Суточные командировка

Командировка — направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку.

Обратите внимание! В соответствии со ст. 127 ТК РК за время командировки за работником сохраняются место работы (должность) и заработная плата, порядок и размеры гарантированных выплат при командировании.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного.

Днем приезда считается день прибытия указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выезда считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.

Порядок документооборота при оформлении документов для направления работника в служебную командировку и служебную поездку в каждой компании определяется Положением (Правилами, Инструкцией или иными актами работодателя).

В Правилах можно предусмотреть порядок оформления командировки, при котором необходимо заполнение заявки на командировку. Также работодатель может выбрать иной способ по своему усмотрению.

Заявка на командировку:

  • заполняется работником;
  • визируется непосредственным руководителем, главным бухгалтером и руководителем компании;
  • со всеми визами передается в отдел кадров.

На основании заявки сотрудник отдела кадров либо другой сотрудник, ответственный за организацию командировок, проводит работу по получению:

  • загранвизы при необходимости;
  • заказу и бронированию билетов (авиа, ж/д) и номера в гостинице.

Сотрудник отдела кадров либо лицо, на которое возложена эта обязанность:

  • составляет Приказ о командировании;
  • выписывает командировочное удостоверение;
  • направляет документы на подпись руководителю компании;
  • знакомит командированного работника с Приказом.

Примечание. Этот пункт не обязателен, если у работника есть командировочное удостоверение и копия приказа;

  • вручает сотруднику оригинал командировочного удостоверения;
  • передает в бухгалтерию копии подписанных документов — Приказ и заявку на командировку.

При направлении работника в служебную командировку ему выплачиваются командировочные расходы.

В соответствии с п. 2 ст. 127 ТК РК работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:

  • суточные за календарные дни нахождения в командировке, в т. ч. за время в пути;
  • расходы по проезду к месту назначения и обратно;
  • расходы по найму жилого помещения.

Ст. 101 Кодекса РК «О налогах и других обязательных платежах в бюджет (Налоговый кодекс)» от 10 декабря 2008 г. № 99-IV определено, что к компенсациям (возмещаемым расходам) при служебных командировках, подлежащих вычету, относятся:

  • фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов на бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на проезд и за бронь (в т. ч. электронного билета при наличии документа, подтверждающего факт оплаты его стоимости);
  • фактически произведенные расходы на наем жилого помещения, включая оплату расходов на бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения и за бронь;
  • суточные, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, в размере, установленном по решению налогоплательщика (работодателя).

Обратите внимание! Вычету подлежат расходы в размере 6 МРП (12 726 тенге на 2016 г.) при командировках в пределах Казахстана и 8 МРП (16 968 тенге на 2016 г.) при командировках за пределы Казахстана. Помимо этого,командировка не может длиться более 40 календарных дней. Превышающие данные суммы или сроки выплаты идут в доходсотрудника и подлежат налогообложению у источника выплаты (пп. 4 п. 3 статьи 155 НК РК).

Актуальность информации: октябрь 2016 г.

Кто может стать зарубежным командировочным, а кто нет

Работодатель не имеет право отправлять в командировку за границу сотрудников, которые:

  • находятся в декрете;
  • имеют оформленные ученические договорные соглашения;
  • состоят на инвалидности с ограниченной разъездной деятельностью;
  • являются несовершеннолетними, но выполняют определенные рабочие обязанности в компании.

Но работникам, занимающимся творческой деятельностью, журналистам, певцам, актерам, включая спортсменов, которым еще нет 18 лет, разрешается выезжать по рабочим вопросам за пределы страны.

В заграничную командировку можно отправить рабочих определенных категорий, по их согласию, составленному в письменной форме. Это относится к следующим сотрудникам:

  • женщинам, имеющих детей, не достигших трехлетнего возраста, или мужчинам, оставшихся с детьми того же возраста без матери, также женщины в роли матери-одиночки;
  • у которых есть ребенок-инвалид;
  • если они присматривают или ухаживают за больным близким членом семьи;
  • с установленной группой инвалидности, выполняющих программные процедуры по восстановлению организма.

Перечисленные категории служащих могут отказаться от поездки за границу по работе. Это право должно быть прописано в письменном согласии на командировку, что подтверждает их осведомленность относительно этой возможности.

Зачастую специалисты задаются вопросом по оформлению рабочей поездки за пределы страны должностному лицу, если он занят по совместительству внутри организации. Такие сотрудники могут выезжать в рабочих целях, но это должно быть грамотно отражено в документах, касающихся второго места работы.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ №812 от 26 декабря 2005 года, установленные величины суточных за время командировки отличаются в зависимости от стран, где будет выполнять свои трудовые обязанности работник. Их можно представить таблицей.

Установленные нормы Размер суточных, в долларах США
Белоруссия 57
Украина 53
Соединенные Штаты Америки 72
Германия 65
Великобритания 69
Франция 65
Абхазия 54
Грузия 54
Латвия 55
Таджикистан 60
Молдавия 53

Таблица с размерами

В соответствии с Постановлением Правительства РФ №812 от 26 декабря 2005 года, установленные величины суточных за время командировки отличаются в зависимости от стран, где будет выполнять свои трудовые обязанности работник. Их можно представить таблицей.

Суточные для сотрудников, работающих по гражданско-правовым договорам

Если сотрудник, отправленный в командировку работает по гражданско-правовому договору, опираться на нормы законодательства, действующие в случае наличия трудовых отношений между работником и компанией — нельзя.

Так как на сотрудников, работающих по договору ГПХ, нормы трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, не распространяются в соответствии с положениями ст.11 Трудового кодекса.

Соответственно, гарантии и компенсации, предусмотренные ТК РФ, в том числе и связанные с командировкой, распространяются только на сотрудников, заключивших с организацией трудовой договор и в случае с договором ГПХ не применимы.

Аналогичная норма содержится и в п.2 Постановления №749:

  • В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Таким образом, если сотрудник работает в компании по договору ГПХ, то направление его в поездку для служебных целей служебной командировкой не является. А значит, обязанность компенсировать такому сотруднику командировочные расходы у организации отсутствует. 📌 Реклама

Поэтому, чтобы не увеличивать цену договора ГПХ (сумму вознаграждения) на сумму расходов, связанных со служебной поездкой, а так же — не платить «лишних» налогов, возможность выплаты компенсационных сумм исполнителю поручения необходимо предусмотреть в договоре ГПХ.

Порядок выплаты суточных, при командировках внутри страны

Согласно п.11 Постановления №749, суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая:

  • выходные и нерабочие праздничные дни,
  • а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства:

  • суточные не выплачиваются.

При этом вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом: 📌 Реклама

  • дальности расстояния,
  • условий транспортного сообщения,
  • характера выполняемого задания,

а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

В соответствии с п.25 Постановления №749,работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке:

  • возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении),
  • выплачиваются суточные

в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

Кроме того, работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ.

Размер суточных

Бухгалтеры и кадровики часто ищут информацию об отмене командировочных и суточных, постановление которое отменяет эти расходы. Такого постановления нет. Зато есть постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств бюджетных работников» Последний раз в него вносили изменения 19.07.2019. В нем написано, как платят суточные в командировке.

При командировочных расходах сумму суточных каждый работодатель определяет самостоятельно и закрепляет это в своем внутреннем нормативном акте – приказе или распоряжении.

Сколько составляют суточные? Дело в том, что в п. 12 ст. 217 НК РФ указан суточный лимит при выдаче суточных на командировку, который освобожден от НДФЛ.

Для командировки по России он составляет 700 руб., а суточные в валюте не могут превышать 2500 руб. за каждый день заграничной командировки.

Сколько платить суточных – 100 рублей или 700 рублей – решают внутри каждой компании исходя из дальности командировок, транспортного обеспечения и т. д.

Платить однодневные суточные работодатель не обязан, т. к. при наличии у работника возможности вернуться домой в этот же день у него не возникает дополнительных расходов. Поэтому оплату суточных за один день командировки не производят. Основание для этого – абз. 4 п. 11 Положения о служебных командировках.

Если работодатель решит пойти навстречу работникам и платить суточные при командировке в 1 день, у него возникают риски, связанные с налогообложением. В этом случае теряется сама правовая природа понятия «что такое суточные в командировке», как указано в письме Минтруда России от 28.11.2013 № 14-2-242. Другими словами, суточные при однодневных командировках по РФ не выплачивают.

Для бюджетников

Оплата рабочей поездки служащим производится непосредственно перед ее началом. Руководство предварительно определяет сумму к выдаче должностному лицу.

Отправляясь в командировку, он должен иметь денежные средства на руках. Сроки выдачи командировочных регулируются законодательством.

Но работнику следует подтвердить все затраты, связанные с поездкой, сразу в день возвращения на рабочее место. Он предоставляет чеки и квитанции в отдел бухгалтерии, согласно которым производятся соответствующие выплаты за осуществленные расходы.

Бюджетным работникам перед отправлением в заграничную командировку необходимо ознакомиться с Постановлением Правительства РФ №812, принятым 26 декабря 2005 года. Данный законодательный акт предусматривает суммы компенсаций за сутки и проживание, установленные двумя Министерствами: иностранным и финансовым.

Затраты иностранных организаций также учитывают при начислении командировочных. Компания, принимающая сотрудника из России, может предоставить ему денежные средства на личные нужды. В этом случае организация, направившая служащего в рабочую поездку, не производит оплату его суточных.

Когда иностранное предприятие не возмещает личные потребности командировочного в валюте, но компенсирует ему питание, то производится оплата суточных, величина которых составит 30% от нормы. Возмещение за проживание рассчитывается согласно стоимости за одноместный номер в гостинице среднего класса.

Порядок выплаты

Возмещение командировочных затрат должностному лицу производится за каждые сутки пребывания в поездке. В том числе компенсация распространяется на праздники, выходные, а также те дни, когда работник находился в дороге, включая неизбежные остановки.

Когда должностное лицо в командировке заболевает, ему оплачивают проживание за все время его нетрудоспособности по больничному листу, который выписывает медицинское учреждение.

Документы для подтверждения

Перечень затрат за весь период командировки сотрудник отражает авансовым отчетом, подтверждая их документами. Издержки, связанные с проездом, обосновываются:

  • железнодорожными либо электронными билетами, маршрут- квитанциями;
  • авиабилетами или контрольными купонами, посадочными талонами.

Для подтверждения расходов на проживание служащему достаточно предъявить руководству счет отеля, переведенный подробно на русский язык. Причины, связанные с использованием суточных, нет необходимости доказывать квитанциями или чеками.

Документы для скачивания (бесплатно)