Сотруднику ошибочно перечислили деньги как вернуть

Иногда происходят ситуации, когда бухгалтер по ошибке выплачивает работнику зарплату больше, чем положено. Причем причины могут быть самые разные, начиная от начисления лишней премии и вплоть до элементарного арифметического просчета. Однако далеко не во всех случаях можно будет вернуть излишне выплаченную сумму.

Итак, когда это возможно, и что говорит по этому поводу действующее трудовое законодательство?

В каких случаях это возможно?

Статьей 137 ТК РФ предусмотрено всего лишь несколько случаев, когда у работодателя появляется право взыскать с работника излишне начисленную зарплату. Итак, к ним относится:

  • Наличие счетной ошибки;
  • Установление вины сотрудника в невыполнении необходимого плана работы;
  • Выявление незаконных действий, повлекших возникновение переплаты по оплате труда.

Возможно, вам покажется интересной следующая информация: можно ли выплачивать зарплату раньше установленного срока?

Так, если с последними двумя пунктами все предельно понятно, то по поводу первого зачастую возникают вопросы. Дело в том, что в законодательстве отсутствует трактовка понятия «счетная ошибка». В то же время, как показывает судебная практика, под данным термином подразумевается любой арифметический просчет, опечатка или описка, в том числе и ошибка, возникшая в результате сбоя в работе программы и т.д. (Определение ВС РФ от 20 января 2012 года № 59-В11-17).

Общая сумма удержания не должна превышать 20% зарплаты (в отдельных случаях, предусмотренных законодательством, допускается 50%). Это условие отражено в статье 138 ТК РФ.

Действия работника

Когда придется вернуть

Закон суров к работодателю. Излишне выплаченная вам зарплата может быть взыскана только в исключительных случаях. Таковыми статья 137 Трудового кодекса признает

  • счетную ошибку;
  • доказанную вину работника в невыполнении норм труда или простое;
  • неправомерные действия работника, направленные на получение «лишних» денег, что должно быть установлено судом.

Какая ошибка считается счетной?

Законодательство не содержит определения счетной ошибки. Однако Определение Верховного суда от 20.01.2012 г. N 59-В11-17 гласит, что счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях, то есть в действиях, связанных с подсчетом.

Таким образом, вернуть переплату вам придется в том случае, если бухгалтер сложил два плюс два и получил пять.

Технические ошибки, в том числе совершенные по вине работодателя, счетными не являются. Таким образом, вам не придется отдавать «лишнюю» зарплату в случае механической ошибки при вводе данных в бухгалтерскую программу, сбоев в работе бухгалтерской программы, опечаток и описок в финансовых документах, а также неправильного применения законодательства или нормативно-правовых актов организации.

В частности, вам не придется расставаться с денежками, если:

  • оплачен отпуск большей продолжительности, чем положено, в результате сумма отпускных оказывается завышенной;
  • при расчете среднего заработка бухгалтер учел премию, начисленную после расчетного периода, и т.п.;
  • вы получили зарплату два раза;
  • вам выплатили и отпускные, и зарплату за время отпуска;
  • бухгалтер начислил надбавку, которая вам не установлена;
  • вам случайно выплатили премию без соответствующего распоряжения руководства.

Что значит «доказанная вина»?

Если работодатель, уже после выплаты зарплаты, узнал, что во время оплаченного периода вы ничего не делали, или делали, но неправильно – излишне выплаченную зарплату также придется вернуть. Но лишь в том случае, если факт невыполнения нормы или простоя признан органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров. В противном случае работодателю придется доказывать вашу вину в суде.

Какие действия считаются неправомерными?

Если в ошибке, приведшей к излишней выплате зарплаты, виноваты вы – например, именно вы целенаправленно ошиблись при вводе данных в бухгалтерскую программу – работодатель может подать на вас в суд и доказать, что ваши действия были направлены на получение не полагающихся ему сумм.

Когда возвращать не надо

Во всех остальных случаях проблема переплаты вас не касается. Об этом прямо говорит пункт 3 статьи 1109 Гражданского кодекса РФ, согласно которому не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения «заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки».

Также вы можете оставить денежки себе, если истек срок давности – а приказ об удержании так и не был издан. Согласно статье 137 ТК РФ, .

Однако если вы и дальше рассчитываете работать в этой организации и строить там карьеру – подумайте. Может, стоит вернуть излишки добровольно?

Процедура возмещения начисленной суммы в кассу

В случае возврата переплаты через кассу организации, действия работника и работодателя должны соответствовать следующей инструкции.

Шаг 1 – в самом начале работодателю необходимо установить причину переплаты. Для этого собирается специальная комиссия и подготавливается акт о допущенной ошибке при расчете зарплаты.

Шаг 2 – далее работника в обязательном порядке необходимо уведомить о том, что за ним числится задолженность перед предприятием. В его адрес направляется письменное уведомление, в котором указывается:

  1. Ошибка, в результате которой возникла переплата.
  2. Размер задолженности.
  3. Период времени, в течение которого сотрудник должен произвести возврат денежных средств.

Шаг 3 – после получения уведомления от работодателя, сотрудник должен написать заявление о согласии на взыскание переплаты (если он не возражает против этой процедуры). В противном случае решить вопрос можно будет только в судебном порядке.

Заявление пишется в произвольной форме, однако обязательно должно указывать на то, что работник не имеет никаких возражений против того, чтобы была удержана излишне выплаченная заработная плата.

Шаг 4 – следующим шагом является оформление соответствующего приказа от имени руководителя организации-работодателя. В этом документе должна быть отражена следующая информация:

  1. Цель приказа (возмещение излишне выплаченных денежных средств).
  2. Ссылка на заявление-согласие, написанное работником.
  3. Распоряжение в адрес бухгалтера: об удержании (с указанием суммы и месяца, в котором оно должно быть произведено) и осуществлении исправлений в учете.

В приказе помимо подписей генерального директора и бухгалтера, также должна стоять отметка работника о том, что он ознакомился с документом.

Шаг 5 – далее он должен вернуть в кассу организации излишне выплаченную сумму зарплаты.

Шаг 6 – после того, как сотрудник вернул денежные средства, бухгалтер составляет соответствующие проводки и делает необходимые исправления в учете.

Оформление акта работодателем

Как было отмечено выше, прежде всего работодателю необходимо определить природу допущенной ошибки при начислении зарплаты, а также установить, может ли она выступать основанием для удержания по ТК РФ.

Для этого назначается специальная комиссия, членами которой, как правило, являются:

  1. Генеральный директор.
  2. Начальник кадрового отдела.
  3. Кассир, выдавший зарплату.

После проведения расследования составляется акт о выявленной ошибке, допущенной при начислении заработной платы. Он включает следующие разделы:

  1. «Шапку» документа – в самом верху пишется полное название организации, наименование бумаги, а также дату ее составления.
  2. Основную часть – тут последовательно излагается следующая информация: кем была выявлена ошибка (ФИО и должность); в отношении кого (ФИО и должность сотрудника) и в каком месяце была произведена переплата; подробное описание, допущенного просчета; размер возникшей переплаты; подтверждение факта наличия ошибки со стороны членов комиссии.
  3. Окончание документа – в конце обязательно должны стоять подписи главного бухгалтера, а также всех членов комиссии.

Составляем проводки

Возврат переплаты в кассу оформляется следующими проводками:

  • Дт 20: Кт 70 – начисление работнику неверно рассчитанной оплаты труда;
  • Дт 70: Кт 68 – удержание НДФЛ с начисленной зарплаты;/li>
  • Дт 70: Кт 50 – зарплата выдана сотруднику на руки;
  • Дт 20: Кт 70 – повторное отражение проводки № 1, однако перед числовым значением ставится знак «–» (сторнирование);
  • Дт 70: Кт 68 – сторнирование суммы НДФЛ, удержанной ранее с неверно начисленной зарплаты;
  • Дт 73: Кт 70 – перенос суммы переплаты на счет с прочими расчетами;
  • Дт 50: Кт 73 – отражение суммы удержания, которую сотрудник внес через кассу организации.

В каких случаях возвращается неправильно начисленная зарплата

В некоторых случаях необходимо вернуть излишне начисленную зарплату.

Если зарплата начислена в меньшем размере, то нанимателю просто нужно компенсировать работнику недостающую сумму. В дополнение к этому правильным будет составление бухгалтерской справки и докладной записки директору компании.

В обратном случае, при возврате излишне начисленного жалования, возникают определенные затруднения, потому что в соответствии со ст. 137 ТК РФ сумма может быть удержана в ряде инцидентов. Это такие случаи:

  • отпускные за неотработанные дни отпуска — обычно ситуация возникает при увольнении сотрудника. Невозможно удержать сумму, если человек попал под сокращение, ушел на военную службу или временно заменял работника, уже вышедшего;
  • неотработанные авансы в счет зарплаты — может возникнуть, если служащий не отработал положенное количество часов и ушел в отпуск до конца месяца;
  • выданные подотчетные суммы — командировочные;
  • выплаты при невыполнении норм труда — возмещение возможно лишь после обращения в суд, где будет установлена вина сотрудника;
  • арифметическая ошибка бухгалтера;
  • незаконные действия работника, которые повлекли за собой ошибку.

Взыскание зарплаты может удержаться только с письменного согласия работника. В большинстве случаев вопрос решается бесконфликтно и сотрудник самостоятельно возвращает деньги в кассу.

Однако бухгалтеру стоит учитывать, что не все служащие могут пойти навстречу.

Когда можно вернуть излишне начисленную заработную плату

Не позднее чем за месяц по окончании срока, который установлен для возврата суммы, руководитель должен вынести решение об удержании. Это действительно, только если работник не намеревается оспорить решение начальства и согласен с условиями.

Если не соблюден хотя бы один пункт, руководству компании придется обратиться в суд. В течение одного года у компании есть возможность взыскать с работника сумму. Если суд вынес решение в пользу работодателя, то удержание производится на основе исполнительного листа.

Сумма удержаний

Необходимо учесть налоги.

При выдаче жалования компания имеет право взыскать не более 20% от общей суммы. То есть только пятая часть зарплаты уходит на излишне начисленные деньги.

Однако существует другой вариант — сотрудник может подать письменное соглашение на удержание большего процента. Необходимо подать заявление, в котором служащий укажет точную сумму возмещения.

В этом случае задолженность погашается добровольно с согласия работника, поэтому никаких ограничений нет.

Не стоит забывать про НДФЛ. Перед удержанием нужно вычесть из жалования налог на доходы физических лиц. И только после этого приступать к возмещению задолженности перед компанией.

Если не соблюсти порядок удержания, работник может через суд добиться признания незаконности действий компании и тогда возмещать убытки придется уже учреждению.

Как отразить возврат в бухгалтерском учете

При добровольном согласии сотрудника, погашение задолженности осуществляется двумя способами: внесение денег в кассу и удержание средств. В последнем случае реализуется возврат только 20% суммы зарплаты работника.

В учете такое удержание оформляется по кредиту счета 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат», а также совершаются обычные записи, которые указаны в инструкциях №162н, 174н, 183н.

Компания может вернуть переплаченную сумму только в определенных случаях. При отказе работника сотрудничать, она может обратиться в суд. Действия учреждения должны проходить строго по указанному в законах порядку возмещения, иначе служащий потребует компенсации за неправомерные действия со стороны руководства.

Из этого видео вы узнаете об удержаниях из заработной платы сотрудника.

Форма для приема вопроса, напишите свой

Взыскание уволенному работнику зарплаты, выплаченной в большем размере

В обязательном порядке уведомляется сотрудник.

Как и в предыдущем случае, нужно составить акт, и направить уведомление сотруднику.

При этом стоит указать, что служащему предоставляется возможность возвратить переплату добровольно, иначе компания будет вынуждена передать дело в суд.

Учреждение вправе требовать возмещения суммы, ведь в соответствии со ст. 1102 ГК РФ, служащий считается «лицом, которое незаконно нажилось за счет другого».

Так, если компания совершила переплату по причине счетной ошибки, уволенный сотрудник обязан возместить разницу, даже если уже не работает в компании.

Ошибка по вине сотрудника

Необходимо отметить, что излишне начисленная и выплаченная зарплата расценивается как материальный ущерб, причиненный работодателю. В связи с этим руководство организации имеет полное право взыскать сумму переплаты с бухгалтера, который допустил ошибку (статья 238 ТК РФ).

Большую роль играет договор о полной материальной ответственности, заключенный с сотрудником, допустившим оплошность. В данном случае работодатель сможет удержать сумму ущерба в полном размере. Однако в соответствии с Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 г. № 85, такое соглашение может быть заключено только с кассиром.

Если же переплата произошла по вине бухгалтера, то тогда он понесет материальную ответственность только в рамках своей среднемесячной зарплаты (статья 241 ТК РФ).

Как взыскать зарплату с бухгалтера?

Итак, взыскание излишне выплаченной заработной платы с виновного лица производится следующим образом:

  1. Вначале приказом генерального директора назначается комиссия, которая выявляет причину и размер возникшей переплаты.
  2. Затем бухгалтер должен написать объяснительную записку на имя руководителя организации.
  3. Далее составляется акт о допущенной ошибке, при расчете зарплаты.
  4. Издается приказ об удержании суммы переплаты с бухгалтера, по вине которого была допущена ошибка.
  5. Виновное лицо возмещает, причиненный ущерб.

Можно ли взыскать сумму ущерба с бухгалтера, который совершил ошибку при расчете?

Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо рассмотреть две ситуации: когда с работником заключен договор о материальной ответственности и когда такой договор не заключен. Согласно ст. 244 ТК РФ письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности могут заключаться с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. При этом перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы данных договоров утверждаются Правительством РФ.

К сведению

В настоящее время перечни должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовые формы договоров о полной материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85.

Кроме того, материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовыми договорами, заключаемыми с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером (ст. 243 ТК РФ).

Согласно ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей средний месячный заработок, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

К сведению

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, взыскание может осуществляться только судом.

М. Н. Волкова

Журнал «Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение» № 6/2016

В каких случаях работодатель не вправе производить удержания? Что считается счетной ошибкой? Каков порядок действий при возврате излишне выплаченной работнику заработной платы, если произошла счетная ошибка? Как взыскать излишне выплаченную заработную плату, если сотрудник уволен? Можно ли взыскать сумму ущерба с бухгалтера, который совершил ошибку в расчете? Как отражаются операции по осуществлению удержаний в бухгалтерском учете БУ, АУ и КУ?

На практике возникают ситуации, когда бухгалтер по начислению заработной платы допускает ошибки при расчете сумм заработной платы, полагающейся сотрудникам. В этом случае работники могут получить большую сумму или наоборот. В настоящей статье расскажем, что необходимо сделать, чтобы вернуть излишне выплаченную работнику заработную плату.

В начале скажем, что если сотруднику была выплачена заработная плата в меньшем размере, то необходимо просто доплатить ее. При этом нужно составить бухгалтерскую справку и докладную записку руководителю учреждения. Если же сотруднику была выплачена заработная плата в большем размере, могут возникнуть трудности, так как согласно ст. 137 ТК РФ излишне выплаченная заработная плата не может быть взыскана с сотрудника, за исключением ряда случаев.

Основные причины переплаты

Чаще всего ошибки в начислении заработной платы случаются по вине сотрудников бухгалтерии. Однако переплата возможна вследствие других причин. В законе чётко указано, когда излишне выплаченные деньги не подлежат возврату:

  1. Ошибки расчёта, произошедшие вследствие неправильного толкования Трудового кодекса РФ. Примером такой ошибки может служить неверный расчёт суммы сверхурочных.
  2. Переплата денежных средств вследствие неверного толкования внутренних документов компании. Пример: ошибки при расчёте премии, выплаты бонусов, не предусмотренные регламентом.
  3. «Двойные» выплаты заработной платы вследствие технической ошибки.

Арифметические ошибки при расчёте принято считать «счётными». Если бухгалтер неверно посчитал сумму двух чисел, то излишне выплаченные средства можно вернуть.

Ошибки расчёта, которые произошли вследствие незаконных действий работника, например, завышения норм выработки, считаются достаточным основанием для возврата излишне выплаченной заработной платы. Однако такие действия работника должны быть доказаны и признаны судом.

В настоящий момент в большинстве компаний расчёт заработной платы производится с помощью специальных бухгалтерских программ. К сожалению, иногда возникают сбои в работе, которые могут привести к неверным расчётам. Возврат денег по таким ошибкам довольно сложен. Это связано с различным толкованием таких сбоев в судах. Были случаи, когда такие ошибки считались «счётными», и излишне выплаченные средства удавалось вернуть. Но некоторые судьи считают такие ошибки техническими, отказывая в возврате.

Этапы процедуры возврата

При обнаружении факта переплаты на предприятии должны создать специальную комиссию, которая займётся изучением причин произошедшего. Её члены обязаны составить акт, в котором указываются причины ошибки и сумма излишне выплаченной заработной платы. Если переплата возникла из-за счётной ошибки, работнику нужно отправить уведомление. А также сотруднику направляется копия акта.

После получения уведомления сотрудник должен написать своё письменное согласие на возврат. Некоторые работодатели пренебрегают этим правилом, хотя оно отражено в разъяснении Роструда № 30−44−6 от 9 августа 2007 года. Только после получения письменного согласия можно издать приказ об удержании. Согласно законодательству размер удержаний не должен превышать 20 процентов от дохода работника. В случае категорического отказа работника собственники компании вправе подать в суд.

Процедура возвращения выплаченной зарплаты после увольнения немного отличается. Сначала в организации также готовят акт и направляют бывшему сотруднику уведомление о наличии задолжности. А также в письмо уволенному вкладывается предупреждение о возможном обращении в суд. Многие уволившиеся не хотят возвращать деньги, поэтому с ними приходится беседовать руководству компании или же сотрудникам службы безопасности. Если согласия достичь не удаётся, организация вправе обратиться в суд.

Некоторые юристы ошибочно полагают, что при возврате излишне выплаченной зарплаты с уволившихся сотрудников следует руководствоваться 392 статьёй Трудового кодекса, но это не так. Если переплата возникла вследствие счётной ошибки, то нельзя назвать работника виновным в причинении ущерба организации, ведь не его действия привели к потерям. Суд будет руководствоваться статьями 1102, 1109 и 1119 Гражданского кодекса.

При обращении в суд юристы организации собирают все необходимые документы:

  • трудовой договор работника;
  • документы, в которых отражены все перечисления денег;
  • акт об ошибке при расчёте;
  • уведомление, отправленное бывшему сотруднику.

Взыскание ущерба с бухгалтера

Некоторые руководители компаний, в которых произошли потери вследствие ошибки бухгалтера, хотели бы взыскать ущерб с него. Это вполне понятно, особенно если разговор идёт об отказе работника возвращать деньги. Если уволившийся добровольно отказался возмещать ущерб, то руководству проще взыскать его с виновного работника бухгалтерии, нежели обращаться в суд.

В законе предусмотрено взыскание с бухгалтера, если соблюдены следующие условия:

  • доказанность факта ошибки конкретным сотрудником;
  • наличие связи между ошибкой конкретного сотрудника и ущербом для организации.

Взыскать ущерб довольно просто, если с бухгалтером был заключён договор о полной материальной ответственности. В таком случае нужно издать приказ о создании комиссии, члены которой займутся изучением причин и поиском виновного. Потом с виновного сотрудника берётся письменное объяснение факта неверного расчёта. Затем готовят акт о нанесении материального ущерба предприятии и издают приказ о взыскании ущерба. С сотрудника можно взыскать всю сумму, даже если она превышает его месячный заработок.

К сожалению, далеко не во всех организациях заключают договора о материальной ответственности с сотрудниками бухгалтерии. В такой ситуации организация может взыскать с сотрудника бухгалтерии только сумму его ежемесячного дохода. При этом приказ о взыскании должен быть подготовлен в течение месяца со дня обнаружения ошибки.

Если сумма ущерба очень высока, то руководству организации приходится обращаться в суд. Такие случаи довольно редки, так как большинство бухгалтеров добровольно возмещают ущерб. Финансисты прекрасно знают, что подобные судебные разбирательства могут очень негативно сказаться на их дальнейшей карьере. Они не смогут найти работу в финансовой сфере после судебного взыскания.

Перерасчет после увольнения

Даже если работник, в пользу которого была произведена лишняя выплата, уволился, работодатель все равно имеет право взыскать с него сумму переплаты. Однако тут могут возникнуть некоторые трудности. В частности, если бывший сотрудник покинул страну, то возврат излишне выплаченной зарплаты может существенно затянуться или вовсе не наступить.

У работодателя есть три варианта действий:

  1. Можно связаться с уволенным работником и попытаться договориться с ним о добровольном возврате денежных средств.
  2. Обратиться в судебные органы с соответствующим исковым заявлением. Такой вариант актуален в том случае, если сотрудник категорически не желает идти на контакт.
  3. Работодатель может просто списать образовавшийся долг на расходы организации.

При этом в любом случае необходимо будет составить акт о выявленной ошибке, а также направить бывшему сотруднику уведомление о том, что за ним числится задолженность (в первом и втором варианте).

Действия работника

После получения уведомления о необходимости возврата излишне выплаченных средств, бывший работник может пойти по одному из следующих путей:

  • Явиться на прежнее место работы и добровольно внести в кассу сумму переплаты;
  • Отказаться от возврата денежных средств. Однако в данном случае следует быть готовым к тому, что бывший работодатель подаст в суд. При этом если его иск будет удовлетворен, то помимо возврата излишне выплаченной зарплаты, придется компенсировать все судебные расходы.

Полезное видео

При наличии законных оснований, работодатель имеет полное право требовать с сотрудника вернуть излишне выплаченные ему средства. Причем сделать это можно как с согласия работника, так и в принудительном порядке через суд. Кроме того, руководство может привлечь к материальной ответственности и самого бухгалтера, по вине которого произошла переплата.