Транспортные накладные

Если компания или физическое лицо выбирает способ доставки груза посредством сторонней компании-перевозчика, то оформляют транспортную накладную. Этот документ подтверждает, что был заключен договор транспортировки. К заполнению транспортной накладной предъявляются жесткие требования, поскольку документ в числе прочих необходим для получения вычета по НДС для некоторых предпринимателей и компаний. Расскажем, как правильно его заполнить.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк транспортной накладной .docСкачать образец транспортной накладной .doc

Для чего нужен и когда составляется?

Оформление транспортной накладной необходимо в двух случаях:

  1. когда груз перевозится посредством автотранспортной компании;
  2. при осуществлении процесса перевозки товарно-материальных ценностей самим грузоотправителем.

Важно: в случае, когда покупатель собирается забрать груз самовывозом, транспортную накладную оформлять не требуется.

Какую форму используют?

Предусмотрена унифицированная форма бланка транспортной накладной, представленная в Приложении №4 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ № 272 от 15 апреля 2011 г.

Накладная подлежит заполнению по унифицированной форме в случаях, когда грузоотправитель отправляет товары принимающей стороне посредством автомобильного транспорта по договору перевозки. В процессе принятия заявки перевозчик согласовывает с грузоотправителем условия перевозки груза и заполняет важные пункты:

  • «Условия перевозки».
  • «Информация о принятии заказа (заявки) к исполнению».
  • «Перевозчик».
  • «Транспортное средство».
  • «Прочие условия».
  • «Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы».
  • «Дата составления, подписи сторон».

Именно правильным заполнением данных из этих пунктов перевозчик обеспечивает себе выгодные условия и минимизирует риски возникновения негативных претензий в будущем.

Законодательное регулирование

Правила перевозок груза автомобилем описаны в правительственном постановлении №272 от 15 апреля 2011 года (далее — Правила). Форма транспортной накладной является Приложением №4 к этим Правилам.

Бумага удостоверяет расходы на перевозку в соответствии с письмом ФНС от 21 марта 2012 года №ЕД-4-3/4681@. При выездной проверке при наличии у компании таких расходов налоговая проверяет эти документы.

Об обязательном использовании транспортной накладной говорит и Минфин в своем письме от 20 июля 2015 года №03-03-06/1/41407.

Общие сведения

Документ оформляет обычно грузоотправитель, если другое условие не прописано в договоре (п. 6 Правил). Нужно внимательно заполнять форму, указывать в ней правильные данные: точные адреса, регистрационные номера, наименования компаний, груза и т.д. Подписывать транспортную накладную должно только уполномоченное на это лицо. У него должна быть доверенность на право подписи таких бумаг. Если документ будет заполнен с недочетами, то налоговая может отказать в признании расходов на транспортировку и в вычете по НДС.

При внесении исправлений в бумагу они должны быть подтверждены подписями грузоотправителя, транспортировщика или доверенными лицами (п. 9 Правил).

На каждый автомобиль нужно оформлять свою накладную (п. 10 Правил).

К сведению! В настоящее время применяется также и товарно-транспортная накладная. В чем ее отличия от товарной накладной, можно прочитать в нашей статье.

Разбираемся, как заполнить транспортную накладную

Документ можно заполнить от руки либо на компьютере, в том числе с применением специальных программ. Сначала указывают номер экземпляра накладной, дату составления и номер документа.

Далее рассмотрим, как вносить информацию в бланк накладной по пунктам:

  1. Информация о грузоотправителе. Здесь указывают полное название хозяйствующего субъекта или ФИО заказчика, адрес места нахождения (места жительства — для физлиц), ФИО работника, ответственного за организацию транспортировки, его телефон.
  2. Информация о грузополучателе. Сведения, аналогичные вышеуказанным.
  3. Наименование груза и сведения о нем. Указывают число мест, маркировку, вид тары, разновидность упаковки, массу нетто, брутто, объем и т.д. Если груз опасный, то такую информацию тоже надо отметить.
  4. Сведения о сопроводительных документах на груз. Нужно указать номера и даты составления каждого прилагаемого к грузу документа: товарные накладные, счета-фактуры, инструкции, разрешения, регистрационные бумаги.
  5. Указания грузоотправителя. Какие параметры транспортного средства нужны для отправки груза, санитарные особенности перевозки, температурные и другие параметры.
  6. Информация о месте приема груза. Указывают место приема груза, какого числа и во сколько должен быть сдан груз, фактические данные о времени прибытия и убытия автомобиля, масса груза и количество грузовых мест. Здесь же расписываются грузоотправитель (или его доверенное лицо) и водитель, принявший груз.
  7. Информация о месте выгрузки. Указывают данные, аналогичные тем, что находятся в пункте выше. Расписываться должны грузополучатель и водитель, сдавший груз.
  8. Условия транспортировки груза. Сколько можно хранить груз в терминале перевозчика, периоды погрузки-выгрузки, действия при порче, повреждении, утрате, штрафы за те или иные нарушения.
  9. Сведения о принятии заказа к исполнению. Здесь ставят дату, когда заказ был принят. Расписывается лицо, принявшее заказ.
  10. Данные о перевозчике груза. Для физлица указывают ФИО, адрес, номер телефона. Для юридического — название компании, адрес места нахождения, номер телефона. Также указывают ФИО водителя и его номер телефона.
  11. Информация об автомобиле. Это марка, вместимость, грузоподъемность, регистрационные номера и т.д.
  12. Замечания перевозчика. Пишут, если есть какие-либо замечания представителя компании-перевозчика. Это могут быть отметки о состоянии груза, возможных изменениях условий перевозки.
  13. Прочие условия. Тут отмечают сроки действия спецразрешения, маршрут движения, режим труда и отдыха шофера, данные о коммерческих актах и т.д.
  14. Переадресовка груза. Его заполняют, если имело место изменение пункта доставки груза.
  15. Стоимость работы транспортировщика и правила расчета оплаты за перевозку груза. Указывают сумму за доставку, за проезд по платным дорогам, через таможню и т.д. Также отмечают название и банковские реквизиты организации-грузоотправителя.
  16. Дата формирования документа и подписи сторон. Расписываются грузоотправитель и перевозчик.
  17. Отметки грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя. Заполняют в случае штрафов. Нужно указать, что привело к штрафам, на какую сумму. Ставят дату и подпись.

Важно! Перед тем как подписать документ, необходимо тщательно проверить, все ли верно заполнено.

Транспортную накладную формируют в 3 экземплярах, все они равнозначны. По одному экземпляру остается у грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика груза (п. 9 Правил). Если грузополучателей несколько, то по одному экземпляру остается каждому из них.

Происходит ли регистрация в журналах учета?

Корректно составленные и оформленные документы первичного учета служат как доказательная база в разрешении различных споров, которые могут возникнуть между сторонами сделки. Правильно составленные информационные журналы помогают руководству компании в своевременных и оперативных управленческих действиях.

Нормативная база не содержит прямого требования к фиксации накладной, и реестры учета документов (журналы) оформляются на каждом предприятии с учетом специфики его хозяйственной деятельности.

Утвержденные сроки хранения

Срок хранения транспортной накладной составляет 5 лет (п.1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 362 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Чем отличается от других накладных?

От ТТН

Подтверждением того, что договор перевозки заключен, является транспортная накладная. С помощью нее также можно подтвердить размер расходов покупателя на доставку товаров.

Фактически аналогичные функции выполняет и товаро-транспортная накладная, состоящая из двух разделов – транспортного и товарного. В содержании транспортной накладной присутствует только один раздел, это и является основным отличием этих документов.

Кроме того, транспортная накладная содержит больше информации, касающейся деталей перевозки: требуемые параметры автомобиля, состояние пломб, тары и фактическое состояние груза. В ТТН эти сведения отсутствуют, однако она содержит информацию о стоимости перевозимого груза и общая сумма, причитающаяся продавцу, что позволяет взять на баланс товарно-материальные ценности.

Если перевозку товара осуществляет сторонняя организация, без транспортной накладной не обойтись, поскольку при отсутствии этого документа перевозчик не примет груз к перевозке.

ТТН понадобится оформлять, если покупатель забирает товар самовывозом, либо продавец не выделяет отдельно в договоре стоимость доставки груза.

Таким образом, с точки зрения организации и контроля процесса перевозки, в транспортной накладной содержится больше сведений, позволяющих надлежащим образом осуществить передачу груза. Одновременно составлять оба этих документа на одну и ту же партию груза не требуется.

От товарной

Товарную накладную (по форме ТОРГ-12) и транспортную нельзя отождествлять друг с другом, это не взаимозаменяемые документы (и аббревиатуру ТН отождествляют именно с товарной накладной).

В процессе перевозки товара обе эти накладные являются сопроводительными документами, однако товарная накладная оформляется при любой купле-продаже товара, а транспортная – только в сделках, когда требуется транспортировка груза перевозчиком.

Транспортная накладная не содержит информацию о факте продажи материальных ценностей, в то время как товарная накладная является доказательством перехода права на товар новому владельцу.

В форме ТОРГ-12 указываются условия сделки, цена товара и величина НДС, а также общая стоимость товара, в транспортной накладной эти сведения не указываются.

Отличия есть также и в количестве экземпляров – требуется 2 для ТОРГ-12 и 3-4 для транспортной накладной.

Согласно действующему законодательству, все сделки по совершению операций, связанных с переходом права на товар от одного собственника к другому, должны оформляться соответствующими документами. При перевозке груза транспортной компанией обязательной сопроводительной бумагой является ТН.

Правильное оформление документации на товар позволит избежать негативных проявлений налоговой и административной ответственности для предприятия.

Какими еще накладными можно пользоваться? Требование-накладная, на перемещение ТМЦ внутри предприятия, на отпуск материалов на сторону, расходная и приходная, расходно-приходная, возвратная и на отпуск товара.

Образец

Возникает такой момент, когда организация желает сделать собственный бланк товарной накладной. Для этого потребуется шаблон, утвержденный Постановлением Правительства в апреле 2011 года. Для создания собственного варианта ТН потребуется соблюсти некоторые нюансы:

  • документ должен соответствовать основным положениям Правил перевозки;
  • указать маршрут автомобиля с грузом;
  • вписать объявленную стоимость посреднических услуг и порядок расчетов.

Типовой бланк находится в свободном бесплатном доступе. Остается только внести информацию и напечатать необходимое количество накладных.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) — образец заполнения скачать.

Скачать бесплатно бланк товарно-транспортной накладной по типовой межотраслевой форме 1-Т в Excel

Скачать бесплатно бланк товарно-транспортной накладной по типовой межотраслевой форме 1-Т в Word

Требования к заполнению

Транспортная накладная — документ, утвержденный Постановлением Правительства РФ №272 от 15 апреля 2011, последняя редакция которого принята в декабре 2017 года постановлением №1529. Учитывая это, в ТН обязаны быть указаны сведения об отправителе и получателе товара:

  1. Юридический адрес компании.
  2. Полное наименование организации.
  3. Фактическое место расположения.
  4. Номера телефонов, в том числе и мобильных.
  5. Платежные реквизиты для проведения оплаты.

Касаемо товара и транспорта, планируемого для перевозки, должно быть указано:

  1. Наименование груза.
  2. Количество занимаемых мест (ГМ).
  3. Масса перевозимого товара с упаковкой (тарой) и без.
  4. Общая ценность товара.
  5. Габариты транспорта.
  6. Температура для транспортировки.
  7. Грузовместимость кузова.
  8. Наличие пломб и замков на авто.

Для подтверждения факта выполнения услуг перевозки в транспортной накладной должны быть заполнены:

  1. Информация о сдаче груза получателю (от поставщика).
  2. Данные о получении товара (от покупателя).
  3. Сведения о ТС и посреднике, при наличии последнего.
  4. Стоимость оказания услуг доставки.
  5. Порядок расчетов между контрагентами.
  6. Фактическое состояние товара и упаковки на момент передачи от перевозчика к получателю.

Также существуют требования к тому, сколько экземпляров ТН следует оформить в том или ином случае.

Требуемое число накладных напрямую зависит от числа ТС, планируемых для транспортировки товара, а также количества получателей:

  • Один комплект — если груз идет транзитом от одного поставщика к одному получателю.
  • Два и более экземпляра для каждого перевозчика, если груз транспортируют несколько перевозчиков.
  • Три экземпляра — если груз перевозится наемным транспортом.
  • Три экземпляра на каждую партию товара — при перевозке одним автомобилем сборных грузов нескольким получателям.