Первичные документы

Первичные документы – основа основ бухгалтерского и налогового учета любого предприятия. По информации из этих документов делают проводки, составляют регистры бухучета, считают налоги и т.д.

Купили или продали товар, получили или оказали услугу, выдали деньги из кассы, возместили кому-то расходы, списали материалы, выдали зарплату – на все должен быть документ: акт, накладная, приходный или расходный ордер, авансовый отчет, платежное поручение и т.д. Его оформляют в момент операции или сразу после ее завершения.

Если документ не оформят или оформят неправильно, это выльется в проблемы. Налоговики будут снимать расходы, доначислять налоги, оспаривать реальность сделки, а в судах при спорах с налоговой и контрагентами без правильно оформленных документов фирма обречена на проигрыш.

Все, что нужно знать об оформлении первичных документов в бухгалтерском учете, содержит статья 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011г. Расскажем об этом подробнее.

Но что должно произойти, чтобы на ксерокс потребовалось составлять первичный документ? Прежде всего, он мог прийти в негодность без возможности ремонта. А значит, после этого его должны были отправить на утиль. По причине своей бесполезности данный прибор перестал бы числиться за предприятием и подлежал списанию. Теперь мы видим, что появилось новое событие – списание, которое обычно отражает первичная документация в бухгалтерии.

Как видим, каждое событие, которое влияет на достоверность сведений об обязательствах, долгах или имуществе организации, носит название «хозяйственная операция» и оформляется первичным документом с последующей бухгалтерской проводкой по счетам.

Перечень «первички» и всей финансовой документации можно найти в законе «О бухгалтерском учете» (ФЗ-42 от 06.12.2011). Как правило, она необходима для налоговой инспекции, чтобы подтвердить расходы и корректность определения налогооблагаемой базы.

Каждый документ первичного учета формируется при совершении хозяйственных операций, письменно подтверждая этот факт. Список сопроводительных бумаг для какой-либо операции бывает разным и определяется типом сделки.

Чаще всего подобную документацию готовит бухгалтерия поставщика товаров или услуг. Важно обращать внимание на все бумаги, оформляемые при покупке. В отличие от поставщика вы платите деньги и несете расходы, поэтому все сделать по закону в ваших интересах.

Что относится к первичной документации в бухгалтерии

В отчетном периоде 2019–2020 гг. примерный перечень первичной документации в бухгалтерии приводится ниже.

Товарная накладная используется при продаже товарно-материальных ценностей. Это документ, в котором отражается перечень отпускаемых ТМЦ. Он составляется в двух экземплярах и включает данные, которые в дальнейшем переносят в счет-фактуру. В накладной должны быть подписи обеих сторон сделки и печать (если это практикуется организацией).

Акт сдачи-приемки обычно составляется по факту окончания работ или предоставления услуг. Его цель – отразить, насколько результат соответствует заказу и условиям договора.

Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

  • Как выбрать систему налогообложения, чтобы сэкономить на платежах
  • Как минимизировать налоги и не заинтересовать налоговую
  • Как создать электронную подпись быстро и без проблем

Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (как правило, это расчетно-платежные ведомости).

Предприятие должно оформлять документы, связанные с наличием объектов ОС. Исходя из того, какая операция отражается, по основным средствам предусмотрено ведение следующей первичной документации в бухгалтерии:

  • Во время передачи имущества, необходимого для деятельности предприятия (кроме зданий и сооружений), другой организации составляют акт приема-передачи основных средств (ф. ОС-1)
  • Для объектов ОС в виде зданий и сооружений приемка или передача оформляется в соответствии с ф. ОС-1а.
  • Форма акта ОС-4 используется для списания объектов основных средств.
  • Инвентаризационная опись ИНВ-1 позволяет отразить результаты инвентаризации ОС.
  • Если имела место инвентаризация нематериальных активов, бухгалтерия делает опись на бланке ИНВ-1а.

Существует отдельный блок первичной документации, куда входят кассовые документы бухгалтерии. Это следующие формы бухучета 2018–2020 гг.:

  • Форма КО-1 – приходный кассовый ордер.
  • Форма КО-2 – расходный кассовый ордер.

К первичным формам бухгалтерии относятся:

  • платежное поручение;
  • акт взаимозачета;
  • авансовый отчет;
  • бухгалтерская справка.

Чуть ниже перечислена «первичка», которая сейчас используется в бухучете.

Первичная документация в бухгалтерии (список, актуальный для 2019 г.)

Сфера назначения

Список документов

Расчеты и платежи

Платежное поручение, платежное требование-поручение, платежный ордер, инкассовое поручение

Табельный учет отработанного времени, расчет зарплаты персонала

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Т-12), расчетно-платежная ведомость (ф. Т-49), журнал регистрации платежных ведомостей (ф. Т-53а), лицевой счет работника (ф. Т-54), записка-расчёт при увольнении (ф. Т-61), записка-расчёт о предоставлении отпускаф. Т-60), справка о средней зарплате за три месяца, акт приемки работ.

Расчеты с применением контрольно-кассовой техники (ККТ)

Акт о проверке наличных средств кассы (КМ-9), журнал учета вызовов технических специалистов (КМ-8), журнал кассира-операциониста (КМ-4), журнал регистрации показаний ККМ (КМ-5), акт о возврате денежных средств покупателю по неиспользованному чеку (КМ-3),акт о переводе показаний счетчиков ККТ на нули (КМ-1), акт о снятии показаний денежных счетчиков ККМ перед отправкой в ремонт и при возвращении в организацию (КМ-2).

Ремонтно-строительные работы

Общий журнал работ (КС-6), акт о приемке выполненных работ (КС-2), справка о стоимости выполненных работ и затрат (КС-3), журнал учета выполненных работ (КС-6а), акт о разборке временных сооружений (КС-9), акт о сдаче в эксплуатацию временного сооружения (КС-8), акт об оценке подлежащих сносу зданий (КС-10), акт о приостановлении проектно-изыскательских работ по неосуществленному строительству (КС-18).

Торговые операции

Акт о приемке товаров, акт о списании товаров, журнал учета ТМЦ (МХ-2), книга учета выполненных работ (КС-6а), счет-фактура, расходно-приходная накладная – все, что относится к первичной документации бухгалтерии по проведению торговых операций, отражено в постановлении Госкомстата № 132 от 1998 года.

Автомобильный транспорт

Путевые листы для автотранспорта различных видов (легкового, грузового, специального, пассажирского), журнал учета путевых листов, товарно-транспортная накладная (ТТН).

Основные средства и нематериальные активы

Акты о приеме-передаче разных объектов (ОС или зданий), об их списании, о выявленных дефектах оборудования (ОС-16), карточка учета НМА (ф.НМА-1).

Товарно-материальные ценности и продукция

Книга учета ТМЦ, акты приема-передачи (МХ-1) или уценки ТМЦ (МХ-15), отчет экспедитора (МХ-21) – полный список бланков бухгалтерской отчетности утвержден Постановлением Госкомстата № 66 от 1999 года.

Инвентаризация 2019

Инвентаризационные описи: ТМЦ (ф. ИНВ-3), НМА (ф. ИНВ-1а), основных средств (ИНВ-1); акт о контрольной проверке проведения инвентаризации (ф. ИНВ-24) – все необходимые бланки перечислены в Постановлении № 88 Госкомстата России, утвержденного в 1998 году.

Все перечисленные виды первичной документации в бухгалтерии являются лишь частью утвержденных бланков, которые используют в бухгалтерской отчетности. Этот список можно продолжать в соответствии со спецификой работы каждой организации.

ВАЖНО! Назовем бланки, которые не имеют отношения к первичному учету и не входят в список 2019-2020, представленный выше.

  • Договор – это соглашение двух и более сторон, которое определяет правоотношения участников сделки, сроки и способы расчета, особые условия. Данные, указанные в договоре, используют в анализе расчетов с контрагентами, однако сам документ учетных функций не несет.
  • Счет – это важный документ, где обозначена сумма денег, которые приобретатель должен заплатить поставщику согласно договору. Счет может содержать добавочную информацию бухгалтерии по сделке – сроки поставок и оплаты, порядок зачисления денег и др. Иначе говоря, он дополняет договор.
  • Счет-фактура составляется по сделкам купли-продажи и содержит перечень и сумму товара, что важно для начисления налогов. На основании этого документа принимают к вычету входящий НДС, сумму которого указал поставщик (п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ). Но при отсутствии другой бухгалтерской документации по сделке счета-фактура будет недостаточно для подтверждения расходов. Это разъяснено в письмах Минфина № 03-03-06/1/392 от 25.06.2007 и ФНС № 02-3-08/31 от 31.03.2006, в постановлении Арбитражного суда ВСО № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1 от 19.04.2006.

Нужно заметить, что перечисленные в перечне стандартизованные формы, по которым проводится учет первичной документации в бухгалтерии, не обязательно использовать в работе. По закону № 402-ФЗ с начала 2013-го такие банки можно создавать самостоятельно на уровне организации. Но в основном их также продолжают применять. Поэтому список унифицированных форм бухгалтерской «первички», который установлен Госкомстатом, остается актуальным и поныне.

Классификация первичной учетной документации в бухгалтерии

Поговорим о том, как группируются исходные документы бухучета. «Первичка», разработанная на предприятии, может быть и внутренней, и внешней. Если документ оформлен в самой компании и действует локально, его относят к внутренней бухгалтерской документации. Формы, полученные от другого адресата, или составленные в организации, но выданные посторонним лицам, считаются внешней «первичкой».

Есть три категории, по которым распределяется внутренняя первичная документация в бухгалтерии:

  • Распорядительная (локальные приказы и распоряжения, издаваемые для структурных единиц или работников).
  • Исполнительная (фиксирует хозяйственные операции предприятия).
  • Бухгалтерская (позволяет упорядочить и обобщить все данные, которые содержатся в двух предыдущих категориях).

После оформления определенного события первичным документом необходимо отразить его в регистрах бухгалтерии. Они-то и являются носителями структурированных данных. Там собираются и группируются все показатели и основания для сделок.

Учетные регистры могут быть различного формата:

  • книги;
  • карточки, напечатанные в виде таблиц;
  • свободные листы.

По назначению бухгалтерские регистры подразделяют на три группы:

  • Хронологические, где последовательно фиксируют события по мере их наступления.
  • Систематические, где все проведенные сделки группируют по счетам (к примеру, кассовая книга).
  • Комбинированные (синхронистические).

По внутреннему содержанию данных регистры бывают:

  • синтетическими (такими, как журнал-ордер);
  • аналитическими (к примеру, платежная ведомость);
  • комбинированными, объединяющими оба предыдущих вида.

Счет-фактура и договор: являются ли они «первичкой»?

Отдельно остановимся на документах, которые часто относят к первичным учетным документам, хотя на самом деле они таковыми не являются. Речь идет о счетах-фактурах и договорах.
Как известно, счет-фактура необходим для вычета НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Соответственно, цель создания этого документа не соответствует цели составления бухгалтерской «первички». Счет-фактура не является основанием для отражения каких-либо данных в регистрах бухгалтерского учета. Также нужно учитывать, что счет-фактура составляется не во время совершения хозяйственной операции и даже не сразу после ее завершения, а в течение пяти календарных дней с даты отгрузки товаров (сдачи работ, услуг) либо с даты получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Сформировать накладные и счета‑фактуры в веб‑сервисе для ведения учета и сдачи отчетности

Но в то же время реквизиты отгрузочного счета-фактуры во многом совпадают с реквизитами первичного документа на передачу покупателю (заказчику) товаров (работ, услуг). Поэтому ФНС России разработала универсальный передаточный документ, в котором помимо сведений из счета-фактуры есть дополнительные реквизиты, характерные для первичного учетного документа (приложение № 2 к письму ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@). Руководствуясь правилами Закона о бухучете, универсальный передаточный документ следует составить во время совершения операции или сразу после ее завершения. Только в этом случае УПД, содержащий в себе показатели счета-фактуры, будет расцениваться как первичный учетный документ. Обычный счет-фактура к «первичке» не относится.

Бесплатно обмениваться с контрагентами УПД и счетами‑фактурами через интернет

Аналогичная ситуация и с договором — сам по себе он не является первичным документом для целей бухгалтерского учета. Ведь договор — это всего лишь перечень обязательств сторон. Факт заключения договора, как правило, не подтверждает совершение хозяйственной операции, а говорит лишь о намерениях сторон совершить такую операцию.

Другими словами, договор является документом бухгалтерского учета, который фиксирует возникновение, изменение и прекращение обязательств (п. 3 ст. 5 Закона о бухучете), но не фиксирует факт хозяйственной жизни и его содержание (п. 1 ст. 5 Закона о бухучете). В связи с этим, он не может быть признан первичным учетным документом. Поэтому одного договора, подписанного сторонами, недостаточно для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций.

Бесплатно составлять договоры в Контур.Эльбе по готовым шаблонам

В то же время договор может быть признан первичным учетным документом, если он составлен непосредственно при совершении хозяйственной операции, содержит все необходимые реквизиты «первички» и утвержден в качестве таковой руководителем организации. В частности, договор может считаться первичным учетным документом, если он составлен не в виде единого документа, подписанного сторонами, а в виде счета на оплату (инвойса), которым оформляется уже свершившийся факт хозяйственной жизни (продажа товара, выполнение работы, оказание услуги). Это вывод подтверждается в Рекомендациях по проведению годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2018 год, приведенных в приложении к письму Минфина России от 21.01.19 № 07-04-09/2654.
Таким образом, счет на оплату (инвойс), направляемый покупателю после отгрузки товара, можно расценивать как первичный документ бухгалтерского учета, если в нем есть все реквизиты, предусмотренные Законом о бухучете, и форма счета (инвойса) утверждена руководителем организации в качестве «первички». Также см. «Минфин сообщил, обязательно ли составлять акт приема-передачи оказанных услуг».

Первичная документация в бухгалтерии: требования к оформлению

При оформлении бухгалтерской «первички» нужно не только вносить данные, которые предусматривает бланк. Есть установленные правила для заполнения бумаг такого плана. И если их не соблюдать, налоговая может предъявить претензии. Тогда придется переделать документ и заплатить приличный штраф, особенно при повторном нарушении.

Какие требования к первичной документации в бухгалтерии нужно выполнять, чтобы не прогневать ФНС:

  • Заполнять бланки без исправлений и ошибок (включая пунктуационные). Не делать опечаток в электронных формах.
  • Ручки можно выбирать любые. Главное, чтобы они не пачкали бумагу при письме. Помарки в бухгалтерской документации недопустимы.
  • Если намечается определенная хозяйственная операция, можно заполнить бланк заблаговременно. На худой конец (что очень нежелательно) можно заполнить «первичку» по факту операции.
  • Все расчетные данные, написанные цифрами, нужно дублировать прописью.
  • При отсутствии цифр в некоторых ячейках первичного документа там следует поставить прочерки. Пустые строки в учетных формах недопустимы.

Запомните одно: чем тщательней заполнена первичная документация, тем меньше неприятностей у предприятия.

Если возникла необходимость внести исправления в «первичку» бухгалтерии, то нужно понимать, что можно и чего нельзя делать. Для устранения ошибок допустимо следующее:

  • Зачеркнуть неправильную запись и рядом сделать правильную. Сделать сноску «исправленному верить», поставить дату и подпись исполнителя, который внес коррективы.
  • Сделать уточняющие записи. Это возможно, если общие итоги сделок были зафиксированы ранее, но по факту суммы оказались немного выше. В этой ситуации нужно перенести остатки в новый документ, чтобы учесть их в следующей отчетной форме.
  • Бухгалтерское сторнирование (контрстатья) – исправление ошибки с помощью отрицательных значений. Нужно указать неправильные цифры красной пастой, а рядом поставить верные.

Как мы работаем? Услуги. Первичный аудит. Договор.

Сколько лет хранится первичная документация в бухгалтерии

Учет бухгалтерской «первички» нужно организовать так, чтобы вся документация проходила внутреннюю регистрацию на предприятии. Это позволит исключить потерю бланков и отчетов. Ответственные лица – делопроизводитель или секретарь – регистрируют все поступающие документы в журнале входящей корреспонденции. Те формы, что создают внутри хозяйствующего субъекта, считают исходящими, независимо от места их дальнейшего хранения (будут ли они отправлены другому адресату либо останутся в своей организации).

Входящая первичная документация проходит несколько этапов обработки:

  • Получение корреспонденции.
  • Предварительная обработка.
  • Сортировка по виду и назначению документов.
  • Регистрация в журналах учета и штамповка документов с проставлением входящих номеров и даты поступления в организацию.
  • Визирование первым руководителем (директор просматривает полученную почту и пишет резолюцию на каждом бланке).
  • Передача документа на исполнение.

Чтобы документооборот в организации был эффективным, а бланки строго контролировались, следует разработать номенклатуру дел и утвердить график обращения бухгалтерской «первички». График предусматривает все ступени оформления бланков, начиная с регистрации и до отправления их в архив с указанием срока хранения. Здесь же перечислены лица, отвечающие за все этапы продвижения бумаг.

Срок хранения первичной документации в бухгалтерии после ее учета и исполнения – от 5 лет. Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010 утвержден перечень типовых архивных документов, которые образовались в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения:

  • Распорядительные документы по основной деятельности должны находиться в бухгалтерии постоянно, по личному составу – 75 лет. Остальные приказы и распоряжения хранят 5 лет, если они связаны с решением административных проблем.
  • Бланки, отражающие проведение хозяйственных событий, должны храниться от 3 до 5 лет.

Важно! Статья 29 ФЗ № 402 от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» гласит, что первичная документация в бухгалтерии хранится не менее 5 лет после завершения отчетного периода. Налоговое право требует обеспечивать сохранность бухгалтерской «первички» от 4 лет и более.

Есть бланки, для которых предусмотрены специальные условия хранения первичной документации в бухгалтерии:

  • Документы по оприходованию активов, которые подлежат амортизации, запрещено сдавать в архив еще четыре года после списания данного имущества.
  • Если бухгалтерия оформила «первичку» во время появления убытка, который снизил налог на прибыль, такие документы следует хранить, пока последствия убыточности не перестанут влиять на налогооблагаемую базу.
  • Первичная документация, которая сопровождает операции с появлением дебиторской задолженности, хранится не менее 4 лет после признания невыплаченного долга безнадежным (если таковой имеется).

Срок хранения электронных документов бухгалтерии такой же, как у бумажных документов. Списание первичных бланков проводится на заседании специально созданной комиссии.

Что нужно знать каждому бухгалтеру про первичную документацию

Если первичная документация бухгалтерии будет содержаться в идеальном порядке, у предприятия не будет сложностей с налоговой инспекцией и проверяющими органами, появится возможность отстоять свои позиции в спорах с контрагентами.

Назовем важные моменты, которые должен знать работник бухгалтерии, работая с «первичкой».

  1. Первичная документация является единственным доказательством. Без нее невозможно подтвердить многие события (поставки, расходы, проведение или срыв сделок). Чаще всего вам не поможет даже суд, так как бывали случаи, когда истцы проигрывали дело или виновные уходили от ответственности из-за отсутствия документальных подтверждений ключевых этапов сделки.
  2. Не имея «первички», сложно доказать и оказание услуг, поскольку суд может вынести решение на основании экспертных заключений и сторонних документов. Если факт проведения работ имеет подтверждение, даже отсутствие подписанного акта не освободит заказчика от оплаты.
  3. Необходимо избегать ошибок при заполнении первичных документов. Однако мелкие недоработки допустимы. Самый плохой исход для бухгалтерии – отказ в возврате НДС из-за неправильности данных, внесенных в форму. При незначительных ошибках в оформлении отказа не последует. Критерии серьезности просчетов установлены ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» в части 2 (ФЗ-402 от 06.12.2011). Налоговые органы разъяснили это в письме ФНС № ГД-4-3/2104@ от 12.02.2015. При этом важно, чтобы доказательные данные подтверждали выполнение поставки и проведение оплаты за товар или услугу. К примеру, если в ТТН не упомянут договор или отсутствует вес груза, это считают недостатком, а не предлогом для отказа в НДС. Но если не указано название продукта или дата оформления документа, итоговая стоимость товара и остальные обязательные данные, суд вправе признать такую сделку недействительной.

Требования к оформлению первичных документов бухгалтерского учета

С 1 января 2013 года организации получили право не использовать унифицированные формы «первички», а разрабатывать их самостоятельно. Но большинству предприятий возможность изобретать велосипед не нужна. В разработанных Госкомстатом документах, которые когда-то были обязательными, есть все необходимое, поэтому проще взять унифицированную форму, и, если нужно, доработать ее под себя.

При заполнении первичных бухгалтерских документов следите, чтобы в них были обязательные реквизиты:

  1. Наименование документа (акт, накладная, ведомость и т.д.).
  2. Дата документа.
  3. Наименование экономического субъекта (Ф.И.О предпринимателя или название фирмы с указанием организационно-правовой формы).
  4. Натуральное и/или денежное измерение операции с указанием единиц измерения (рубли, штуки, упаковки, килограммы и т.д.).
  5. Должности, Ф.И.О и подписи совершивших сделку и/или ответственных за ее оформление.

Важно!

Эти данные должны быть в любом первичном документе, даже если фирма не пользуется унифицированными.

Но не все документы можно разрабатывать самостоятельно.

  • Для учета кассовых операций нужно применять документы, которые закреплены в Постановлении Госкомстата от 18.08.1998 № 88, Указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Например, приходный кассовый ордер (КО-1), расходный кассовый ордер (КО-2), кассовая книга (КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5).
  • Для учета и оплаты труда – в Постановлении Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Например, расчетно-платежная ведомость (Т-49), платежная ведомость (Т-53).
  • Для учета услуг по перевозке грузов применяют транспортную накладную из Постановления Правительства от 30.12.2011 № 1208.

В других сферах деятельности тоже могут быть обязательные документы.

Что относится к обязательным реквизитам

Еще раз напомним, что обязательные реквизиты первичных документов в 402-ФЗ можно найти в пункте 2 статьи 9. К ним относится:

  • наименование самого документа;

  • дата его оформления;

  • наименование юридического лица или ИП;

  • содержание хозоперации;

  • величина (в натуральном или денежном измерении) и единицы измерения;

  • должность сотрудника (или нескольких сотрудников), совершившего хозоперацию и ответственного за оформление документа;

  • Ф.И.О. и подписи ответственных лиц, или иные данные, позволяющие их идентифицировать.

Следует отметить, что перечисленные в ст. 9 закона № 402-ФЗ обязательные реквизиты должны присутствовать во всех без исключения первичных документах. Организации имеют право добавлять в первичку другие реквизиты, но исключать обязательные реквизиты недопустимо.

Подписи

Руководитель утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичного учетного документа PDF. На лиц, уполномоченных подписывать ПУД за руководителя или других ответственных лиц, оформляется доверенность от лица организации. PDF

Могут ли первичные документы подписывать лица, не являющиеся сотрудниками организации?

Иногда возникает необходимость в подписании первичных документов лицами «со стороны». Например, если организация находится на бухгалтерском обслуживании у стороннего юридического лица или ИП.

«Первичка» может быть подписана лицами, не являющимися работниками организации. Минфин в рекомендациях аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности за 2013 год отмечал, что в этом случае информация, содержащаяся в ПУД, должна позволять идентифицировать лицо, совершившее сделку, операцию и лицо, ответственное за ее оформление (Письмо Минфина РФ от 29.01.2014 N 07-04-18/01).

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).

Для того чтобы ПУД, подписанный уполномоченным лицом от имени ИП, мог использоваться в целях налогообложения, доверенность на подпись документов ИП должна быть заверена нотариально (абз. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Факсимильная, электронная копия либо иным образом воспроизведение подписи руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия, не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль организаций (Письмо Минфина РФ от 13.04.2015 N 03-03-06/20808, Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 20.06.2012 N А12-13422/2011).

Документ, подписанный факсимильной подписью, не является основанием для подтверждения расходов в целях уменьшения налогооблагаемой базы.

Печать

Печать на первичном документе не является обязательным реквизитом (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

С 2015 г. отменено обязательное использование печати, если это прямо не предусмотрено Уставом. Изменения внесены в законы:

Если на бланке первичного документа, утвержденного организацией, предусмотрена печать, то организация обязана ее проставить при заполнении.

Закрепите первичные документы в учетной политике и оформите право подписи

Все бланки, которые применяют в организации, нужно включить в учетную политику.

Если компания работает только с унифицированными бланками и не разрабатывает свои, необходимо прописать это в политике и приложить список форм документов.

Если формы меняются «под себя», разрабатываются свои бланки, – каждую форму надо прописать в политике и приложить сам бланк. Как вариант – утвердить бланки приказом руководителя, а в учетной политике указать номер приказа.

Отнеситесь к этому серьезно, а не как к ненужной формальности. Если в организацию придет налоговая проверка, инспекторы посмотрят, что написано в учетной политике, и что есть на самом деле. Если найдут несоответствие, – будут проблемы.

Закрепите право подписи первичных документов приказом или доверенностью.

Первичные документы можно оформлять в электронном виде

Такая возможность закреплена в п. 5 статьи 9 закона № 402-ФЗ.

Электронный документ должен быть подписан электронной подписью, но какой именно – закон не уточняет. Дублировать документ в бумажном виде необязательно, если только это не предусмотрено договором или законом РФ.

Правильно оформленные документы, заверенные электронной подписью, можно принимать к учету. В законе о бухучете вид подписи не указан, но Минфин считает, что электронный документ будет равен по юридической силе бумажному с «живой» подписью, если будет подписан электронной квалифицированной подписью (письмо Минфина РФ от 20.12.2017 № 03-03-06/1/85248).

Одного вашего желания выставлять документы в электронном виде недостаточно. У вашей компании должна быть взаимная договоренность с контрагентами об электронном документообороте.

Возможность составлять и принимать документы в электронном виде и принимать их к учету нужно прописать в учетной политике.

Позаботьтесь об электронном архиве первичных документов

Даже если у вас в ходу только бумажные документы, рекомендуем создать электронный архив отсканированных документов. В этом случаев в любой момент можно будет найти нужный документ и не придется копаться в кипах бумаг.

В 1С-WiseAdvice пошли дальше – разработали и запатентовали уникальную технологию обработки первичных документов «Процессинг» и доработали под нее программу 1С. Как это работает.

Бумажные экземпляры «первички» сразу передаются в отдел Делопроизводителей, сотрудники которого:

  1. Сканируют все оригиналы «первички». Электронные копии размещаются на сервере в клиентских папках, после чего происходит их загрузка в учетную систему.
  2. Подшивают бумажные оригиналы в папки-регистраторы. По мере наполнения каждая папка опечатывается и возвращается клиенту либо передается на хранение в архивную компанию.

Бухгалтеры получают автоматическое оповещение о необходимости обработать новый документ. После чего:

  1. Определяют вид документа, принадлежность к конкретной сделке, устанавливают взаимосвязи с другими документами по этой сделке.
  2. Проверяют качество документов по специальному чек-листу на соответствие требованиям ФНС (чтобы на проверках инспекторы приняли эти документы и не доначислили НДС и налог на прибыль).
  3. При наличии в системе дубля или более ранней версии документа происходит замена на актуальную версию, чтобы предотвратить ошибки в учете.

Главные бухгалтеры в свою очередь:

  1. Ведут учет на основании загруженной в учетную систему «первички».
  2. Правильно рассчитывают налоги (без недоимок и переплат).
  3. На основе корректного учета составляют отчетность, которую не приходится исправлять подачей уточненных деклараций.

Не используйте факсимиле

Порядок оформления первичных бухгалтерских документов допускает только собственноручную или электронную подпись. Других вариантов в законе о бухучете нет.

Минфин не признает документы, подписанные факсимиле, и неоднократно говорил об этом (см. письма от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 13.04.2015 № 03-03-06/20808). Поэтому для того чтобы не было проблем с вычетами по НДС и налогу на прибыль, позаботьтесь о том, чтобы на «первичке» стояли либо собственноручная, либо электронная подписи.

Не повторяйте чужих ошибок

О том, что «первичка» не в порядке, чаще всего задумываются только когда пришла налоговая проверка, и бывает уже поздно. Вот на чем чаще всего «попадаются» организации во время проверки:

  1. Провели операцию по неправильному документу, а после получения правильного правки в учете не сделали.
  2. Не проводили инвентаризацию первичных документов, и во время проверки возникла неразбериха.
  3. Не соблюдали правила оформления первичных бухгалтерских документов: не было обязательных реквизитов, подписи ответственных, были ошибки в значимых полях и т.д.
  4. Отправили контрагенту документ на переделку и забыли об этом.
  5. Потеряли документы.

1С-WiseAdvice позаботится о том, чтобы каждый документ был на месте, правильно оформлен и не вызывал вопросов.

Преимущества, связанные с использованием уникальной технологии обработки «первички» в 1C-WiseAdvice:

  1. Прозрачность процесса обработки «первички»: документы собираются равномерно в течение отчетного квартала, мы можем восстановить историю движения каждого документа от момента передачи нам в офис до его отражения в учете.
  2. Многоуровневый контроль: своевременность и качество обработки «первички», ведения учета и подготовки отчетности контролируются кураторами-аудиторами и средствами электронной автоматизации.
  3. Сохранность бумажных архивов: команда бухгалтеров работает только с электронными копиями вашей «первички», а бумажные оригиналы не покидают пределов одного помещения, не теряются и тщательно архивируются.
  4. Электронный архив: позволяет за несколько секунд найти в 1С необходимый документ и его распечатать, что является неоспоримым преимуществом при взаимодействии с ИФНС.
  5. Оперативные и достоверные данные: в системе всегда актуальная информация для формирования отчетности в налоговую и для принятия управленческих решений.
  6. Снижение налоговых рисков: мы гарантируем, что каждая цифра в подготовленной нами отчетности подтверждена документально, что минимизирует риск претензий на налоговых проверках.

Передайте ведение бухгалтерского и налогового учета на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, и вы сможете быть уверены в том, что с «первичкой» у вас полный порядок.

Заказать услугу

Система налогового учета

На основе первичных документов производится обобщение информации. Данные налогового учета — данные, которые учитываются в разработочных таблицах, справках бухгалтера и иных документах налогоплательщика, группирующих информацию об объектах налогообложения.

Формирование данных налогового учета предполагает непрерывность отражения в хронологическом порядке объектов учета для целей налогообложения (в том числе операций, результаты которых учитываются в нескольких отчетных периодах либо переносятся на ряд лет).

При этом аналитический учет данных налогового учета должен быть так организован налогоплательщиком, чтобы он раскрывал порядок формирования налоговой базы.

Вместе с тем налоговым законодательством установлено, что система налогового учета организуется налогоплательщиком самостоятельно, исходя из принципа последовательности применения норм и правил налогового учета, то есть применяется последовательно от одного налогового периода к другому. Порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой соответствующим приказом (распоряжением) руководителя. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета.

Изменение порядка учета отдельных хозяйственных операций и (или) объектов в целях налогообложения осуществляется налогоплательщиком в случае изменения законодательства о налогах и сборах или применяемых методов учета. Решение о внесении изменений в учетную политику для целей налогообложения при изменении применяемых методов учета принимается с начала нового налогового периода, а при изменении законодательства о налогах и сборах не ранее чем с момента вступления в силу изменений.

Исправления в реквизитах документа

ФЗ №402 (ст. 9-7) в общем случае позволяет исправлять первичные документы. Неверную информацию зачеркивают так, чтобы она была читаемой, а рядом пишут скорректированные данные, с пометкой «исправлено» (согласно положению Минфина №105 от 29-07-83). При этом указанная статья ФЗ требует при исправлении проставлять дату и подпись исполнителя исправления таким образом, чтобы различить его фамилию и первые буквы имени, фамилии.

Главное

  1. Реквизиты бухгалтерского документа делятся на обязательные и дополнительные.
  2. Без первых он теряет законную силу, тогда как вторые уточняют уже внесенные основные данные.
  3. Реквизиты должны быть внесены так, чтобы информация о факте хозяйственной жизни читалась однозначно, в противном случае могут возникать разногласия с партнерами по бизнесу и контролирующими органами.
  4. Исправления в реквизитах документа при необходимости вносятся так, чтобы были видны исправляемая сумма, дата и данные ответственного за исправление лица.