержание служебного транспорта;
  • Прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Существует несколько позиций о том, на каком забалансовом счете учитывать топливные карты и как организовать контроль за их сохранностью и движением. Но они не совсем корректны:

  • Некоторые компании топливные карты учитывают на счете 10, по субсчету «Прочие материалы» в качестве объекта МПЗ, так как деловые партнеры дают товарную накладную. Но в соответствии 5/01, п.2 к МПЗ относятся активы, используемые организацией как средства или предметы труда, имеющие сами по себе ценность, что к топливным картам не относится.
  • Карты являются эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов. И с этой точки зрения их можно рассматривать как денежный документ аналогично талонам на ГСМ. Поэтому некоторые учитывают на счете 50 по субсчету 50.03 «Денежные документы». Однако карта не имеет ни одного из признаков денежного документа: является документом многократного применения, ее можно пополнить, заблокировать, она не имеют номинальной стоимости. По сути она не является средством платежа.
  • Проводка Дт 71 Кт 50.1 при выдаче топливной карты водителю так же будет некорректна, так как денежные средства фактически работнику не выдаются.

Проводка №5. НДС по картам принимается к вычету, когда выполнены 3 условия:

  • Карта принята на учет;
  • Имеется правильно оформленный счет-фактура;
  • Карта предназначена для осуществления операций, облагаемых НДС.

Проводка №7. В целях налогового учета расходы на топливо признаются расходами по обычным видам деятельности. Они относятся либо к материальным расходам, либо к расходам на содержание служебного транспорта. Поэтому сделайте свой выбор в пользу нужного варианта и закрепите его в Учетной политике по налоговому учету.

Помните о том, что для уменьшения налогооблагаемой прибыли расходы согласно нормам ст. 252 НК должны быть:

  • Экономически обоснованными, то есть находиться в пределах утвержденных норм расхода топлива или обычаев делового оборота;
  • Документально подтвержденными;
  • Производиться для деятельности, направленной на получение дохода.

Проводка №9. НДС по топливу можно принять к вычету, когда:

  • Топливо принято на учет;
  • Имеется счет-фактура, заполненный в соответствии с нормами законодательства;
  • Топливо предназначено для осуществления операций, облагаемых НДС.

Проводка №11. Есть разные мнения о том, на каком забалансовом счете учитывать топливные карты. Утвержденного бухгалтерского порядка учета топливных карт не существует, поэтому на практике используются различные варианты.

Топливная карта является своего рода носителем информации, так как карта содержит техническую информацию о видах топлива и установленных суточных лимитах (в литрах или рублях). Фактически топливные карты используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю получить от имени покупателя определенное количество нефтепродуктов. А раз так, то для обеспечения их сохранности и контроля за выдачей, наиболее целесообразно организовать учет карт на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Однако, это не означает того, что топливные карты являются бланками строгой отчетности. Просто данный счет позволяет учесть всю необходимую информацию о картах. Учет карт и бланков должен вестись раздельно.

Для ясности в этом вопросе нужный вариант учета топливных карт закрепляется в Учетной политике. Учет может вестись как в условной оценке (один бланк-один рубль), если по условиям договора топливные карты передаются бесплатно, так и за плату — по стоимости приобретения.

Бухгалтерский учет расходов на топливо

Сведения с карточных терминалов АЗС отправляются в процессинговый центр топливной компании, обрабатываются, и затем на их основе составляется отчет об операциях по карте.

Поставщик топлива на последний день месяца передает компании-владельцу карты: (нажмите для раскрытия)

  • счет-фактуру,
  • товарную накладную,
  • акт сверки взаимных расчетов,
  • ежемесячный отчет по операциям.

В бумагах показывается, сколько литров ГСМ было куплено фактически, сведения подлежат сверке с отчетами сотрудника, где имеется обобщенная информация из путевых листов и чеков АЗС. Товарная накладная и отчет по операциям будет являться основанием для учета топлива по с/сч 10-3 «Топливо”. Списание израсходованных ГСМ будет проходить по путевым листам.

Бухгалтерские проводки

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ
Перечислена предоплата за ГСМ на основании выписки из банка 60.2 51
Приняты к учету ГСМ, выданные по карте на основании договора поставки ГСМ, отчета и товарной накладной 10.3 60.1
Учтен НДС на основании счета-фактуры 19 60.1
Учтен НДС на основании счета-фактуры и записи в книге закупок 68 19
Зачтена предоплата на основании бухгалтерской справки и акта сверки взаимных расчетов 60.1 60.2
Списана стоимость заправленного топлива на основании бухгалтерской справки и путевых листов 20, 26, 44 10.3

Налогообложение расходов на приобретение карты

В Учетной политике предприятия должно быть утверждено, по какому виду затрат будет отражаться покупка топливной карты (материальные затраты, затраты на содержание авто, прочие затраты на производство и продажи). Читайте также статью: → «Как вести бухгалтерский учет топливных карт”

НДС с покупки карт может быть принят к вычету:

  • после принятия карт на учет,
  • после получения счета-фактуры,
  • если карты куплены для осуществления облагаемых НДС операций.

Налогообложение расходов на топливо

Затраты на ГСМ относятся к расходам по обычным видам деятельности. Чтобы суммы, затраченные на покупку топлива, уменьшали налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, необходимо:

  • обосновать расходы (затраты должны находиться в рамках норм),
  • представить документы, подтверждающие затраты,
  • доказать, что топливо покупалось с целью извлечения дохода.

Бухгалтерские проводки по списанию топлива

Стоимость горючего, которая будет списана на затраты компании, зависит от выбранного руководством метода оценки МПЗ (ФИФО или по средней себестоимости).

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ
Списана себестоимость израсходованного топлива (согласно путевому листу) 20 (23, 26, 44…) 10-3

Бухгалтерские проводки по топливным картам для бюджетных учреждений

Допустим, бюджетное учреждение «Фирма” 01.09.2016 приобрело 2 топливные карты:

  1. Литровую для служебной машины на выдачу 1000 л бензина, в счет ее оплаты было перечислено 30 000 рублей.
  2. Денежную для грузовика, использование которого необходимо для осуществления основной деятельности компании. Карта рассчитана на заправку бензином общей стоимостью в 30 000 рублей.

19.09.2016 водители обеих машин представили отчеты на заправку 200 л бензина (по 100 л 07.09.2016 и 15.09.2016). На дату заправки бензин стоил 27 и 27 рублей 50 копеек соответственно.

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ Стоимость
Отражена стоимость купленных топливных карт ● 120105510

● 1302022830

● 1302022730

● 120101610

60 тыс. руб.
Отражена стоимость карт, выданных водителям 120822560 120105610 60 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, оплаченного денежной картой 110503340 120822660 6 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, оплаченного литровой картой 110503340 120822660 5450 руб.
Отражена стоимость ГСМ, истраченного на текущие расходы 140101222 (или 140101272) 110503440 6 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, истраченного на ведение основной деятельности предприятия 110601310 110503440 5450 руб.

Что такое топливная карта?

Топливная микропроцессорная карта (смарт-карта) автозаправочной станции или топливной компании – это современное техническое средство учета отпуска ГСМ. По сути это не платежное средство, а инструмент строгой отчетности, дающее право владельцу на получение некоторого количества топлива.

Виды карт:

  • лимитированные (на топливную карту вносится какое-то количество бензина, а на определенный период устанавливается предел его расходования);
  • нелимитированные (на топливную карту вносится некоторое количество литров топлива, которое впоследствии выдается владельцу карты в неограниченном литраже в пределах объема, имеющегося на карте).

Также карты бывают: (нажмите для раскрытия)

  • литровые (когда покупается определенное количество литров топлива, и оно выдается вне зависимости от рыночной стоимости ГСМ на день заправки);
  • денежные (пополняется баланс карты, и топливо отпускается по цене, актуальной на день покупки, в пределах суммы средств на карте).

Как оформить обслуживание по топливной карте?

Чтобы купить топливную карту нужно подать заявку и подписать договор с процессинговым центром на доставку ГСМ (центральным пунктом сбора сведений обо всех карточных терминалах заправочных станций). К соглашению будет приложен перечень всех АЗС, обслуживающих по карте. При передаче карточки оформляется товарная накладная по форме № ТОРГ-12. Читайте также статью: → «Особенности учета расходов на (горюче-смазочные материалы) ГСМ”

Топливная карта может передаваться за плату или бесплатно в случае ее последующего возвращения (определяется пунктом договора).

Согласно пункту договора, поставка топлива будет производиться посредством его выборки на АЗС поставщика. Днем поставки будет признана дата выборки ГСМ.

Получается, что деньги, отданные поставщику топлива, будут являться предоплатой на какой-либо объем топлива. Моментом перехода прав на ГСМ станет момент заправки транспорта.

Принцип работы и преимущества для клиента

Топливная карта – это пластиковое изделие с уникальным чипом, кодирующим информацию о клиенте. Карта вмещает в себе всю требующуюся информацию для заправки на АЗС основных игроков на топливном рынке, в том числе Лукойл, Газпромнефть и Роснефть, а именно — индивидуальный пользовательский ключ, который впоследствии подлежит сверке бесконтактным или контактным методом со специальным устройством на АЗС. По сути, топливная карта – это физический эквивалент его счета, а принципы ее работы во многом сходны с работой банковских карт, только в роли банкомата выступает платежный терминал или касса АЗС Лукойл, Газпромнефть и Роснефть и их партнеров.

Каждая компания ведет учет топливных карт с целью отслеживания клиентов, их запросов и потребностей. А зашифрованность баз данных и настройки приватности топливных карт исключают возможность махинаций с персональными данными. Кроме того, каждый пользователь от своего имени если он физическое лицо или от лица представляемой им организации, если представляет юридическое лицо, имеет возможность доступа к личному кабинету топливной карты в режиме онлайн, благодаря которому появляется возможность контролировать движение «топливных средств» в режиме реального времени. К тому же, соответствующая бонусная система позволяет пользователю топливной карты отслеживать количество насчитанных балов на топливные средства. Это в значительной мере позволяет оптимизировать расчетные способности между клиентом и АЗС.

Законодательные акты по теме

Законодательные акты представлены следующими документами:

п. 5, 6 ПБУ 5/01 О порядке оприходования ГСМ
ст. 223 ГК РФ О переходе прав собственности на ГСМ в день оплаты
ст. 458 ГК РФ О переходе прав собственности на ГСМ в момент фактического отпуска (в момент заправки авто)
п. 1 ст. 172 НК РФ О принятии НДС с покупки ГСМ к вычету только после получения счета-фактуры поставщика
Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд” О размещении заказа путем проведения торгов или без них при сумме заказа до 100 тысяч рублей
Методические рекомендации «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте” (утв. Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р) О нормах расхода топлива
п. 52 Инструкции по бюджетному учету (утв. Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 № 148н) Состав затрат, которые включаются в фактическую стоимость ГСМ
п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ,

п. 1 ст. 252 НК РФ

О необходимости документального подтверждения израсходованных ГСМ

Типичные ошибки

Ошибка № 1: Бухгалтер использовал счет 71 для учета выдачи топливной карты на руки водителю.

Комментарий: Когда сотруднику предприятия выдается топливная карта, фактически денежные средства ему не передаются, а значит в бухгалтерском учете отражать выдачу карты не требуется.

Ошибка № 2: Бухгалтер не отразил топливные карты на забалансовом счете на том основании, что они были выданы бесплатно.

Комментарий: Когда за изготовление топливной карты не требуется оплата, карты отображаются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности” по условной цене (1 карта = 1 рубль).

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос № 1: Как бухгалтеру следует отразить расходы по ГСМ сверх установленных норм?

Ответ: Расходы топлива сверх норм отражаются во внереализационных расходах, которые впоследствии не принимаются в целях налогообложения прибыли.

Вопрос № 2: Как учитывать транспортно-заготовительные затраты, относящиеся к приобретению и хранению топлива?

Ответ: Расходы на доставку и хранение ГСМ должны быть включены в фактическую себестоимость топлива.

Журнал учета

В большинстве случаев топливную карту закрепляют за определенным водителем. Для удобства контроля рекомендуется завести журнал получения, выдачи и возврата карт. Ни форма журнала, ни порядок выдачи самих карт законодательно не регламентированы. Можно обязать сотрудников сдавать топливные карточки ежедневно или по необходимости (при уходе в отпуск, увольнении).

Особенности ведения журнала выдачи

Самый простой способ учета заправочных карт Газпромнефть, это ведение журнала выдачи. Определенной формы его заполнения не существует, поэтому каждая компания вправе самостоятельно определять, какая именно информация будет в нем фиксироваться. Обязательными считаются только следующие пункты реестра:

  • Порядковый номер записи;
  • Дата выдачи платежной карты;
  • Наименование документа;
  • Кто выдал карту (должность, фамилия);
  • Кому выдана карта (данные водителя);
  • Когда возвращена.

В качестве дополнительной информации можно выделить графы для внесения сведений об установленном лимите на горючее, его вид и марку, а также номер автомобиля. Даже при полной автоматизации процедуры учета горючего обойтись без журнала не просто, и он считается самым надежным методом контроля.

Бухучет: получение карты бесплатно

В этом случае отражать карту в бухучете не требуется. К учету принимается лишь то безвозмездно полученное имущество, которое впоследствии можно реализовать и получить доход (п. 9 ПБУ 5/01). Продать топливную карту невозможно, поскольку она закрепляется за конкретной организацией.

Рекомендации по учету ГСМ и работе с топливными картами

Позаботьтесь о следующем:

1. О наличии Учетной политики и рабочего Плана счетов, где присутствует счет и субсчет, на котором учитывается топливо и топливные карты. Если топливные карты отражаются на забалансовом счете, то укажите на каком именно и заявите также в рабочем плане.

2. В Учетной политике для целей бухгалтерского учета нужно проверить наличие пунктов:

  • По какой стоимости поступают на учет ГСМ и по какой стоимости списываются, выберите один из вариантов, предложенных в законодательстве;
  • О способе учета транспортно-заготовительных расходов по материалам;
  • О порядке учета топливных карт, как ставить на баланс;
  • Об организации контроля за сохранностью. Целесообразнее утвердить форму специального журнала по учету топливных карт;
  • По описанию специфики работы со складами в части топлива. Как называются склады, на которые приходуется топливо (у вас же нет цистерн).
  • О том, что не применяете ПБУ 18/02, если организация относится к малым и применяется общий режим налогообложения.

3. В Учетной политике в целях налогового учета определиться с расходами по:

  • Топливным картам — материальные расходы или расходы на содержание служебного транспорта, или прочие расходы, связанные с производством и реализацией;
  • По топливу в пределах норм — материальные расходы или расходы на содержание служебного транспорта;
  • По топливу сверх норм.

4. В части документооборота. Приложить бланк того путевого лица, с которым будете работать. При этом можно разработать и утвердить свой.

5. Утвердите нормы расхода топлива отдельным приказом, чтобы избежать проблем с обоснованностью расходов на ГСМ. Ориентируйтесь на нормативы Минтранса. Эти нормативы содержатся в распоряжении Минтранса от 14.03.2008г. №АМ-23-р.

6. Контролировать перерасход топлива по каждой машине, указывая в путевом листе норматив топлива и фактический расход топлива по каждой конкретной машине. Перерасход топлива считается непроизводственным расходом и относится на счет 91.2.

7. Для контроля за платежными картами заведите специально разработанный журнал учета поступления топливных карт, перемещения, выдачи и списания. Форма такого журнала утверждается в учетной политике. Обычно он содержит следующие данные: дата получения карты сотрудником, дата возвращения, марку машины, государственный регистрационный номер машины, ФИО и подпись водителя машины.

8. Запрос у топливных компаний ежемесячный реестр (отчет) операций по картам.

9. Для удобства учета списания расхода по путевым листам разработайте ведомость-таблицу в Excel, внутреннюю аналитическую таблицу.

УСН

Если поставщик предоставляет карту безвозмездно, отражать эту операцию в книге учета доходов и расходов не нужно. В этом случае у организации не возникает экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ).

Ситуация: можно ли при расчете единого налога при упрощенке включить в расходы стоимость топливной карты, предоставленной за плату? Организация применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами.

Да, можно.

Перечень расходов на содержание служебного транспорта, приведенный в подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, открыт. Однако:

  • такие расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены;
  • служебный автомобиль должен использоваться организацией в деятельности, направленной на получение доходов.

При соблюдении этих условий организация вправе включить стоимость топливной карты в расходы при расчете единого налога. Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 22 июня 2004 г. № 03-02-05/2/40.

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы по приобретению топливной карты не влияют.

Суть операций сводится к следующему: организация приобретает топливную карту, по ней расплачивается за топливо на АЗС в течение месяца единовременными платежами. Информация о количестве приобретенного топлива отражается на карте. Расходы на топливо включаются в состав расходов организации.

Для удобства используем числовой пример.

Пример. Организация перечислила поставщику предоплату за 1000 л бензина по цене 11,8 руб. за 1 л (в том числе НДС 1,8 руб.), отпускаемого по топливной карте. Отдельно была оплачена поставщику стоимость топливной карты в сумме 118 руб., в том числе НДС 18 руб. По данной карте было выбрано 990 л бензина, из которых на конец месяца 20 л осталось неизрасходованными в бензобаке автомобиля.

В данной ситуации можно рекомендовать 3 варианта учета (третий вариант наименее трудоемкий):

📌 Реклама

Вариант 1

Перечислены поставщику денежные средства в порядке предоплаты приобретаемого бензина

Д 60-2 Субсч. «Авансы выданные» К 51 Сумма, руб. 11 800 (1000 х 11,8)

Перечислены поставщику денежные средства в оплату приобретаемой топливной карты

Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 51 Сумма, руб. 118

Принята к учету полученная от поставщика топливная карта.

Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100 (118 — 18)

Отражена сумма НДС, предъявленная организации поставщиком

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 18

Принята к вычету сумма НДС, оплаченная организацией при приобретении карты

Д 68 К 19 Сумма, руб. 18

Примечание : для принятия НДС к вычету в соответствии со статьей 172 НК РФ должны выполнятся следующие условия

📌 Реклама

  • Товары (работы, услуги) приобретались для производства товаров (работ, услуг) реализация которых признается объектом налогообложения НДС
  • Наличие счета-фактуры
  • Оприходование приобретенных товаров (работ, услуг)
  • Фактическая оплата приобретенных товаров (работ, услуг)

Отражена выдача топливной карты под отчет водителю

Д 71 К 50-3 Сумма, руб. 100

Оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля по топливной карте на основании отчета и иных документов, выданных электронным терминалом

Д 10-3 К 71 Сумма, руб. 9900 (990 х (11,8 — 1,8))

Отражена сумма НДС по оприходованному бензину

Д 19 К 71 Сумма, руб. 1782 (990 х 1,8)

Зачтен ранее выданный аванс (предоплата)

Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 60-2 Субсч. «Авансы выданные» 11 682

📌 Реклама

Возвращена водителем топливная карта в кассу организации

Д 50-3 К 71 Сумма, руб. 100

Списана стоимость израсходованного организацией бензина на основании путевого листа автомобиля.

Д 20 (23, 26, 29, 44) К 10-3 Сумма, руб. 9 700 ((990 — 20) х (11,8-1,8))

Фактически израсходованное количество бензина определяется исходя из пробега автомобиля и нормы расхода бензина на 100 км. Норма расхода бензина утверждается приказом руководителя исходя из контрольного замера расхода топлива.

В соответствии с Руководящим документом Р3112194-0366-03 «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. Минтрансом РФ 29 апреля 2003 г.) нормы расходов топлива устанавливаются на основе фактического пробега (на основании путевого лица) помноженного на норму расхода топлива для соответствующей марки машины (л/100 км), скорректированную на коэффициенты учитывающие факторы, изложенные в Р3112194-0366-03. Во соответствии с письмом УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459 оправдательным документом для списания расходов на ГСМ служит путевой лист.

📌 Реклама

Примечание : в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК организация вправе отнести на расходы для целей налогообложения расходы на бензин, это можно сделать, даже если транспортное средство взято организацией в аренду ( Письмо Управления МНС по г. Москве от 23 января 2003 г. N 26-12/4740 ).

По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком производятся следующие записи:

Отражен отпуск бензина поставщиком держателю топливной карты по накладной поставщика.

Д 71 К 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» Сумма, руб. 11 682 (990 х 11,8)

Принят к вычету НДС по оплаченному и оприходованному бензину на основании полученного счета-фактуры.

Д 68 К 19 Сумма, руб. 1 782

Вариант 2

Перечислены поставщику денежные средства в порядке предоплаты приобретаемого бензина

📌 Реклама

Д 60-2 Субсч. «Авансы выданные» К 51 Сумма, руб. 11 800 (1000 х 11,8)

Перечислены поставщику денежные средства в оплату приобретаемой топливной карты

Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 51 Сумма, руб. 118

Принята к учету полученная от поставщика топливная карта.

Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100 (118 — 18)

Отражена сумма НДС, предъявленная организации поставщиком

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 18

Принята к вычету сумма НДС, оплаченная организацией при приобретении карты

Д 68 К 19 Сумма, руб. 18

Примечание : для принятия НДС к вычету в соответствии со статьей 172 НК РФ должны выполнятся следующие условия

  • Товары (работы, услуги) приобретались для производства товаров (работ, услуг) реализация которых признается объектом налогообложения НДС
  • Наличие счета-фактуры
  • Оприходование приобретенных товаров (работ, услуг)
  • Фактическая оплата приобретенных товаров (работ, услуг)

Отражена выдача топливной карты под отчет водителю 📌 Реклама

Д 71 К 50-3 Сумма, руб. 100

Оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля по топливной карте на основании отчета и иных документов, выданных электронным терминалом

Д 10-3 К 60-1 «Расчеты с поставщиками» Сумма, руб. 9900 (990 х (11,8 — 1,8))

Отражена сумма НДС по оприходованному бензину

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 1782 (990 х 1,8)

Зачтен ранее выданный аванс (предоплата)

Д 60-1 «Расчеты с поставщиками» К 60-2 . «Авансы выданные» Сумма, руб. 11682

Возвращена водителем топливная карта в кассу организации

Д 50-3 К 71 Сумма, руб. 100

Списана стоимость израсходованного организацией бензина на основании путевого листа автомобиля.

Д 20 (23, 26, 29, 44) К 10-3 Сумма, руб. 9 700 ((990 — 20) х (11,8-1,8))

📌 Реклама

Фактически израсходованное количество бензина определяется исходя из пробега автомобиля и нормы расхода бензина на 100 км. Норма расхода бензина утверждается приказом руководителя исходя из контрольного замера расхода топлива.

В соответствии с Руководящим документом Р3112194-0366-03 «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. Минтрансом РФ 29 апреля 2003 г.) нормы расходов топлива устанавливаются на основе фактического пробега (на основании путевого лица) помноженного на норму расхода топлива для соответвующей марки машины (л/100 км), скорректированную на коэффициенты учитывающие факторы, изложенные в Р3112194-0366-03. Во соответствии с письмом УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459 оправдательным документом для списания расходов на ГСМ служит путевой лист.

📌 Реклама

Примечание : в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК организация вправе отнести на расходы для целей налогообложения расходы на бензин, это можно сделать, даже если транспортное средство взято организацией в аренду ( Письмо Управления МНС по г. Москве от 23 января 2003 г. N 26-12/4740 ).

По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком, производятся следующие записи:

Принят к вычету НДС по оплаченному и оприходованному бензину на основании полученного счета-фактуры.

Д 68 К 19 Сумма, руб. 1 782

Вариант 3 (наименее трудоемкий).

Перечислены поставщику денежные средства в порядке предоплаты приобретаемого бензина

Д 60-2 Субсч. «Авансы выданные» К 51 Сумма, руб. 11 800 (1000 х 11,8)

Перечислены поставщику денежные средства в оплату приобретаемой топливной карты

📌 Реклама

Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 51 Сумма, руб. 118

Принята к учету полученная от поставщика топливная карта (118 — 18).

Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100

Отражена сумма НДС, предъявленная организации поставщиком

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 18

Принята к вычету сумма НДС, оплаченная организацией при приобретении карты

Д 68 К 19 Сумма, руб. 18

Примечание : для принятия НДС к вычету в соответствии со статьей 172 НК РФ должны выполнятся следующие условия

  • Товары (работы, услуги) приобретались для производства товаров (работ, услуг) реализация которых признается объектом налогообложения НДС
  • Наличие счета-фактуры
  • Оприходование приобретенных товаров (работ, услуг)
  • Фактическая оплата приобретенных товаров (работ, услуг)

Отражена выдача топливной карты под отчет водителю 📌 Реклама

Д 71 К 50-3 Сумма, руб. 100

По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком

Оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля по топливной карте на основании накладной поставщика

Д 10-3 К 60-1 «Расчеты с поставщиками» Сумма, руб. 9900 (990 х (11,8 — 1,8))

Отражена сумма НДС по оприходованному бензину

Д 19 К 60-1 Сумма, руб. 1782 (990 х 1,8)

Зачтен ранее выданный аванс (предоплата)

Д 60-1 «Расчеты с поставщиками» К 60-2 . «Авансы выданные» Сумма, руб. 11682

Принят к вычету НДС по оплаченному и оприходованному бензину на основании полученного счета-фактуры.

Д 68 К 19 Сумма, руб. 1 782

Списана стоимость израсходованного организацией бензина на основании путевого листа автомобиля.

📌 Реклама

Д 20 (23, 26, 29, 44) К 10-3 Сумма, руб. 9 700 ((990 — 20) х (11,8-1,8))

Фактически израсходованное количество бензина определяется исходя из пробега автомобиля и нормы расхода бензина на 100 км. Норма расхода бензина утверждается приказом руководителя исходя из контрольного замера расхода топлива.

В соответствии с Руководящим документом Р3112194-0366-03 «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. Минтрансом РФ 29 апреля 2003 г.) нормы расходов топлива устанавливаются на основе фактического пробега (на основании путевого лица) помноженного на норму расхода топлива для соответвующей марки машины (л/100 км), скорректированную на коэффициенты учитывающие факторы, изложенные в Р3112194-0366-03. Во соответствии с письмом УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459 оправдательным документом для списания расходов на ГСМ служит путевой лист.

📌 Реклама

Примечание : в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК организация вправе отнести на расходы для целей налогообложения расходы на бензин, это можно сделать, даже если транспортное средство взято организацией в аренду ( Письмо Управления МНС по г. Москве от 23 января 2003 г. N 26-12/4740 ).

Генеральный директор аудиторской компании «АС-АУДИТ»
Сергей Долгалев
www.as — audit.ru
info@as-audit.ru