Суточные норма 2017

Определение суточных касается не только работодателей, но и сотрудников предприятий, которые часто отправляются в командировки по России либо за рубеж. Далее мы рассмотрим понятие суточных и сверхнормативных суточных более глубоко и осветим вопрос обложения сверхнормативных суточных страховыми взносами. В данной статье мы рассмотрим облагаются ли сверхнормативные суточные страховыми взносами, какой их размер и разберем практический пример расчета.

Содержание

Понятие «суточные”

В ситуациях, когда сотрудник компании отправляется в командировку по России либо за границу, работодатель обязуется выплачивать ему определенное денежное вознаграждение, которое расчитывается за сутки – это и есть так называемые суточные. При этом отмечается всего 3 основных ситуации, при которых работодатель обязан платить суточные. Во-первых, это непосредственно командировки. Во-вторых, – служебные поездки сотрудников в тех ситуациях, когда работа имеет разъездной характер либо происходит непосредственно в пути. И в-третьих, – при работах экспедиционного типа либо в полевых условиях.

Для более точного изучения вопроса рассмотрим, как законодательство трактует командировку. Командировкой называют служебную поездку, сроки и условия которой определяет работодатель. При этом место, где будет осуществляться работа, должно быть удалено от установленного.

Суточные не являются частью оплаты жилья при удаленной работе и учитываются в качестве дополнительных расходов сотрудника на ежедневные нужды. Как правило, чем дальше находится место удаленной работы, тем большую сумму выплачивает работодатель.

Отличия в типах служебных выездов

Направление сотрудника организации-подрядчика на работу в другую местность на срок от года и более рассматривается налоговой службой в качестве создания обособленного подразделения без регистрации. Подобный вывод фискального органа грозит штрафом.

Избежать внимания налоговой при выполнении длительных работ за пределами организации поможет обязательство заказчика создать для командированных сотрудников подрядчика необходимые условия труда.

Экспедиторы, торговые представители, курьеры, шофёры находятся в постоянных поездках. Законодательство называет такой режим работы разъездным (ст.168.1 ТК). Подписывая трудовой договор, сотрудник соглашается трудиться за пределами кабинета, склада, конторы, цеха, организации.

Не считается командировкой работа, требующая постоянных разъездов.

Командировочные расходы относятся на затраты. Планирование сроков, длительности, частоты, условий служебных поездок влияет на финансовые результаты и требует внимательного и рационального подхода.

Когда суточные являются сверхнормативными?

Понятие сверхнормативных суточных воникает в том случае, когда работодатель выплачивает в пользу сотрудника сумму суточных, превышающую установленную законодательством норму. Отдельно следует обратить внимание на те расходы, которые не считаются суточными, но также должны оплачиваться работодателем:

  1. Расходы на проезд с использованием любого транспорта (автомобиль, автобус, поезд, самолет и т.д.).
  2. Затраты на проживание в течение всего периода командировки (гостиницы, гостевые дома, хостелы, съемное жилье и т.д.).
  3. Иные виды расходов, связанные с нуждами и возникшие вследствие проживания сотрудника вне дома.

Любые прочие расходы называются суточными, которые и должен выплачивать работодатель. При необходимости эти суточные могут быть увеличены самим работодателем, а в ситуациях, если выплачиваемая сумма превысит допустимую норму, они и будут являться сверхнормативными. Сверхнормативные суточные выплаты, как правило, должны облагаться налоговыми взносами, установленными законодательной базой. Если не будет произведено обложений, то дело может принять серьезный оборот вплоть до судебного разбирательства.

Законодательная база

В рамках данного вопроса имеет смысл упомянуть сразу два кодекса – Трудовой и Налоговый. Оба они имеют в себе общую или подробную информацию о сверхнормативных суточных и том, как данная выплата облагается страховыми взносами. Наглядно рассмотреть этот вопрос поможет следующая таблица:

Кодекс Информация о сверхнормативных суточных
Трудовой кодекс 1. Согласно ст. 168, работодатель обязан возместить расходы сотрудника, связанные с проживанием вне места постоянного жительства.

2. Работодатель может самостоятельно определять размер суточных, фиксируя его в местном нормативном акте либо в коллективном договоре.

3. Командировкой является работа, осуществляемая сотрудником на протяжении установленного периода вне места работы и предусматривающая проживание в удаленном от постоянного жилья месте. Если работа официально предусматривает выездную деятельность, то такая поездка не считается командировкой. При этом, находясь в командировке, сотрудник не может потерять установленную зарплату либо лишиться рабочего места: условия его работы должны сохраниться на протяжении всего периода командировки.

Налоговый кодекс 1. Суточные, которые превышают установленную Правительством норму, не делают базу налога на прибыль меньше (ст. 264).

2. Статья №217 ограничивает размер выплачиваемых в пользу сотрудника суточных, которые не облагаются налогом.

3. От обложения налогом полностью освобождаются установленные местным, краевым, районным, федеральным законодательствами компенсационные выплаты, сумма которых не превышает установленных законом норм (ст. 217).

4. В статье №226 указан порядок удержания НДФЛ с суточных, которого рекомендуется придерживаться бухгалтеру.

Кроме этого, важно обратиться к двум постановлениям Правительства РФ, которые затрагивают вопрос суточных. Первое из них, №93, содержит информацию о норме выплачиваемых суточных и некоторых их особенностях. Второе, №729 включает размеры возмещения командировочных затрат в рамках бюджетных организаций.

Как рассчитываются суточные. Норма суточных выплат по закону

Согласно закону, суточные устанавливаются непосредственно работодателем – при этом рекомендуется учитывать индивидуальные требования работников по установлению больших сумм, если на таковые имеются существенные основания. Обратимся к следующей таблице и рассмотрим норму суточных, установленную законодательством:

Сумма суточных выплат (норма) Место командировки
700 рублей Территория РФ
2500 рублей Заграничная территория

Соответственно, если, например, ежесуточная выплата на территории РФ составит 1000 рублей, то она будет облагаться налогом. Это происходит по той причине, что большая сумма уже считается частью дохода сотрудника (либо частью его заработной платы), поэтому и облагается установленным налогом в 13%.

Как правило, сумма налогового сбора должна удерживаться непосредственно предприятием: то есть, сотрудник получает сумму с удержанным сбором, а предприятие как налоговый агент перечисляет изъятую сумму в соответствующий фонд или бюджет. Читайте также статью: → командировка за границу: суточные, документы и расходы.

Обложение сверхнормативных суточных страховыми взносами

Закон об обложении сверхнормативных суточных выплат страховыми взносами вступает в силу с 2017 года. С того момента с любых сверхнормативных суточных работодатель должен перечислять определенный процент в следующие организации:

  • Пенсионный фонд России;
  • ФСС (на случай временной нетрудоспособности сотрудника либо беременности);
  • ФОМС.

Обратите внимание, что данный список не включает в себя так называемые взносы «на травматизм”. На эти взносы налоговое законодательство распространяться не будет, поэтому эти взносы потребуется начислять лишь на ту часть суточных выплат, которая превысит установленный лимит. Такое правило действует и сегодня, т.е. изменения его не коснутся.

Подобное нововведение основывается на том факте, что с 2017 года заниматься администрированием порядка расчета и выплат страховых взносов в перечисленные выше организации будет непосредственно Федеральная Налоговая служба. Кроме того, на основании данного нововведения в Налоговом кодексе появилась новая глава, это глава №34 «Страховые взносы”. В главе можно ознакомиться как с общей информацией о введении страховых взносов, так и с уточняющей (например, лимит на суточные и т.д.).

При каких условиях сверхнормативные суточные облагаются страховыми взносами?

Рассмотрим ряд особенностей, при которых сверхнормативные суточные облагаются страховыми взносами. Первая особенность носит законодательную подоплеку и зафиксирована в Федеральном законе №212. Согласно ей, страховой взнос должен начисляться на любые выплаты, производимые в пользу физических лиц, включая вознаграждения. Другая особенность также является законной и гласит, что если сотруднику выплачены суточные, превышающие установленные нормы, то с них должны быть перечислены страховые взносы.

В этом вопросе возникает одно спорное условие, действующее на сегодняшний день: если продолжительность командировки 1 день, то суточные не облагаются страховыми взносами. В отношении этого правила ведется дискуссия между ФСС и ВАС РФ. Первая организация не согласна с этим правилом и считает, что суммы, выдаваемые на одни сутки, должны облагаться налогом. Это мнение четко прослеживается в письмах ФСС от 02.07.2013. ВАС РФ причисляет подобного рода выплаты к компенсационным и находит правомерным, что такие суточные не облагаются страховым взносом.

Вопрос об обложении страховыми взносами однодневных командировок по сей день остается на повестке дня. Поэтому если компания не будет облагать подобного рода выплату взносом, ей грозит неодобрение со стороны инспектора ФСС, которое впоследствии может перетечь в судебное разбирательство.

Бухгалтерский учет сверхнормативных суточных. Пример

Сверхнормативные суточные в обязательном порядке должны быть отражены в бухгалтерских отчетах. В них должны отмечаться не только непосредственные выплаты, но также страховые взносы (при наличии) и налог НДФЛ. Для того, чтобы подробно рассмотреть данный вопрос, рассмотрим следующий пример.

Сотрудник фирмы отправляется в командировку на 7 дней по территории России. Его суточные составляют 1257 рублей, что превышает норму. Соответственно, за 7 дней он получит 8799 рублей. Как это будет выглядеть в расчетной таблице бухгалтера:

Номер Дебет Кредит Сумма выплат Наименование операции Дата исполнения
1 208.12 201.34 8799 Выдача из кассы денежной выплаты на суточные издержки Дата выплаты суточных
2 401.20 208.12 8799 Суточная выплата отображена в расходах к дате утверждения авансового отчета Дата утверждения авансового отчета
3 302.11 303.01 507 Удержание НДФЛ от заработной платы работника (8799 – 700*7) * 0,13 = 507 Дата ближайшей выдачи заработной платы

Данные правила указания совершенных расходов и выплат указаны в Инструкции по применению планов счета бюджетного учета, которая была утверждена Минфином России в 2010 году. Согласно этой инструкции должен быть отображен дебет соответствующего счета аналитического учета, а кредит счета увеличения кредиторской задолженности по налогам, установленным на доходы физического лица.

Налогообложение суточных

Для целей налогового учета установлены следующие размеры суточных:

  • 700 рублей за сутки — для командировок внутри России;
  • 2500 рублей за сутки — для поездок в другие государства.

Суточные в командировке в пределах этих норм не подлежат обложению НДФЛ, и не отражаются в каких-либо отчетах. Если же размер выплат был больше, то на сумму превышения необходимо начислить налог. Это производится в заключительный день месяца, в котором был утвержден сданный авансовый отчет, а рассчитанная сумма удерживается из зарплаты работника.

Также, эти суммы необходимо будет отразить в отчетах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

С 2017 года, с передачей прав по управлению взносами в ФНС, сверхлимитные суммы суточных необходимо также облагать взносами во все фонды, кроме отчислений на травматизм. Производить расчет взносов нужно по итогам того месяца, когда был утвержден авансовый отчет, путем включения сумм превышения в общую базу.

Внимание! Применять нормы суточных при расчете налога на прибыль в 2017 году не нужно. Компания их принимает к учету в размерах, закрепленных локальными актами компании, и относит в число прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Они включаются в базу по определению налога на прибыль в день принятия авансового отчета.

Рекомендации и ответы на актуальные вопросы

Рассмотрим ряд часто вопросов, которые часто возникают как у сотрудников фирм, так и у финансистов. Эти вопросы касаются выплат суточных и сверхнормативных суточных, а также их особенностей:

  1. При обложении суточных налогом НДФЛ рекомендуется действовать согласно следующему алгоритму. Сначала от работника получают авансовый отчет, потом подсчитывают сумму, облагаемую налогом, затем начисляют НДФЛ и, наконец, удерживают НДФЛ от зарплаты.
  2. Чтобы внутри фирмы, а также при её взаимодействии с такими организациями, как ПФ или ФСС не возникало проблем рекомендуется закрепить в локальных документах правила начисления суточных и страховых взносов. Лучше всего фиксировать правила в коллективном трудовом договоре.
  3. На установленные нормы суточных не начисляются не только страховые взносы, но и НДФЛ. Данную особенность необходимо при работе учитывать бухгалтерам.

Для правомерной работы с суточными выплатами в пользу сотрудников необходимо тщательно следить за обновлением действующей законодательной базы, а также контролировать локальные документы фирмы и их содержание. При этом рекомендуется иногда консультироваться по поводу документации у профессиональных налоговых сотрудников, которые помогут урегулировать имеющиеся недочеты и избежать проблем с различными инспекциями.

Сейчас организации нередко направляют своих сотрудников в долгосрочные загранкомандировки. Рассмотрим налоговый учет НДФЛ, страховых взносов, налога на прибыль таких поездок.

Правила направления сотрудников компаний в служебные командировки на территорию как РФ, так и иностранных государств закреплены в «Положении об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749. Согласно п. 4 Положения, срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка – поездка для выполнения распоряжения руководства организации, следовательно, по мере наступления определенного в целях события, она должна закончиться. На основании принятой несколькими ведомствами СССР «07» апреля 1988 года Инструкцией № 62, был предусмотрен максимальный период командировки в пределах союзных республик – 40 дней.

📌 Реклама

При этом время, затраченное на поездку, в этот срок не учитывалось. Сотрудники, занимающиеся наладочными, строительными и монтажными работами могли быть направлены в служебные командировки на срок не более одного года (п. 4 Инструкции № 62).

На основе предписаний контролирующих ведомств рекомендовалось придерживаться этих сроков и в случаях, когда работники направлялись с загранкомандировки. Многие работодатели продолжают учитывать эти нормы, что в принципе, не противоречит действующему законодательству.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ, служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы. Согласно ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан возмещать работнику:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В соответствии с п.3 ст. 217 НК РФ, не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), в т.ч. связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов). Так же п.3 ст. 217 НК РФ определено, что при оплате налогоплательщику расходов на командировки не включаются в налогооблагаемую базу по НДФЛ: 📌 Реклама

  • суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных действующим законодательством;
  • фактически понесенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд в аэропорт или на вокзал;
  • комиссионные сборы;
  • сборы за услуги аэропорта;
  • на провоз багажа;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • оплате услуг связи;
  • получению и регистрации служебного заграничного паспорта;
  • получению виз;
  • расходы связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Согласно п.1 ст. 207 НК РФ, налогоплательщиками НДФЛ признаются физические лица, являющиеся налоговыми резидентами РФ, а так же физические лица, получающие доходы от источников в РФ, не являющиеся налоговыми резидентами РФ. В соответствии с п.2 ст. 207 НК, налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. 📌 Реклама

За командированными работниками сохраняются в течение всего времени командировки место работы (должность) и средний заработок, согласно ст. 167 ТК РФ.

Средний заработок, который начисляется командированному сотруднику это своего рода вид гарантии, предусмотренный законодательством, а не вознаграждение за труд. Согласно ст. 209 НК нужно определить источник выплаты этой гарантии, что бы понять является ли она объектом обложения НДФЛ. Ст. 208 НК не позволяет однозначно отнести полученную выплату к доходам, полученным от источников в РФ или от источников за пределами РФ, поэтому руководствуясь п.4 ст. 209 НК обращаемся к разъяснениям Министерства финансов РФ.

И в этом случае есть два мнения Минфина:

1. По мнению ведомства, средний заработок, который сохраняется за сотрудником на время командировки, признается доходом, полученным от источников за пределами РФ. Это мнение закреплено письмом Минфина России от 24 февраля 2016 г. № 03-04-06/10120.

📌 Реклама Исходя из этого, можно рассмотреть два способа учета НДФЛ с суммы среднего заработка, и организациям самостоятельно сделать выбор. 1. Согласно ст. 129, ст. 139 ТК РФ, работник выполняет задание работодателя в рамках своих должностных функций, находясь в служебной командировке, поэтому это вознаграждение трудовых обязанностей. Таким образом, для целей НДФЛ все выплачиваемые сотруднику суммы (включая средний заработок) будут доходом от источников за пределами РФ.

Ведь для квалификации источника получения дохода (за пределами РФ или в РФ) важно именно место выполнения работ, а не кто выплачивает доход (российская или иностранная организация). Эта позиция контролирующих органов закреплена Письмом УФНС России по г. Москве от 29.07.2009 № 20-15/3/078295@. Если на дату получения дохода командированный сотрудник является резидентом, НДФЛ с суммы среднего заработка организации удерживать не нужно.

📌 Реклама

Согласно пп.3 п.1 ст.228 НК РФ, с доходов, полученных от источников за пределами России, сотрудни

ки-резиденты должны самостоятельно рассчитывать и платить НДФЛ по ставке 13%. На основании п.3 ст. 228 и п.1 ст. 229 НК РФ, не позднее 30 апреля этот командированный сотрудник-резидент должен подать в налоговую инспекцию налоговую декларацию о доходах, полученных за пределами России. Если командированный сотрудник уплатил налог в бюджет иностранного государства, то согласно ст. 232 НК РФ, эта сумма принимается к зачету в счет уплаты НДФЛ в России. Если же командированный сотрудник утратил статус резидента (т.е., фактически находился менее 183 дней из 12 следующих подряд месяцев на территории РФ) НДФЛ удерживать не нужно, т.к. согласно п.1 ст. 207 НК РФ не возникает объект налогообложения.

При применении этого метода учета НДФЛ возможны споры с контролирующими органами. Не удерживать НДФЛ с «командировочных» доходов – опасный способ для организаций. 2. По мнению Минфина, средний заработок, полученный за период длительной загранкомандировки, является не вознаграждением за труд за границей, а всего лишь гарантией, установленной ТК РФ. И потому эти выплаты считаются доходом, полученным от источников в РФ. Письма Минфина России от 20.06.2011 № 03-04-05/6-430, от 05.04.2011 № 03-04-06/6-73, от 24.03.2010 № 03-04-06/6-48. При такой трактовке получается, что организация является налоговым агентом и обязана исчислять, удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ с сумм среднего заработка командированного сотрудника. До тех пор пока он будет резидентом РФ, НДФЛ с этих выплат надо удерживать по ставке 13% с предоставлением стандартных вычетов, согласно п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209, пп. 1, 3 ст. 210, п. 1 ст. 224, п. 2 ст. 226 НК РФ. 📌 Реклама

Как только работник станет нерезидентом РФ, нужно будет пересчитать НДФЛ по ставке 30% с доходов, полученных с начала года, и уже без предоставления стандартных вычетов, на основании пп. 1, 4 ст. 210, п. 3 ст. 224, п. 3 ст. 226, ст. 216 НК РФ.

Этот способ учета НДФЛ считается оптимальным, он редко вызывает споры с контролирующими органами. Частично облагаемыми НДФЛ являются суточные — они освобождены от налога только в пределах установленных НК РФ норм, согласно п. 3 ст. 217 НК РФ. Если руководитель принял решение возместить командированному работнику расходы сверх норм, то эта разница облагается НДФЛ. П. 3 ст. 217 НК РФ устанавливает следующие нормы суточных:

  • при нахождении командированного сотрудника на территории РФ — 700 руб. в день;
  • нахождение командированного сотрудника за пределами территории РФ —2 500 руб. в день.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ, не включается в облагаемый НДФЛ доход работника компенсация работодателем следующих расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ): 📌 Реклама

  • стоимость проезда до места выполнения служебного задания (независимо от места отбытия в командировку) и обратно, включая стоимость сервисных услуг в вагонах повышенной комфортности;
  • работнику должны быть возмещены расходы по найму жилья в командировке;
  • комиссия за услуги аэропортов;
  • стоимость проезда до места отправления (вокзал, аэропорт), назначения или пересадок;
  • провоз багажа.

При отсутствии документов НДФЛ не будет облагаться сумма в пределах норм, определенных абз. 10 разд. 3 ст. 217 НК РФ: «При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке». 📌 Реклама

Согласно ст. 420 НК РФ, объектом обложения страховыми взносами признаются трудовые отношения. Трудовыми отношениями не являются:

  • проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • наем жилого помещения, расходы на дополнительные услуги, оказываемые в гостиницах (за исключением обслуживания в барах, ресторанах, номере)
  • оформление виз, паспортов, ваучеров, приглашений;
  • консульские, аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта.

Эти виды выплат не являются объектом обложения СВ. Страховые взносы с суточных не начисляются, если такие суточные не превышают указанные выше лимиты, согласно п. 2 ст. 422 НК РФ. Суточные сверх нормы облагаются страховыми взносами, эта сумма должна быть учтена в расходах организации при формировании базы по налогу на прибыль. 📌 Реклама

Взносами на травматизм суточные не облагаются полностью. При этом не важно, превышает или нет установленный работодателем уровень суточных, в соответствии с п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Это мнение закреплено письмом ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.

Согласно ст. 252 НК РФ, признать командировочные расходы в налоговом учете можно только если они экономически оправданы и документально подтверждены. На основании пп.12 п.1 ст. 264 НК РФ при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль учитываются следующие виды расходов, произведенных работником:

  • проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • наем жилого помещения, расходы на дополнительные услуги, оказываемые в гостиницах (за исключением обслуживания в барах, ресторанах, номере)
  • суточные;
  • оформление виз, паспортов, ваучеров, приглашений;
  • консульские, аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта.

Суммы суточных учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Они включаются в состав затрат в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами компании, приказами, положением об оплате труда, положением о командировках и т. д. Для целей налогообложения прибыли суточные не нормируются. При расчете налога на прибыль учитываются только документально подтвержденные расходы, согласно п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Расходы, не подтвержденные первичными документами, к налоговому учету не принимаются. 📌 Реклама

Согласно пп.49 п.1 ст.264 НК РФ, при формировании базы налога на прибыль учитываются средние заработки командированных работников, как другие расходы, связанные с производством и реализацией.

Кого нельзя направить в командировку

Как правило, служебная поездка считается выполнением работником его обязанностей. Поэтому в обычных условиях он не может отказаться от нее. Однако, законодательством закреплены случаи, когда направление в командировку нельзя оформлять определенным категориям людей.

В командировку отправить нельзя следующих работников:

  • Работниц, которые должны в скором времени стать матерями;
  • Сотрудников, с которыми оформлен ученический договор;
  • Работающих на предприятии, которые еще не достигли возраста совершеннолетия. Однако, если эти сотрудники заняты на творческих профессиях (актеры, журналисты, певцы, писатели и т.д.), а также спортсмены, то этот запрет на них не распространяется.

Данных сотрудников запрещается отправлять в командировку, даже если от них будет получено письменное согласие.

Внимание! Кроме этого существуют категории работников предприятие, которых возможно послать в служебную поездку, но при этом обязательно должно присутствовать в письменном виде их согласие на это.

К ним относятся:

  • Сотрудницы, у которых есть дети до трех лет. Сюда же относятся работники, если у их детей в этом возрасте нет матери.
  • Работники, имеющие детей до пяти лет, если они являются одинокими родителями.
  • Сотрудники, у которых на есть дети-инвалиды.
  • Работники, которые производят присмотр и медицинский уход за больными близкими родственниками.
  • Работники, у которых установлена группа инвалидности, если командировка нарушает их программу восстановления.

Когда кадровые специалисты осуществляют оформление командировки данных категорий сотрудников, письменное согласие, получаемое от них на поездку, обязательно должно содержать информацию, о том что они уведомлены о своем праве на отказ от нее.

Часто встает вопрос у специалистов, когда оформляется командировка внутреннего совместителя. Их можно отправлять в командировку. Однако проблема возникает при отражении времени командировки на втором месте работы.

Внимание! Законом запрещено это время оформлять отпуск за свой счет, либо ежегодный оплачиваемый отпуск. Рекомендуется в данный период по второму месту предоставлять дополнительный отпуск с оплатой за счет средств компании.

Длительность служебных поездок

Период командировки определяется руководителем компании самостоятельно, исходя из возникшей производственной необходимости. Он должен быть отражен в изданном приказе на командировку, а если составляется служебное задание, то и в этом документе тоже.

При этом в связи с возникшими обстоятельствами длительность поездки может либо сокращаться, либо продлиться на определенное время. Для этого также необходимо издание письменного распоряжения руководства фирмы.

Ранее действующие нормы права определяли максимальный период командировки в 40 дней, не считая времени, затраченного на путь. Также было закреплено, что командировка должна была быть больше одного дня.

Но вступившие в силу новые Постановления Правительства, в соответствии с которыми в настоящее время регулируются командировки, отменили действия этих нормативов и не ввели новые сроки. Поэтому сегодня нигде не закреплена минимальная и максимальная продолжительность служебной командировке на законодательном уровне.

Внимание! Однако, при установлении срока поездки, необходимо исходить из самого понятия командировка – командировкой не является выполнение работником своих обязанностей, у которого установлен разъездной характер работы, а также перевод сотрудника в другую местность.

Оформление служебной поездки: примеры приказов и заявлений

Документальное оформление командировки начинается с приказа. На практике кадровые службы, бухгалтерия пользуются статистической формой приказа Т9 или оформляют приказ на бланке организации. Примеры форм и образец заполнения:

Руководитель приказывает направить сотрудника в командировкуОрганизация оформляет приказ на командировку на бланкеСтатистическая форма приказа ( распоряжения) на командировку

Работнику, который знает о служебной поездке, следует написать заявление на аванс. Важно: главный бухгалтер должен согласовать заявление. Работник не получит деньги под отчёт при несписанной с него задолженности. Руководитель прописывает размер денежного возмещения, которое сотрудник получит авансом. Чаще всего, сотрудники получают деньги в кассе или на карточку до отъезда в командировку. Бывает, что работник едет за свои средства. После возвращения он обращается к руководству с заявлением, чтобы вернуть потраченные суммы.

Пример заявления на аванс:

Работник обращается к руководителю о выдаче командировочных

Что если сотрудник заболел в командировке

Если работник заболел во время нахождения в командировке, компания обязана зачесть ему суточные в полном размере, даже если он не смог из-за болезни выполнить задание. Такую позицию определило Минздравсоцразвития.

Больничная выплата производится на основании листка нетрудоспособности. Разрешается открыть его на месте командировки, а закрыть уже по возвращению домой. Но в этом случае нужно будет пройти дополнительное обследование, после чего лечащий врач оформить новый больничный, который продлит предыдущий.

Кроме этого, за время болезни компания полностью оплачивает расходы на найм помещения. Но есть исключение — за дни нахождения в лечебном учреждении на стационаре жилье оплате не подлежит.

Отдельной проблемой является оплата больничного, если работник заболел в иностранной командировке. Больничный иностранного образца не признается на территории России и оплате не подлежит.

На основании предоставленного перевода врач уже должен открыть российский больничный. Однако все эти операции работник должен будет выполнить самостоятельно и за свой счет.

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Можно ли продлить или перенести служебную поездку?

Законодательство не устанавливает запрет на продление срока уже имеющейся командировки, либо переноса будущей, на которую уже оформлены все необходимые документы. Но в то же время, нигде не содержится четких указаний о том, как именно это нужно оформить.

Если необходимо произвести продление командировки, правильнее всего это сделать путем издания такого приказа. Он оформляется в произвольной форме (стандартного бланка на такой случай не разработано), и должен содержать причину, по которой производится продление, и новый день завершения.

Также во все документы для командировки вносятся исправления — неверная дата зачеркивается одной чертой, и сверху надписывается новая.

И, наконец, работодатель обязан рассчитать суточные за дни продления, а также расходы на проживание, и перечислить эту сумму работнику. Закон запрещает обязывать работника использовать на эти цели личные имеющиеся средства, даже если они будут потом возмещены.

Перенос сроков командировки также должен быть оформлен дополнительным приказом в произвольной форме. В него включается причина переноса, а также новые даты начала и завершения поездки. Их же необходимо внести во все оформленные командировочные документы, путем зачеркивания старого значения и указания нового.

Внимание! Производить перерасчет суточных и прочих выплат не надо, если изменяются только даты отбытия и прибытия, а не продолжительность самой поездки.

Можно ли совместить отпуск с командировкой?

По закону ежегодный отпуск — это период, на который работник полностью освобождается от выполнения любых рабочих обязанностей. Поэтому, если возникла необходимость произвести оформление командировки по время отпуска, сначала необходимо произвести отзыв из отпуска.

Необходимо помнить, что ТК устанавливает случаи, в которых произвести отзыв из отпуска невозможно. Также необходимо получить от работника письменное согласие.

Пошагово это оформляется следующим образом:

  • Создать приказ об отзыве сотрудника из отпуска;
  • Получить его согласие путем проставления на приказе фразы «Не возражаю»;
  • Создать приказ о направлении в командировку;
  • Выдать денежные средства (суточные, на покрытие предстоящих расходов).

Нужно учесть, что такая процедура как отзыв, требует обязательного внесения изменений в график отпусков. Поэтому необходимо с работником сразу обсудить, когда он возьмет оставшиеся дни отдыха. Если он хочет продолжить отдыхать после выполнения обязанностей, придется снова произвести оформление отпуска.

Внимание! Отзыв из отпуска также требует пересчета выплаченных отпускных. Это можно не делать, если работник хочет сразу же продолжить отдыхать, причем это период находится в том же месяце, что и первая часть. В противном случае излишне выплаченные средства придется вернуть в кассу, либо зачесть их в счет аванса либо командировочных сумм.

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

  • Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
  • Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
  • При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
  • Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

  • остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
  • перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).

Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы»».

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).

Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

Об особенностях налогообложения при расчетах с подотчетными лицами, в том числе при направлении работников в командировку, читайте в статье «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами».

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Рассмотрим, какие проводки в 2019-2020 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10… Кт 71 — учтены другие расходы;

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.

В конце месяца возможна следующая проводка:

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Расчёт оплаты поездки в зарубежные страны и по России

Внешнеэкономические связи предприятий, организаций предполагают, что специалисты российских компаний направляются для выполнения служебных заданий в зарубежные страны. К примеру, менеджер А.И.Ветров командирован в город Дюссельдорф (Германия).

Рейс из Москвы в 15 часов 45 минут 14 марта 2017 года. Сотрудник выезжает в Москву поездом из Курска 13 марта в 21 час 30 минут. Рейс обратно прибывает в Москву в 00 часов 15 минут 17 марта 2017 года. А.И.Ветров возвращается в Курск из Москвы поездом, который приходит в 06 часов 35 минут 18 марта.

Приказом руководителя установлены суточные в размере: по России 700 рублей, за границу — 50 евро.

А.И. Ветров 13 марта получил под отчёт 550 евро и 3700 рублей. 550 евро на 13 марта составляли сумму: 35750 руб. Курс на 13 марта: 65 рублей за евро.

20 марта 2017 года А.И. Ветров представил авансовый отчёт, приложил в обоснование расходов документы:

  1. Билет на рейс Москва — Дюссельдорф. Цена 100 евро.
  2. Билет на рейс Дюссельдорф — Москва. Цена 85 евро.
  3. Счёт за проживание в гостинице. Цена 210 евро
  4. Счёт за услуги Интернет — провайдера 5 евро.
  5. Квитанции на услуги банка по обмену наличной валюты.
  6. Билет на поезд Курск — Москва. Цена 800 руб.
  7. Билет на поезд Москва — Курск. Цена 800 руб.

Расходы по командировке за границей в валюте представлены в таблице.

Таблица: Расчёт командировочных в валюте

Расходы Курс Евро на дату утверждения отчёта
(страховые взносы)
Письмо Минфина 16.03.2017 № 03–15–06/15230
Курс евро на последний день месяца, когда утверждён отчёт (для НДФЛ). Письмо Минфина 25.11.2016 № 03–04–05/69825 Сумма в Евро Сумма в рублях
Суточные 14, 15,16 марта 63 63 3 Х 50 = 150 9450
Услуги конвертации 9750–9450=300
Проживание в гостинице 63 63 210 13230
Услуги конвертации 13650–13230=400
Билеты 63 63 185 11655
Услуги конвертации 12025–11655=370
Интернет 63 63 5 315
Услуги конвертации 325–315=10
550 35730

Расходы командировки по России представлены в таблице.

Таблица: Командировочные расходы по России

Расходы Сумма в рублях
Суточные 13,17,18 марта 3 Х 700 =2100
Билеты 1600
3700

Как отчитаться по поездке

С 2015 года законом было разрешено не оформлять служебное задание. В этом случае для подтверждения общей продолжительности поездки нужно использовать проездные билеты, посадочные талоны, счета из гостиницы и прочие бумаги.

Если работник не сумел предоставить их, то из принимающей компании можно запросить официальный документ, подтверждающие работу командированного, с оттиском печати и подписями.

С 2016 года разрешено при поездках на место командировки и обратно использовать личный автотранспорт. В качестве подтверждения периода поездки в этом случае применяются чеки заправки ГСМ и служебная записка на имя руководителя.

Таким образом, период дней, за которые выплачиваются суточные в командировке подтверждаются документально бланками, предоставляемыми сотрудником.

А вот предоставлять документы, которые подтверждали бы расходование суточных, и вообще сам факт, что ни были использованы, работник не обязан. Работодатель по закону должен произвести данную выплату, а вот на что их работник потратит — уже его личное дело.

Оплачиваются ли выходные дни?

Во время нахождения в командировочной поездке часть ее дней могут приходиться на выходные. Оплата таких дней производится в зависимости от условий поездки.

Если сотрудник в эти дни не выполнял никакой работы на месте командировки, то такие дни считаются как дни отдыха. Однако закон обязывает выплатить за них суточные, а также компенсировать прочие расходы (например, за гостиницу).

Оплату за выходной день необходимо произвести, если:

  • Выполнял порученную работу;
  • В этот день выехал в командировку или вернулся из нее;
  • Находился в дороге.

При этом она должна быть начислена не менее чем в двойном размере. Либо по желанию самого сотрудника дни могут быть оплачены в одинарном размере, и еще в любой удобный для него день будет предоставлен отгул.

Проводки по расходам на командировки в 2017 году

После того, как авансовый отчет утвержден, хозяйственные операции нужно отразить в бухгалтерском учете.

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44) КРЕДИТ 71

— списаны расходы на билеты, на проживание, прочие;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71

— выделен НДС со стоимости проездного билета или оказанных услуг;

ДЕБЕТ 50-3 КРЕДИТ 60 (76)

— поступили билеты в кассу компании (приобретены для командированных сотрудников);

Дебет 71 Кредит 50-3

— выданы из кассы проездные билеты.

Эксперт сервиса Контур.Норматив компании СКБ Контур

Елена Рогачева