О проведении инвентаризации

Добавить в «Нужное»

Обновление: 9 февраля 2017 г.

Правильность и обоснованность сумм, отраженных на счетах бухучета, нуждается в периодической проверке. Такая проверка осуществляется путем проведения инвентаризации финансовых обязательств. В ходе такой инвентаризации проверяются расчеты организации с другими лицами, задолженности по недостачам, дебиторская и кредиторская задолженность. Рассмотрим порядок проведения такой проверки.

Необходимость проведения инвентаризации

По мнению Министерства финансов Российской Федерации, проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств организации следует раз в год. Период для проверки — с 1 января по 31 декабря.

Необходимость проведения подобной проверки следует, в том числе, из пункта 74 Положения от 29 июля 1998 года № 34н, согласно которому в бухгалтерском учете не должно быть несогласованных (неурегулированных) с контрагентами организации сумм и расхождений в расчетах. Проверка проводится перед составлением годового отчета.

Кроме этого, законодательство предусматривает ряд случаев, в которых также необходима инвентаризация.

Обязательное проведение инвентаризации

Случаи, при которых проведение инвентаризации обязательно (в дополнение к вышеуказанному проведению инвентаризации финансовых обязательств), предусмотрены пунктом 27 вышеуказанного Положения. Вот они:

  • передача имущества в аренду;
  • операции в отношении ГУП или МУП;
  • смена материально ответственных лиц;
  • ущерб, пропажа имущества, возникновение последствий от ЧС;
  • реорганизация или ликвидация юридического лица.

Проведение инвентаризации финансовых обязательств организации

Рассматриваемая проверка включает в себя:

  • инвентаризацию расчетов с кредитными организациями;
  • проверку расчетов с бюджетом;
  • проверку состояния расчетов с контрагентами (покупателями, поставщиками);
  • инвентаризацию расчетов по авансовым отчетам;
  • инвентаризацию расчетов с работниками по зарплате и иным выплатам;
  • полную инвентаризацию финансовых обязательств организации в отношении всех дебиторов и кредиторов.

Проверка идентичности данных о расчетах (другими словами – сверка расчетов) проводится в отношении каждого из указанных субъектов обособленно.

При проведении инвентаризации следует руководствоваться положениями Методических рекомендаций Минфина РФ от 13 июня 1995 года N 49.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств

Проведение инвентаризации должна обеспечивать соответствующая комиссия, которая действует на постоянной основе.

Назначение членов комиссии производится руководителем организации, для чего издается специальное распоряжение (приказ).

С целью проведения инвентаризации организация, в т.ч., запрашивает сверку с контрагентами.

Результаты инвентаризации расчетов и финансовых обязательств отражаются в соответствующем акте.

Существует унифицированная форма акта № ИНВ-17. Однако руководитель организации вправе утвердить самостоятельно разработанную форму такого акта.

Сверка с налоговыми органами осуществляется путем составления акта по форме 1160070.

Составлению указанных документов должна предшествовать справка о проведенной инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации. Такая справка является основанием для составления вышеуказанных актов инвентаризации.

Порядок проведения инвентаризации

1. Инвентаризационные и рабочие комиссии.

2. Общий порядок инвентаризации.

3. Инвентаризация денежных средств в кассе.

4. Инвентаризация ценных бумаг и бланков.

5. Документальное оформление результатов инвентаризации.

Порядок проведения инвентаризаций в организации предполагает создание постоянно действующих инвентаризационных комиссий в составе:

— руководителя предприятия или его заместителя (председателя комиссии);

— главного бухгалтера;

— начальников структурных подразделений (служб);

— представителей общественности.

Для непосредственного проведения инвентаризации имущества создаются рабочие комиссии в составе:

— представителя руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию (председатель комиссии);

— специалистов (экономиста, работника бухгалтерской службы, инженера, технолога, товароведа, кладовщика и др.).

В состав комиссии должны включаться опытные работники, хорошо знающие инвентаризуемое имущество, порядок формирования цен, первичный учет.

* В межинвентаризационный период на предприятиях (организациях) должны проводиться систематические проверки и выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Эти проверки и инвентаризации осуществляются по распоряжению руководителя работниками инвентаризационных групп, состоящих в штате предприятия, или ревизионными комиссиями, в состав которых включаются должностные лица, хорошо знающие товарно-материальные ценности, бухгалтерский учет и отчетность, а также представители общественности.

* Персональный состав постоянно действующих инвентаризационных комиссий, рабочих инвентаризационных комиссий и комиссий, осуществляющих проверки и выборочные инвентаризации, утверждается приказом руководителя предприятия (организации). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Перед началом проведения инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям — контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала и окончания работы по проведению инвентаризации. К ее началу должна быть закончена обработка приходных и расходных первичных документов, сделаны все записи в аналитическом, синтетическом учете и выведены остатки, все ценности должны быть разложены по названиям, сортам, размерам и т.д. Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись.

* При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, а в остальных случаях — заблаговременно.

Складские операции в период инвентаризации не производятся; заведующий складом в данной описи дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточку складского учета материалов и сданы в бухгалтерию организации.

При инвентаризации фактическое наличие имущества определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера непосредственно в местах хранения (закрепления) имущества. Проверка фактических остатков производится при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров, заведующих хозяйствами, кладовых, секций, торговых предприятий и т.п.).

Инвентаризация проводится по каждому материально ответственному лицу и месту хранения (складу), обязательно в присутствии материально ответственного лица. Все данные заносятся в инвентаризационные описи. Комиссия также должна проверить весовое измерительное оборудование и соблюдение установленных сроков его клеймения.

Материально ответственное лицо дает расписку, что все ценности, отмеченные в описи, приняты им на ответственное хранение и никаких претензий к комиссии у него нет. По окончанию инвентаризации оформленные инвентаризационные описи сдают в бухгалтерию, где их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета.

Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации (количество и сумма), наличие средств по данным учета и результаты сравнения — излишек или недостача. В сличительную ведомость записывают только те ценности, по которым выявлены излишки и недостачи, а остальные показывают в ведомости общей суммой. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

* Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы и решения комиссии оформляют протоколом, утвержденным руководителем предприятия, после чего результаты инвентаризации отражают в учете и отчетности того месяца, в котором она была завершена, а результаты годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

* По отдельным объектам имущества и обязательств при необходимости делаются контрольные проверки правильности проведения инвентаризации и составляется акт контрольной проверки правильности проведения инвентаризации ценностей, в котором отмечаются фактические суммы инвентаризации и контрольной проверки и фиксируются расхождения (плюсовые и минусовые).

* Весь вышеизложенный общий порядок инвентаризации можно представить схематически.

Схема 1. Порядок проведения инвентаризации

Подготовительные работы

Приказ руководителя о составе комиссии, сроках, объектах

Проверка технических паспортов, инвентарных карточек и т.д. по всем объектам

Письменное подтверждение материально-ответственных лиц о передаче всех документов в бухгалтерию

Завершение разности документов по счетам, выведение в них остатка

Пересчёт, обмер, взвешивание, оценка всех объектов

Инвентаризационные описи (подписи членов комиссии и материально ответственных лиц)

Сличительные ведомости, сверка фактического наличия с данными учёта по объектам

Акт выявления результатов

Протокол комиссии (подписи руководителя и материально ответственных лиц)-заключение о результатах, которые отражаются в учёте

Пересортица — взаимозачёт недостач ценностей излишками

Недостачи — отнесение в начёт виновным или списание на затраты и убытки

Излишки — приходуются в доход предприятия или госбюджета

Инвентаризация денежных средств в кассе производится в соответствии с порядком ведения кассовых операций. При инвентаризации денежных знаков и других ценностей в кассе предприятия принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги, почтовые марки:

* Наличные деньги определяются фактически наличием денежных знаков при полистном пересчете и сверке с учетными данными.

* Проверка ценных бумаг и бланков производится по видам бланков с учетом начала и конца номеров бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

* Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм с данными квитанций сопроводительных документов.

* Инвентаризация средств на соответствующих счетах производится путем сверки остатков сумм, числящихся на счетах с данными выписок банков из этих счетов.

Инвентаризация денежных средств в кассе оформляется актом, где перед проведением инвентаризации кассир дает расписку в том, что к началу проверки все соответствующие документы сданы в бухгалтерию предприятия и все поступившие денежные средства оприходованы, а выбывшие — списаны.

При инвентаризации ценных бумаг и бланков составляется соответствующая инвентаризационная опись, в которой также сначала дается расписка кассира. В инвентаризационную опись включаются все ценные бумаги с указанием наименования, кода, номера серии, указываются номинальная стоимость, количество и сумма, выводится результат инвентаризации. В описи дается итог количества порядковых номеров, приводится прописью сумма фактически; в конце ведомости дается расписка кассира, что проверка проведена в его присутствии и что к комиссии претензий нет, все ценные бумаги приняты на ответственное хранение.

Руководитель организации для проведения инвентаризации издает приказ, в котором отражаются дата, место проведения, состав инвентаризационной комиссии с указанием председателя и ее членов; что подлежит инвентаризации (имущество, финансовые обязательства), время начала проведения и окончания, причина инвентаризации и в какие сроки следует сдать в бухгалтерию материалы по инвентаризации.

Приказ регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Сведения о фактическом наличии имущества записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. В инвентаризационной описи отражается расписка материально ответственного лица. Наименование инвентаризируемых ценностей и объектов, их количество указываются по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На имущество, арендованное или находящееся на ответственном хранении, составляются отдельные списки.

Контрольные проверки оформляются «Актом контрольной проверки правильности проведения инвентаризации ценностей», который подписывают лицо, проводившее контрольную проверку, председатель инвентаризационной комиссии, члены комиссии.

Сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения.

В них отражаются результаты инвентаризации, т. е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Кадастровый учет

В связи с тем, что положения нормативно-правовой базы предоставляют возможность проведения операций только с теми объектами недвижимости, которые внесены в реестр и имеют кадастровый паспорт, руководители российских компаний должны обеспечить наличие этого документа, если до этого момента времени это требование не было соблюдено.

Необходима организация кадастрового учета и для таких объектов недвижимости, как земельные участки. В особенности объекты, которые разделены на несколько частей. После межевания земли, на каждый полученный участок должен быть оформлен кадастровый паспорт. В противном случае с участком без документов не может быть проведено никаких операций. Читайте также статью: → «Как узнать кадастровую стоимость квартиры в 2020”

Сроки инвентаризации

В большинстве случаев периодичность проведения инвентаризации в компаниях определяется руководителем. Тем не менее, закон предусматривает ситуации, когда проведение инвентаризации является обязательным требованием. К ним относятся:

  1. Если руководителем принято решение продать объект или сдать его в аренду;
  2. Перед ежегодным составлением годовой отчетности;
  3. В случае возникновения стихийного бедствия или иного форс-мажорного обстоятельства;
  4. При осуществлении реорганизации или ликвидации компании;
  5. При смене материально-ответственных лиц;
  6. При обнаружении фактов хищения.

Инвентаризация объектов недвижимости: порядок проведения

Главной задачей руководителя компании является создание благоприятных условий проведения инвентаризации. Для того чтобы провести инвентаризацию должна быть сформирована инвентаризационная комиссия. В ее задачи входит максимально точное отражение фактического наличия имущества. На основе наблюдений участников заполняется первичный учетный документ – инвентаризационная опись.

Важно! Итоги проведения инвентаризации должны отражаться в хозяйственном учете компании в том периоде, в котором ревизия была окончена.

Проведение инвентаризации недвижимого имущества позволяет определить наличие необходимых документов, подтверждающих право владения имуществом. Читайте также статью: → «Порядок проведения технической инвентаризации объектов недвижимости в 2020 году”

Ревизия недвижимого имущества позволяет:

  1. Выявить недвижимое имущество, утратившее свои первоначальные показатели;
  2. Проверить насколько ответственными лицами соблюдаются требования к эксплуатации объектов.

Бухгалтерские проводки

Проведение инвентаризации объектов недвижимости непременно должно быть отражено в хозяйственном учете компании. В соответствие с Методическими указаниями проведения инвентаризаций, все результаты проведения ревизий непременно должны быть отражены в том месяце, в котором они выявлены.

В ходе проведения ревизии могут быть выявлены, так излишки, так и недостачи объектов. Бухгалтерские записи представим в виде таблицы.

п/п Хозяйственная операция Бухгалтерская запись
1 Выявлены излишки при проведении инвентаризации объектов недвижимости Дт 01 Кр 91
2 Недостача, выявленная в ходе ревизии Дт 91 Кр 94
3 Списана величина амортизации по утраченным объектам Дт 02 Кр 01
4 Списывается остаточная стоимость объектов Дт 94 Кр 01
5 Недостача отнесена на виновное лицо Дт 73 Кр 94
6 Сумма удержана из зарплаты работника Дт 70 Кр 73

Примеры отражения в учете результатов инвентаризации объектов недвижимости

Пример 1

При проведении ревизии недвижимого имущества в компании выявлен неучтенный объект основных средств стоимостью 600000 рублей. В учете бухгалтер сделает следующие записи:

  1. Дт 01 Кр 91 – отнесены на прочие расходы излишки основных средств.

При отражении в налоговом учете излишек будет включен в состав внереализационных расходов и требует начисления амортизации.

Пример 2

В ходе проведения ревизии в организации выявлена недостача объектов основных средств. Виновное лицо не установлено. В учете будут сделаны следующие проводки:

  1. Дт 02 Кр 01 – Списание с учета накопленной амортизации;
  2. Дт 94 Кр 01 – Отнесение на расходы остаточной стоимости объекта;
  3. Дт 92 Кр 94 – Отражение в учете недостачи ОС.

Пошаговая инструкция проведения инвентаризации недвижимого имущества

Проведение инвентаризации в компании осуществляется в несколько этапов, таких как:

  1. Подготовка к проведению ревизии;
  2. Подсчет фактического наличия проверяемых объектов;
  3. Сопоставление фактической и учетной информации;
  4. Документальное оформление полученных результатов;
  5. Отражение итогов в хозяйственном учете.

Первый подготовительный этап предполагает издание руководителем компании приказа о проведении в организации инвентаризации. Руководитель устанавливает ответственную группу лиц, которые войдут в состав инвентаризационной комиссии, определяются сроки проведения ревизии и категории проверяемых объектов. На этом этапе необходимо получить расписки от ответственных лиц и подготовить инвентаризационные описи для осуществления ревизии.

Второй этап предусматривает непосредственное проведение ревизии и аналитические мероприятия по сопоставлению фактических и учетных данных. Основные характеристики проводимых в организации инвентаризаций следует отразить в учетной политике компании.

Важно! Помимо определения фактического наличия объектов необходимо также проведение мониторинга их технического состояния.

На третьем этапе в случае обнаружения различий между данными проверки и данными, отраженными в учете компании, инвентаризационная комиссия заполняет сличительные ведомости и стремится выявить причины отклонений.

Результаты проведения ревизии должны быть оформлены документально. Это требование устанавливается на основе нормативно правовой базы, определяющей необходимость наличия в компании документов первичного учета. Последний этап предполагает отражение итогов проведения проверки в бухгалтерском учете.

Документы для инвентаризации

В связи с тем, что проведение инвентаризации в компании должно быть оформлено документально, предусматриваются определенные виды инвентаризационных документов. К ним в частности относятся:

  1. Инвентарные карточки. Карточки предназначены для отражения в хозяйственном учете сведений о наличии в компании недвижимого имущества, а также его перемещении, если оно было произведено. Инвентарные карточки заполняются индивидуально на каждый отдельно взятый объект недвижимого имущества или на группу однотипных объектов.
  2. Инвентарные книги и описи. Эти документы объединяют в себе все имеющиеся в организации объекты недвижимости с указанием характеристик, инвентарных номеров, названий и иных показателей.
  3. Техническая документация на объект проверки. Этот документ выдает бюро технической инвентаризации и раскрывает информацию обо всех характеристиках каждого элемента недвижимого имущества.
  4. Документы на объекты, взятые в аренду. К этой группе документов относится договор аренды и акт приема-передачи имущества.