Организация выставочной деятельности

Современная выставочная деятельность становится важной формой рекламы, специализированным бизнесом и инструментом государственной политики.

Современная выставочная деятельность очень важна.

Понятие выставочной деятельности и для чего она нужна

Под выставочной деятельностью понимается взаимодействие на ограниченной площади в течение какого-либо периода времени участников, каждый из которых выполняет свою работу.

К участникам относятся:

  • организаторы выставки;
  • предприятия, представляющие товары и услуги;
  • посетители;
  • СМИ.

Цели выставочной деятельности:

  • знакомство с передовыми достижениями компании или сферы;
  • изучение рынка;
  • реклама изделий;
  • контакт с покупателями и потребителями;
  • прогноз спроса на продукцию.

выставка ярмарка экспозиция маркетинговый

Выставки и ярмарки являются одним из средств маркетинговых коммуникаций. Маркетинг представляет собой деятельность производителей по продвижению товара на рынок. Среди разных видов такого продвижения (реклама, формирование общественного мнения, персональные продажи) выставки и ярмарки признаны одним из самых эффективных инструментов маркетинга, поскольку в них одновременно участвуют и специалисты, и производители, и потребители. Это дает возможность участникам параллельно решать проблемы сбыта, определять круг покупателей и партнеров. Ярмарки и выставки становятся местом демонстрации последних достижений научно-технического прогресса. Участие предприятия в ярмарках позволяет не только представить свою продукцию, но и ознакомиться с последними достижениями всей отрасли, получить достоверную информацию о новейших разработках своих конкурентов и т.п.

Поскольку в настоящее время отменена система государственных заказов и плановое распределение продукции машиностроительной отрасли, предприятия осуществляют сбыт продукции посредством собственных возможностей. Именно поэтому так важно использовать все возможные средства для продвижения продукции, в том числе и ярмарочно-выставочную деятельность, чем и обусловливается актуальность темы курсовой работы.

Понятие выставки и выставочной деятельности

«Выставка (exhibiti- n) — слово, основанное на средневековой переделке латинского слова «exhibiti- nem» — «видеть». Ярмарки были местами рыночной торговли, выставки занимались демонстрацией товаров. Они являются более новым феноменом, ставшим массовым, лишь когда в Европе произошли социальные, культурные и политические изменения в результате «промышленной революции» .

В Концепции развития выставочной деятельности в Российской Федерации употребляются следующие понятия:

Выставки — это рыночные мероприятия, на которых экспоненты представляют на основе выставочных образцов производимые товары и услуги.

В рамках выставок организации (экспоненты) с помощью образцов (экспонатов) демонстрируют производимые товары и услуги с целью изучения конъюнктуры рынка и содействия их сбыту.

Выставки — многокомпонентные мероприятия, включающие в себя наряду с демонстрацией экспонатов также конференции, семинары, «круглые столы» и другие мероприятия, выполняющие информационную функцию.

Выставки — рыночные мероприятия с ограниченным временем проведения. Адресуя свои экспонаты преимущественно обычным посетителям-неспециалистам, многочисленные участвующие в выставке предприятия представляют и реализуют характерные товары и услуги одной или нескольких отраслей или информируют потребителей с целью содействия сбыту товаров .

Выставки могут к тому же дать множество необходимых отправных точек для осуществления предпринимательской политики, ориентированной на сбыт. Здесь становятся очевидными процессы происходящие на рынке, виды и диапазон изменений а также направление и темп будущего развития.

Выставки — это своеобразное средство коммуникации, отличающееся и своими собственными возможностями. В отличие от газетной публикации, рекламного письма, проспекта или каталога, которые в конечном счете дают лишь абстрактное представление о предмете, на выставке сам товар выдвигается на передний план, ведь станки и установки показываются в действии. С профессиональным техническим представлением непосредственно и неразрывно связывается лично полученная информация .

Функции выставки:

— концентрированное зеркальное отображение соответствующего рынка.

— эмоциональное событие, воздействующее на все органы чувств человека.

— увеличенные обозримости рынка.

— доступ к новым рынкам.

— установление прямой зависимости между ценой и качеством .

Основной целью выставочной деятельности является удовлетворение потребности в коммуникации между предприятиями и их аудиторией (клиентами, поставщиками, конкурентами, СМИ, органами власти, инвесторами и т.п.). Задачи выставочной деятельности:

1. создание необходимого информационного поля;

2. показ новых изделий, продукции, новых методов и принципов;

3. укрепление и развитие местного потребительского рынка, обеспечение его мобильности;

4. поддержка малого предпринимательства;

5. формирование значительных финансовых потоков;

6. обеспечение пополнения от выставочной деятельности в бюджет города с учетом мультипликационного эффекта инфраструктуры города (гостиницы, транспорт, предприятия общественного питания, театры, музеи).

Исходя из конкретных цели и задач выставочной деятельности предприятия, выделяется следующая классификация выставок (рис. 1.1)

Рисунок 1.1 — Классификация выставок в зависимости от цели экспонирования

Выставочная активность предприятия определяется как совокупность процессов, сознательно ориентированных на решение поставленных цели и задач и критериев оценки эффективности их выполнения с целью обеспечения благоприятного информационного поля любому предприятию для осуществления маркетинговых коммуникаций .

Исходя из определения выставочной активности для предприятий выставки, в первую очередь, служат инструментом коммуникационной политики: здесь распространяется и собирается необходимая информация, осуществляются контакты с большим количеством представителей целевой группы апробируются инновационные процессы в отрасли.

Самым главным отличием выставки от инструментов маркетинговой коммуникации является интерактивность, возможность равноправного влияния всех участников рынка на его развитие. Отказ предприятия от участия в выставках приводит к стагнации и победе конкурентов. «Слабые» выставки и неуважительное отношение к ним как организаторов, так и предприятий — экспонентов приводит к потере потенциальных потребителей и реальных секторов рынка, а в дальнейшем — к неизбежным изменениям в общей маркетинговой политике .

Для конкретного предприятия такие изменения могут стать причиной реорганизации всей системы производства, сбыта, рекламной политики. Наиболее очевидными эти проблемы становятся после оценки результатов участия в выставке. Если оно не было достаточно эффективным, необходимо определить, в чем причина, и кто конкретно виноват.

Таким образом, выставка является универсальным индикатором, отображающим и состояние рынка, и качество работы маркетингового отдела предприятия.

Положение отрасли в экономическом сегменте страны сегодня

Выставочная деятельность в условиях глобализации и обострения конкуренции на внутреннем и международном рынках способствует стимулированию развития национальной экономики за счет:

  • мониторинга состояния отрасли;
  • влияния на формирование промышленной политики;
  • привлечения инвестиций и развития предприятий;
  • оптимизации каналов сбыта;
  • поддержки отечественных производителей;
  • развития деловых связей.

Для расширения внешнеэкономического сотрудничества государство создает центры поддержки и содействия в проведении экспонирования для субъектов малого и среднего бизнеса.

Направления современной выставочной деятельности.

Формы проведения выставочных мероприятий

В РФ выставки отождествляются с ярмарками, для которых характерны:

  • показ и продажа товаров;
  • демонстрация доступного для покупателя ассортимента;
  • наличие развлечений для посетителей (лотереи, викторины, кафе и др.).

Масштаб предложений и круг посетителей обоих видов демонстрации отличается (например, потребители более информированы о товаре на выставках), но с каждым годом различия между ними стираются.

Оба мероприятия могут проводиться в следующих формах:

  1. Передвижные.
    С применением автофургонов, салонов самолетов и крупных судов, заходящих в портовые города нескольких стран.
  2. Постоянные.
    Чаще организовываются при дипломатических представительствах страны за границей.
  3. Торговые недели.
    Устраиваются в торговых центрах больших городов.

Особенности конгрессной деятельности

Конгрессные мероприятия — это часть деловой программы выставки, организованная от имени государственного органа или некоммерческих отраслевых организаций.

Цель такого мероприятия:

  • создание коммуникационной среды;
  • обсуждение новых идей и технологий;
  • поиск практических путей решения прикладных проблем.

К конгрессной деятельности относятся:

  • конгрессы;
  • форумы;
  • симпозиумы;
  • семинары;
  • конференции;
  • круглые столы;
  • совещания;
  • деловые завтраки;
  • поощрительные поездки.

Перспективные направления работы конгрессной деятельности.

На таких мероприятиях не создаются условия для непосредственного сбыта продукции, они могут сопровождаться минимальными экспозициями.

Место музеев в выставочной деятельности страны

При анализе музейной выставки прослеживается курс на эмоциональное вовлечение посетителя в художественное пространство. Кроме юбилейных, монографических и тематических экспозиций, характерных для советского периода, музеи завлекают посетителей зрелищными мероприятиями.

Современная выставочная деятельность музеев влияет на их имидж и повышает конкурентную способность на рынке культурно-информационных услуг, решая такие задачи, как:

  • организация культурного досуга;
  • формирование и сохранение исторической памяти социума;
  • актуализация современного искусства и художественного наследия прошлого;
  • знакомство с новыми художниками;
  • пополнение коллекций любителей искусства.

В странах Европы музеи десятки лет участвуют в деятельности предприятий, помогая продвижению их продукции и услуг. В РФ такая практика пока не распространена.

Значение выставочно-ярмарочной деятельности

В РФ демонстрация достижений превратилась в сегмент рынка, который:

  • повышает деловую активность региона;
  • обеспечивает мобильность рынка;
  • пополняет бюджет;
  • поддерживает промышленность.

Функции выставки.

Важны экспозиции, тематика которых связана с приоритетными в стране отраслями. Это способствует развитию науки и торговли.

Виды и различия выставочно-ярмарочных мероприятий

Классификация экспозиций включает несколько групп.

По направлению работы:

  • торговые;
  • ознакомительные;
  • коммуникационные.

По частоте проведения:

  • сезонные;
  • ежегодные;
  • периодические (например, демонстрация инвестиционных товаров проводится 1 раз в 2-5 лет).

По широте тематики:

  • универсальные;
  • многоотраслевые;
  • отраслевые;
  • специализированные.

По видам представляемых товаров:

  • продукция производственного назначения;
  • потребительские товары;
  • услуги.

По составу участников, месту проведения и экономическому значению:

  • региональные;
  • межрегиональные;
  • национальные;
  • с международным участием;
  • международные;
  • всемирные.

Виды выставок.

Как развивается сфера выставочной деятельности в мире

По развитию индустрии лидируют:

  • США;
  • Китай;
  • Германия.

В США для демонстрации достижений используются выставочно-конгрессные центры, отели, площадки с размещенными специализированными трейлерами.

В Китае с каждым годом проводится на 20% больше экспозиций.

В новые современные комплексы входят:

  • демонстрационные центры;
  • музеи;
  • торговые и игровые центры;
  • гостиницы.

Так, Кантонский салон располагает 1,17 млн.м² выставочной площади и 60 тыс. стендов, принимает только бизнесменов из-за рубежа (до 200 тыс.человек). Сервисное обслуживание включает отправку образцов товара, планирование доставки, страховку и др.

Растет число экспозиций, проводимых немецкими специалистами за рубежом.

В развитых странах индустрия тесно связана с передовыми отраслями промышленности, поддерживается правительством, имеет собственную инфраструктуру.

Специфика проведения выставочных мероприятий в российских регионах

Организация и методика проведения выставок.

За последние 3-4 года количество показов выросло. Экспонентам выгодно принимать в них участие, т.к. в регионах это сделать проще, чем на главных площадках страны. Появляются новые тематики, из которых самой распространенной считается импортозамещение.

Специфика организации выставок состоит в следующем:

  1. Недостаточно специально оборудованных площадок, под выставки приспосабливают дома культуры и спорта, склады.
  2. Единичные выставочные центры в городах не имеют конкурентов и не тратят средства на свое развитие.
  3. Хотя количество экспонатов передвижных музейных экспозиций растет с каждым годом в среднем на 20%, недостаточное финансирование и труднодоступность поселений ограничивает возможность показа оригиналов.

Нерешенные проблемы на данном этапе существования выставочной деятельности

Осложняют развитие индустрии следующие факторы:

  • деятельность корректируется актами общего характера и нормативно-правовыми (всего больше 200), но единого правового акта, регулирующего основные аспекты выставочно-ярмарочной деятельности, нет;
  • конгрессная деятельность членов РСВЯ остается отрицательной (хотя оборот от показов растет);
  • нехватка современных выставочных центров и высокая арендная плата за место экспозиции.

К нерешенным проблемам относятся также обеспечение поддержки правительства и подготовка квалифицированных кадров, в т.ч. фандрейзеров (продюсеров) и менеджеров (координаторов), которые способны создавать и воплощать идеи для любого пространства и финансирования.

Участие в специализированных выставках

Во время проведения выставки решается сразу несколько задач:

— презентация новой продукции, товара, услуги, проверка реакции клиентов и партнеров на новинки;

— изучение рынка сбыта продукции, рекламы, установление личных контактов с партнерами и развитие сбытовой сети;

— увеличение объема продаж;

— контроль конкурентоспособности предприятия;

— определение экспортной способности товаров;

— контроль эффективности существующих каналов сбыта;

— поиск новых партнеров по сбыту, в том числе и региональных;

— оценка новых покупательских сегментов;

— улучшение имиджа предприятия;

— получение данных о потребительских предпочтениях;

-решение всего спектра вопросов по ценообразованию;

Несмотря на то что многие компании заключают на выставках контракты, подобные случаи встречаются далеко не всегда — более половины участников различных выставок недовольны результатами.

Чтобы выставка прошла успешно, необходим системный подход. Рассмотрим этапы участия предприятия в выставках более подробно:

1. Для определения целесообразности участия в той или иной выставке полезно для начала четко представить себе сферу коммерческих интересов предприятия. После уточнения сферы деятельности нужно составить полный список всех выставок, которые могут представлять для вас интерес.

Далее следует уточнить бюджет компании на подобные мероприятия и провести сравнительный анализ выставок. В качестве исходных данных для этой цели могут использоваться следующие показатели:

— престижность и представительность выставки;

— стоимость рекламного контакта с потенциальным клиентом;

и перспективность выставки;

— имидж выставки с точки зрения потенциальных клиентов;

— стоимость участия в выставке;

2. Определение выставок, в которых мы хотим принять участие. На основании проведенного анализа определяем круг с учетом рекламного бюджета компании. Необходимо лично пообщаться с организаторами и участниками как можно большего количества выставок, а также почитать отзывы участников и независимых обозревателей.

3. Выбор площади выставочного стенда и его расположения. Он зависит от финансовых возможностей и умения произвести максимум впечатления при помощи минимума средств.

4. Подписание договора с организатором выставки. Данный этап может быть как быстрым, так и долгим, в зависимости от умения читать договоры и вести переговоры.

5. Подготовка персонала к выставке. Надо постоянно помнить о том, что сотрудники должны быть выбраны из самых компетентных, опытных и профессиональных работников компании, а вовсе не из тех, кому в дни проведения выставки нечем заняться. Они же должны помочь подготовиться к стрессовым дням своим менее опытным коллегам. Лучше всего, если от предприятия на выставке присутствуют минимум три сотрудника — двое из них могут постоянно находиться на стенде, а один — изучать конкурентов и посещать различные выставочные мероприятия.

Следует отметить: самые важные дни на выставке — первый и заключительный;

6. Заказ рекламной продукции для раздачи на выставке. Без привлекательных раздаточных материалов участие в выставке будет неэффективным. Заранее за 2-3 месяца до мероприятия закажите рекламную и сувенирную продукцию. Лучше всего, если это будут не просто прайс-листы, а фирменные брошюры и буклеты.

7. Информирование клиентов и партнеров. Выставка пройдет менее эффективно, чем могла бы, если вы не пригласите на нее своих клиентов и партнеров. Не нужно бояться того, что они найдут на выставке более выгодных и профессиональных поставщиков. Чему быть, того не миновать, а имидж компании вы таким образом повысите — люди, приглашенные вами, будут вам за это благодарны, к тому же они наверняка подойдут к вашему стенду, и это будет лишним поводом пообщаться и обсудить ваши совместные проекты. Приурочить к проведению выставки сбор деловых партнеров для проведения тренингов, конференций, награждения почетными дипломами и неформального общения.

8. Работа на выставке. Стендисты обязаны быть психологами, уметь точно распределять свое внимание между посетителями и знать свое дело до мелочей. Девушек-моделей, просто раздающих буклеты, на выставку лучше не приглашать — перспективным клиентам не о чем будет с ними говорить, а выставка — это в первую очередь общение.

9. Отработка контактов. В течение каждого выставочного дня стендисты должны по крупицам собирать ценную информацию: пожелания посетителей стенда, действия и удачные находки конкурентов, рекламную продукцию участников.

10. Анализ участия компании в выставке. Не следует делать поспешных пессимистичных выводов. Конечно, хорошо, если прямо на выставке вы заключили выгодный контракт, но часто измерить эффект сразу просто невозможно — повышение узнаваемости вашей компании на рынке и рост числа заказов иногда происходят спустя значительное время после завершения мероприятия.

Выставка обеспечивает самый большой приток клиентов. Это самый действенный из всех маркетинговых активов, потому что он работает в режиме «здесь и сейчас». Ни одна рассылка, ни один сайт, никакая реклама не смогут дать клиенту полного впечатления о компании, предоставить информацию о продуктах и новинках и о характере ее работы.

Преимущества и недостатки выставки

Выставка — это довольно специфический маркетинговый инструмент, который имеет свои преимущества и недостатки.

Начнем с приятных моментов:

  • организаторы используют только качественную и масштабную рекламу;
  • на выставку по большей части приходит действительно заинтересованная аудитория;
  • участие в таком мероприятии дает возможность предпринимателю установить новые связи с местными органами власти, другими предприятиями, которые могут быть поставщиками сырья, рекламными компаниями;
  • поддержание имиджа своего предприятия.

Но на ряду с преимуществами, есть и недостатки:

  • высокая стоимость участия;
  • длительное время подготовки;
  • дорогое оформление выставочного стенда;
  • человеческий фактор (на выставку стоит отправлять только проверенных и подготовленных сотрудников маркетингового отдела).