Какие нормативные документы должны быть в организации?

Регулирование хозяйственной деятельности компании осуществляется на нескольких уровнях. Компания вправе разрабатывать свои локальные нормативные акты, которые адаптируют действующие нормы законодательства под условия существования и работы предприятия. Ведь законы часто предлагают несколько вариантов регулирования. Законодательно определены обязательные локальные нормативные акты организации перечень.

Что такое локальные нормативные акты (ЛНА)

Локальные нормативные документы это составленные на предприятии нормы, регулирующие определенные вопросы взаимоотношения сотрудников и руководства, а также осуществления бизнеса компанией.

Среди них важное место занимают локальные нормативные акты содержащие нормы трудового права, которые призваны урегулировать возникающие между сторонами разногласия, а также обеспечивать безопасность условий работы.

Эти документы позволяют не только разрешать мирным путем споры с работниками, но и избегать привлечение администрации компании к ответственности.

Внимание: локальные нормативные акты должны быть составлены на основании действующих законодательных документов, поэтому не допускается чтобы данные нормативы противоречили друг другу.

Закреплено, что если содержание локального акта приводит к ухудшению положения работников, то руководствоваться следует законами, а акт организации признается недействующим либо только в определенной части, либо полностью.

Важность нормативов хозяйствующих субъектов приводит к тому, что порядок разработки и принятия локальных нормативных актов регулируется на уровне законодательства. К их созданию привлекаются различные специалисты компании — работники экономического, юридического и иных отделов, а также кадровые работники.

Внимание: довольно часто локальные нормативные акты отождествляются с кадровой документацией. Но между ними существуют значительные отличия.

Документация отдела кадров отражает и фиксируют только события на определенный момент работы предприятия. Локальные нормативы же осуществляют регулирование взаимоотношений на протяжении всего периода их действия, который часто выходит за рамки календарного года.

Например, табель учета рабочего времени, и журналы, фиксирующие ознакомлении работника с действующими правилами являются кадровыми бланками и не носят нормативный характер.

Напомним об основных признаках ЛНА

В определении понятия «локальные нормативные акты» (далее — ЛНА) большую роль играет ст. 8 ТК РФ. В ней оговорено, что это документы, которые создает организация в рамках своих компетенций с опорой на нормы трудового законодательства. Еще один важный момент — локальные нормативные акты рассчитаны на неоднократное применение для всех или нескольких работников. Это значит, что приказ об отпуске на конкретного работника, трудовой договор или график сменности нельзя рассматривать как ЛНА.

ЛНА имеют подзаконный характер, конкретизируют нормы федерального законодательства, уточняют особенности работы у определенного работодателя или на определенной должности. Эти документы позволяют автоматизировать и унифицировать многие процессы в организации.

Очень важно помнить, что ЛНА не могут ухудшать положение работника в сравнении с нормами централизованного законодательства. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка может быть предусмотрен увеличенный дополнительный отпуск определенным категориям работников, но ни в коем случае отпуск не может быть меньше установленного законом.

При этом локальные нормативные акты работодателя должны быть доведены до сведения работника под роспись. Если он не исполняет положений кадрового документа, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Организации в случае нарушений грозит административная ответственность.

Издавать и утверждать ЛНА могут и обязаны работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели, если они не относятся к микропредприятиям.

Важно! С 2017 года микропредприятия могут отказаться от утверждения всех или нескольких ЛНА. Такое право им предоставляет новая глава ТК РФ — гл. 48.1 (Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Напомним, что критерии для микропредприятий не так давно тоже претерпели изменения (п. 10 ст. 10 Федерального закона от 29.12. 2015 № 408-ФЗ).

А конкретнее?

Как мы уже сказали, точного перечня локальных нормативных актов не существует, как нет и указаний на то, какие из них являются обязательными. В этом основная сложность работы с кадровыми документами.

Можно выделить условно обязательные. Это те, наличие которых прописано в Трудовом кодексе, их чаще всего и запрашивают надзорные органы при проверке. К таким ЛНА можно отнести Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ), Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).

Однако способов оформить требования трудового законодательства может быть несколько, отсюда и вариативность в списке документов. Например, в ТК РФ прописано требование обозначить основные трудовые функции при приеме человека на работу. Работодатель может сделать это двумя способами: вписать их в трудовой договор или ознакомить нового сотрудника с должностной инструкцией.

Кроме того, большое значение имеет и специфика деятельности предприятия или отдельных категорий его сотрудников: работа, требующая обязательного медосмотра, деятельность, связанная с коммерческой тайной, и пр. В такой ситуации определить, какие из документов являются обязательными для работодателя, а какие факультативными, очень сложно.

Ниже представлен список локальных нормативных актов, которыми должны/могут пользоваться работодатели, чтобы регулировать трудовые отношения с работником. Это общие документы, действие которых распространяется на весь коллектив или на некоторые категории работников:

  1. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ).
  2. Положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»).
  3. Должностные инструкции (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0) — документ нужен, если трудовые функции не прописаны в трудовых договорах.
  4. Положение об оплате труда работников, Положение о премировании и материальном стимулировании работников (раздел VI ТК РФ).
  5. Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ).
  6. Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).
  7. Инструкции по электробезопасности, пожарной безопасности и охране труда (раздел X ТК РФ).
  8. Штатное расписание (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
  9. График отпусков (ст. 123 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) — точки зрения на этот документ расходятся, чуть ниже мы поясним ситуацию.

Обратите внимание, должностные инструкции долгое время составлялись на основе ЕТКС. Сейчас идет процесс утверждения профессиональных стандартов. Для определенных профессий они уже являются обязательными. В остальных случаях профстандарты могут стать хорошей основой для разработки должностных инструкций.

Перечень локальных нормативных актов может быть дополнен положениями об отпусках, командировках, об аттестации персонала и пр. в соответствии с потребностями работодателя.

Широкое поле для трактовок Трудовой кодекс РФ оставляет и в отношении штатного расписания. Работодатель не обязан знакомить с ним работника, однако в письме Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 говорится, что штатное расписание все же входит в группу локальных нормативных актов. Та же ситуация складывается с графиком отпусков. В любом случае руководитель должен помнить, что это обязательные кадровые документы, их наличие обусловлено требованиями федерального законодательства.

Стройте штатное расписание и график отпусков в программе Контур-Персонал.

Узнать больше

Очень часто к локальным нормативным актам работодателя относят коллективный договор и отраслевые соглашения, меж тем гл. 7 ТК РФ прямо указывает на то, что они являются правовыми актами и регулируют социально-трудовые отношения.

Разработать, утвердить, согласовать

Локальные нормативные акты имеют определенный порядок оформления, который устанавливается внутренним приказом руководителя. В разработке ЛНА могут принимать участие разные специалисты, включая руководителей профильных подразделений: вопросы оплаты труда курирует бухгалтер или экономист, правила внутреннего распорядка составляются при участии кадровика и пр.

После того как подробно прописаны все детали, документ должен быть согласован с другими структурными подразделениями. Свои замечания специалисты передают в письменной форме.

Трудовой кодекс утверждает правило согласовывать локальные акты еще и с профсоюзной организацией или с представительным органом работников (ст. 372 ТК РФ). В течение пяти дней их представители могут выдвинуть свои предложения в письменной форме. Но надо помнить, что эти формирования являются добровольными, на предприятии их может не быть. В таком случае документы руководитель утверждает самостоятельно.

Как правильно составить ЛНА

Трудовое законодательство не утверждает четких требований и к тому, как следует оформлять локальные нормативные акты. В большей степени это зависит от содержания конкретного документа. Однако руководителю предприятия и специалисту кадровой службы стоит ориентироваться на ГОСТ Р6.30-2003, в котором изложены требования к организационно-распорядительным документам, которые актуальны и для ЛНА.

Бланк локального нормативного акта содержит:

  • название организации согласно учредительным документам;
  • наименование документа (положение, правила и пр.);
  • номер документа, дата и место его утверждения либо документ, которым он был утвержден;
  • виза согласования, если документ согласовывался с вышестоящими организациями;
  • специальная отметка, если есть приложения к документу;
  • виза утверждения руководителем;
  • дата, когда документ вступает в силу, если она отличается от даты подписания и если это не прописано в документе, который утверждает ЛНА.

Надо ли знакомить с документами сотрудников

Не все ЛНА требуют обязательного ознакомления. ТК говорит, что знакомить работников необходимо с теми нормативными документами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью. Например, положение о командировке не подписывает человек, который никуда не ездит.

В письме Роструда №ПГ/4653-6-1 сказано, что штатное расписание относится к ЛНА, но не связано с деятельностью непосредственно. Таким образом, ознакомление работников с ним не обязательно.

ВАЖНО! Некоторые особенности ознакомления с нормативными документами предприятия устанавливаются в коллективном договоре или других ЛНА.

Ответственность за отсутствие

Обязанность разработки ЛНД лежит и на ООО, и на ИП. Ответственность за отсутствие документации регулирует п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — нарушение законодательства и иных нормативных актов, в которых содержатся нормы трудового права. Если на предприятии нет положения о защите персональных данных, наступает ответственность вплоть до уголовной.

Есть категория работодателей, освобожденных от ведения ЛНА: физлица и владельцы микропредприятий. Последние включают условия, которые прописываются в ЛНА, в текст трудового договора. Они заключают типовые соглашения, форма которых утверждена правительством.

Комментарии к ст. 8 ТК РФ

1. Все правила, по которым работает организация, можно разделить на 2 группы: принятые за пределами организации и принятые самой организацией. Конкурентоспособность организации, ее прибыль прямо зависят от качества правил, которые организация приняла самостоятельно на основании комментируемой статьи.

К правилам, которые принимает организация, относятся: правила внутреннего трудового распорядка; коллективный договор; положение об оценке персонала; положение о должностных инструкциях; различные соглашения между работодателем и наемными работниками; положение об оплате труда; положение об оценке результативности деятельности работников; положение о развитии персонала; положение о повышении конкурентоспособности персонала; правила по охране труда; этические кодексы; корпоративные кодексы и др.

Работодатель, кроме локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, принимает правовые акты (документы) о применении норм права. Их значение в регулировании трудовых отношений возрастает. Среди этих актов можно назвать должностные инструкции, оценочные листы персонала.

Должностная инструкция является правовым актом, определяющим положение наемного работника в организации. В ТК в разд. III упоминания о должностной инструкции нет, что является недостатком ТК. В частности, в п. 5 ст. 81 ТК об увольнении работника за неоднократное неисполнение им без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание, должностная инструкция не упоминается. Должностная инструкция — важнейший документ, определяющий обязанности работника на рабочем месте. Это правовой акт индивидуальной направленности или применения нормы права. Существует 2 вида инструкций: 1) должностная инструкция для служащих; 2) рабочая инструкция для рабочих.

На работника в организации возлагаются 4 вида обязанностей: 1) общие обязанности наемного работника. Они определены в федеральном законодательстве, в частности в ст. 21 ТК; 2) отраслевые обязанности, которые возлагаются на работников различных отраслей народного хозяйства; 3) обязанности, которые возлагает организация на каждого работника, так называемые корпоративные обязанности; 4) обязанности, которые работник выполняет на своем рабочем месте. Они указываются в должностной инструкции.

Все перечисленные обязанности являются обязанностями конкретного работника, которые возложены на него трудовым договором. Поэтому в формулировку п. 5 ст. 81 ТК следует внести дополнение, указав виды обязанностей. Основание для увольнения может быть изложено следующим образом: «за повторное неисполнение работником без уважительных причин обязанностей, указанных в законодательстве, правилах внутреннего трудового распорядка, трудовом договоре, должностной инструкции, если он имеет дисциплинарное взыскание».

Должностная инструкция рассматривается как документ, регламентирующий деятельность работника на каждой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Должностная инструкция составляется на основе тарифно-квалификационных характеристик. Процесс составления должностной инструкции включает следующие стадии: определение места каждой должности в структуре организации, ее подчиненности и взаимосвязей; выявление целей и задач должности, т.е. тех работ, которые выполняются по данной должности; отбор типичных должностей; выбор метода работ по отобранным должностям (наблюдений, собеседования, вопросников); сбор необходимой информации; анализ работ по должности, т.е. определение наиболее существенных характеристик работ с помощью упорядочения и оценки информации, связанной с работой или работником.

Широко распространена следующая структура должностной инструкции:

  • общие положения устанавливают: структурное подразделение, в которое входит работник; кому подчиняется работник; кто подчиняется работнику; требования к стажу; требования к профессиональной подготовке;
  • обязанности работника подразделяются на ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные, а также те, которые необходимо выполнять при наступлении определенных событий.

Работник должен также выполнять обязанности, записанные в правилах внутреннего трудового распорядка и ТК, коллективном договоре, трудовом договоре;

  • права работника включают: а) права, которые он может реализовать самостоятельно; б) права, которые он может реализовать, если выполнит обязанность (обязанная сторона); в) права, которые он может реализовать, если выполнит обязанность (обязанная сторона) и будет дано разрешение на реализацию права;
  • работы, выполняемые совместно с другими работниками. Работник — руководитель работ;
  • работы, выполняемые совместно с другими работниками. Работник — исполнитель работ;
  • ответственность работника: дисциплинарная; административная; материальная по ТК; гражданско-правовая по ГК; уголовная (см.: Сытинская М. Должностные инструкции. Понятие и традиционные подходы к их составлению // Кадровик. Трудовое право для кадровика. 2007. N 8).

2. На разных этапах регулирования трудовых отношений локальные акты используются системно.

Важной проблемой трудовых отношений является определение правового статуса наемного работника в организации в локальном законодательстве.

Правовой статус наемного работника в организации закрепляется следующими основными правовыми актами: описанием рабочего места; должностной инструкцией; правилами внутреннего трудового распорядка.

Первые 2 правовых акта — это акты применения норм трудового права. Третий правовой акт — нормативный.

Описание рабочего места как разновидность правового акта приобретает все большее значение при регулировании трудовых отношений.

Описание рабочего места — это акт применения нормы права к положению наемного работника. Он обращен к человеку, занимающему конкретное рабочее место. Описание рабочего места составляется на основании ст. ст. 56, 57 ТК. Рабочее место (место работы) является одним из понятий трудового права, которое активно развивается в настоящее время. Согласно ст. 57 ТК место работы указывается в трудовом договоре.

Что же такое рабочее место? Рабочее место — все места, где работник должен находиться или куда ему необходимо следовать в связи с его работой. Эти места прямо или косвенно находятся под контролем работодателя (Конвенция N 155 МОТ «О безопасности и гигиене труда и производственной среде» (1981 г.)).

Рабочее место — участок помещения, на котором в течение рабочей смены или ее части осуществляется трудовая деятельность. Рабочим местом могут быть несколько участков производственного помещения. Если эти участки расположены по всему помещению, то рабочим местом считается вся площадь помещения (разд. 3 СанПиН 2.2.4.548-96 «Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений», утв. Постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 1 октября 1996 г. N 21).

Рабочее место — место постоянного или временного пребывания работающих в процессе трудовой деятельности (Правила работы с персоналом в организациях электроэнергетики Российской Федерации, утв. Приказом Минтопэнерго России от 19 февраля 2000 г. N 49).

В науке менеджмента рабочее место определяется по-иному. Под рабочим местом понимают задачи и функции, которые работник выполняет в организации. Рассмотрим несколько определений рабочего места, данных в литературе. Рабочее место — пространственная зона трудовой деятельности, оборудованная необходимыми средствами (основным и вспомогательным оборудованием, технологической оснасткой, средствами организационной и вычислительной техники), определенная на основании трудовых и других норм, закрепленная за одним или группой работников для выполнения производственных или управленческих работ. Рабочее место — первичное звено производства, организации труда. Для служащих рабочее место обязательно сочетается с должностью.

При организации рабочего места должны учитываться: антропометрические данные; требования научной организации труда; медицинские, психологические рекомендации; правила гигиены; требования эргономики и технической эстетики.

На практике в большинстве организаций рабочие места формируются упрощенно, что существенно снижает эффективность производства.

Рабочие места классифицируются по следующим признакам (основаниям): категория работников (рабочих, служащих и т.д.); профессия; число исполнителей (индивидуальное, коллективное); вид производства (основное, вспомогательное); тип производства (массовое, серийное, единичное); степень специализации (универсальное, специализированное, специальное); уровень механизации (механизированное, автоматизированное, для ручной работы); количество оборудования (одностаночное, многостаночное) и др.

Рабочее место может быть стационарным или передвижным, переменным (например, рабочим местом водителя может быть кабина автомобиля).

Рабочее место может находиться в закрытом помещении или на открытом воздухе, на высоте или под землей и т.д.

Рабочее место состоит из разных зон. Например, рабочее место руководителя включает 3 основные зоны: рабочую, зоны совещаний и отдыха.

В различных методиках используется понятие «описание работы», что равноценно понятию «описание рабочего места». Большинство описаний работы содержит следующие разделы: определение работы; краткое описание работы; отношения, ответственность и обязанности; полномочия; стандарты исполнения; рабочие условия; спецификация работ.

Документ «Описание рабочего места» обычно состоит из 3 разделов. Первый раздел (общие положения) — это в основном перечень задач, которые решает работник, и действий, которые обязан он совершать, а также все направления деятельности на данном рабочем месте. Второй раздел содержит квалификационные требования к работнику, который выполняет эту работу. В третьем разделе перечисляются качества, которые необходимы лицу для работы на этом месте.

Нередко работодатели создают сложные рабочие места, которые требуют от работника профессиональной подготовки по разным специальностям. Например, работник должен выполнить работу сразу по нескольким квалификациям: начального профессионального образования, среднего специального образования, высшего профессионального образования. Кроме того, от него требуется выполнение работ по 3 специальностям. Имеет ли право работодатель предъявлять такие требования к работнику? По нашему мнению, имеет, потому что это не противоречит требованиям ст. ст. 56, 57 ТК, в которых говорится, что по трудовому договору работник обязан выполнять работу по определенной должности, специальности или профессии. Поэтому в ст. 57 ТК можно внести изменение: записать не наименование должности, специальности, профессии, а наименование должностей, специальностей, профессий, т.е. расширить права работодателей в трудовых отношениях и привести их в соответствие с реально сложившимися отношениями.

Следует различать следующие понятия: «место работы» — это организация, в которой работает работник; «рабочее место» — это конкретное место, которое занимает работник, выполняя свою трудовую функцию в организации.

Видимо, в гл. 10 ТК следует ввести статью «Рабочее место», включив в нее 2 части: простое рабочее место и сложное рабочее место. Статья может состоять из 5 частей, которые применимы к каждому виду рабочего места:

  • условия труда;
  • место пребывания во время трудовой деятельности;
  • участок помещения;
  • права, обязанности, ответственность наемного работника на рабочем месте;
  • место нахождения (см.: Современные требования к работнику на рабочем месте. Основы организации труда: экономические и правовые аспекты: Практ. пособие / Под ред. В.И. Шкатуллы, Л.М. Суетиной. М., 2008. С. 270 — 312).

Кому необходимо формировать локальные акт

Законодательно устанавливается локальные нормативные акты организации перечень, которые должны разрабатываться субъектом, если он прошел регистрацию в ИФНС как юрлицо и привлекает по трудовым соглашениям сотрудников.

В связи с этим все организации, являющиеся работодателя, должны разрабатывать и утверждать локальные акты. Это желательно делать даже если в компании один работник — директор организации.

Данную обязанность могут не выполнять только фирмы, которые отнесены к микроорганизациям. Их деятельность предполагает либо разработку локальных актов, либо включение информации, содержащейся в них, в каждый подписанный трудовой контракт с работником.

Внимание: для предпринимателей составление локальной нормативной документации является добровольной. Если они хотят, то могут формировать и вводить в действие локальные нормативы. Так же как и микропредприятия, если ИП отказывается от этого, ему регулирующие нормативы нужно рассматривать в трудовых соглашениях.

Полное освобождение от формирования локальной нормативной документации имеют физлица, не являющиеся ИП, но заключающее с другими лицами трудовые соглашения.

Локальные нормативные акты организации перечень для ООО или ИП

Не существует строго списка нормативов компании, которые должны быть у субъектов. Рассмотрим их виды и для кого они являются обязательными:

Наименование ЛНА Обязательность Примечание
Правила внутреннего распорядка Обязательны Обязательны для организации, если в трудовых контрактах существует ссылка на них. ИП формируют по желанию.
Норматив, в котором определяются основные понятия и меры по защите персональных данных сотрудников фирмы. Обязательны Формируют все работодатели как операторы по работе с ПД. Для организаций является обязательным нормативом, ИП формируют по желанию.
Положения по охране труда Обязательны Составляются всеми субъектами, у которых существуют работники.

Для организаций является обязательным нормативом, ИП формируют по желанию.

Штатное расписание Обязательны Если есть хоть один работник, штатное расписание должно формироваться. ТК РФ требует обязательного соответствия между ним и оформленным трудовым контрактом. Для организаций является обязательным нормативом, ИП формируют по желанию.
Коллективный договор Обязательны Обязателен для организации, если хотя бы один из работников компании заявить о желании его заключить. Для организаций является обязательным нормативом, ИП формируют по желанию.
Положение по оплате труда Обязательны Обязательно, если в трудовом контракте работника содержится ссылка на него. Для организаций является обязательным нормативом, ИП формируют по желанию.
График отпусков в организации Обязателен Если есть в компании хоть один работник. Для организаций является обязательным нормативом, ИП формируют по желанию.
Должностные инструкции работников на предприятии Обязательны Если есть в компании хоть один работник. Для организаций является обязательным нормативом, ИП формируют по желанию.
Положение, определяющее этику поведения в организации Обязательно Для организаций является обязательным нормативом, ИП формируют по желанию.
Положение по противодействию коррупции в компании Обязательно Для организаций является обязательным нормативом, ИП формируют по желанию.
Положение о коммерческой тайне Необязательно Организации и ИП формируют его по желанию.
Положение о командировках Необязательно Организации и ИП формируют его по желанию. Часто оно разрабатывается в компаниях, где частые служебные поездки. .
Положение по аттестации Необязательно Организации и ИП формируют его по желанию.
Положение о структурных подразделениях фирмы. Необязательно Организации и ИП формируют его по желанию. Часто оно разрабатывается в крупных компаниях.
Положение по премированию сотрудников компании. Необязательно Организации и ИП формируют его по желанию.
Положение о медосмотрах сотрудников предприятия Необязательно
Норматив об установлении испытательного срока для работников Необязательно
Нормативный акт о материальной и дисциплинарной ответственности сотрудников Необязательно
Нормативный акт организации обучения, повышения квалификации сотрудников Необязательно
Положение по адаптации сотрудников Необязательно
Норматив о добровольном медицинском страховании Необязательно
Положение о выдаче материальной помощи Необязательно
Норматив по персоналу компании. Необязательно

Внимание: данный перечень не является закрытым списком нормативных актов, которые могут формироваться в компании. В него могут включаться и иные локальные нормативы.

Нужно ли знакомить с данными документами сотрудников

Если в компании принят какой-либо нормативный акт, то все работники должны быть ознакомлены с ним под роспись.

Отметить факт ознакомления можно одним из следующих способов:

  1. Проставление подписей на самом нормативном акте. Для этого на последнем листе можно сделать специальную таблицу, где работники будут указывать свою фамилию, дату ознакомления и проставлять личную подпись. Данный способ ознакомления является самым оптимальным с точки зрения проверяющих органов, потому как не позволяет администрации в одностороннем порядке менять текст нормативного акта, либо вообще приложить новую версию.
  2. Оформить отдельный лист ознакомления, и на нем проставлять подписи. Такой способ дает возможность заводить отдельный лист на каждый из принятых в субъекте бизнеса нормативных актов, либо вести единый лист для всех сразу. Последний способ будет оптимальным, если в компании небольшое количество действующих НМА и небольшая численность работников. В такого рода листах очень важное значение занимает графа с датой, поскольку она даст возможность соотнести факт ознакомления с редакцией документа. По факту, у работником необходимо брать подписи каждый раз, как принимается новая версия нормативного акта.
  3. Оформить журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Все его листы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а данные должны вноситься последовательно без пропусков строк. Одна строка должны относиться к одному факту ознакомления с нормативным актом.
  4. В трудовое соглашение с работником добавляется пункт о том, что он ознакомился со всеми имеющимися нормативными актами. Данный способ применяется, если в компании не используются ни журналы ознакомления, ни листы опроса, ни любые иные акты. При этом сотрудник при подписании трудового соглашения и проставлении отметки о получении своей копии еще и ставит отметку об ознакомлении с нормативными актами. Такой способ, обычно, суды признают правомочными, и считают, что сотрудник принял на себя все обязательства, когда подписал трудовое соглашение.

Порядок утверждения

Все локальные нормативные акты должны в обязательном порядке проходить процедуру утверждения. Это относится даже к тем ЛНА, которые не считаются обязательными к использованию.

Если в компании организован профсоюз, то проект нормативного акта должен быть представлен туда для согласования. Профсоюз должен рассмотреть его и предоставить либо письменное согласие, либо протокол разногласий, если он не согласен с какими-либо пунктами. В последнем случае администрация и представители профсоюзе должны произвести переговоры.

Внимание: руководящее лицо может в одностороннем порядке ввести в действие ЛНА, с которым не согласен профсоюз. Однако при возникновении спорных отношений этот орган может оспорить их через суд.

Данный шаг опускается, если профсоюз в субъекте бизнеса не сформирован.

Лицо, которое будет производить ввод локального акта в действие, должно иметь на это необходимые полномочия. Как правило, они определяются Уставом фирмы.

Ввести документ в действие можно при помощи одного из следующих способов:

  • На самом ЛНА проставляется гриф «Утверждаю», после чего руководитель проставляет на нем свою подпись. В случае, если производилось согласование документа с профсоюзом либо иными ответственными работниками, то они также должны проставить свои подписи рядом с грифом «Согласовано».
  • Можно оформить специальный приказ на ввод в действие локального акта. В нем нужно описать, с какой даты либо при каких условиях новый документ обретает силу. При этом на самом акте необходимо проставить гриф «Утверждено», после чего записать сведения о приказе.

Метки: Локальные нормативные акты

Методика

Методика занимает всего один лист А4, но требует некоторых пояснений. Я исходил из принципа особенного уделения внимания психологическому состоянию разбирающего документ человека. К сожалению эта работа относится к когнитивной – требует состояния потока. При прочтении нормативного акта (далее – НА, под которым я буду иметь ввиду любой нормативный, правовой, методический документ) часто сложно удержать мысли на тексте, продираясь сквозь его юридические и пунктуационные дебри. Поэтому лучше придерживаться правила, при котором любая операция поиска по тексту должна быть связана с одним «понятием» за одно прочтение текста (это из разряда: подчеркните в «Войне и мире» все буквы «О», зачеркните все буквы «А» и обведите в кружок все буквы «Е»).

Анализ документа (НА)

По первым трем пунктам методики. Эти шаги нужны для того, чтобы не делать «ненужной» работы. Допустим, если Вам необходимо составить трудовой договор, нет смысла читать уголовно-процессуальный кодекс. Имеется одно замечание – необходимо внимательно вчитываться в сферу действия федеральных законов. Очень часто оказывается, что одни и те же понятия в разных законах имеет различный смысл – в зависимости от рассматриваемой сферы (контекста).
Пример: Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»
Статья 11. Биометрические персональные данные
1. Сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (биометрические персональные данные) и которые используются оператором для установления личности субъекта персональных данных, могут обрабатываться только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи.
и
Федеральный закон от 3 декабря 2008 г. №242-ФЗ «О государственной геномной регистрации в Российской Федерации»
Статья 1. Основные понятия
3) геномная информация — персональные данные, включающие кодированную информацию об определенных фрагментах дезоксирибонуклеиновой кислоты физического лица или неопознанного трупа, не характеризующих их физиологические особенности;
в этом примере «персональные данные» в понятии 242-ФЗ не являются «биометрическими персональными данными» в понятии 152-ФЗ.

По 5-7 пунктам, лучше увидеть:

Приказ ФСТЭК №17 («правильное» расположение блоков отмечено зеленой каймой, а «неправильное» — красной).
Это общий вид размещения склейки:

Закон №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» «до» и «после» 23 пункта методики (видно, что в шкафу лежат цветные карандаши, мелки и целая пачка разобранных документов: по персональным данным и образованию).
8 и 9 пункты – это механическая работа, которую просто надо внимательно выполнить и перепроверить.
Пункты с 8 по 15 – это «включение» максимально возможного количества когнитивных процессов запоминания информации: ее «свертки» и анализа.
На 10 пункте может подстерегать ловушка от наших законодателей, если мы пытаемся вникнуть в структуру НА: часто смысловые блоки оказываются в разных частях закона и тогда на 12 шаге может получиться «мозаика». В случае же выполнения 15 пункта с точки зрения субъекта – такая «мозаика» будет получаться всегда (разные вопросы, касающиеся, например, оператора персональных данных, будут разбросаны по всему тексту – в обязанностях, сроках, правах и т.д.).
16 пункт – позволяет очень подробно вникнуть и визуализировать во все тонкости НА. Его особенность – на этом шаге не используется цветовое разделение (визуально контрастно различимых цветов оказывается мало, по этой же причине не стоит раскрашивать рядом стоящие блоки неконтрастными цветами – лучше их чередовать: теплый-холодный).
Пункты с 17 по 21 необходимы для визуализации места НА в системе нормативных актов, а 20 пункт – еще и определиться с перечнем локальных актов, которые должны быть разработаны в организации.
Пункты с 22 по 26 имеет смысл выполнять только в случаях, когда разбираемый НА необходим для текущей работы.
Три примера выполнения описанных действий:
Приказ ФСТЭК №21.

Приказ ФСТЭК №31 (приложение с таблицами приклеено отдельно, в стороне)

Составной документ (Постановление Правительства РФ №1119, Приказ ФСБ РФ №378 и Приказ ФСТЭК №17). Все классификации и определение требований выполняется последовательно слева-направо: определяется наличие НДВ, уровень защищенности, требования к режиму, группа класса криптосредства, точный класс криптосредства, класс ГИС и его уточнение уровнем защищенности ПДн.

Синтез документа (ЛА)

При разработке ЛА по сути описан стандартный метод разработки содержания и его наполнения. Отдельно имеет смысл отметить 3 и 5 пункты.
В 3 пункте, в случае отсутствия какого-либо текстового «наполнения» для создаваемого документа, имеет смысл обратиться к аналогам НА/ЛА в другой области права, воспользовавшись 6 статьей Гражданского кодекса РФ.
ГК РФ: Статья 6. Применение гражданского законодательства по аналогии
1. В случаях, когда предусмотренные пунктами 1 и 2 статьи 2 настоящего Кодекса отношения прямо не урегулированы законодательством или соглашением сторон и отсутствует применимый к ним обычай, к таким отношениям, если это не противоречит их существу, применяется гражданское законодательство, регулирующее сходные отношения (аналогия закона).

2. При невозможности использования аналогии закона права и обязанности сторон определяются исходя из общих начал и смысла гражданского законодательства (аналогия права) и требований добросовестности, разумности и справедливости.
В 5 пункте упоминается «каноническая форма текста». Это не общепринятое понятие взято из замечательной, но трудно читаемой книги Курносова Ю.В. и Конотопова П.Ю. «Аналитика: методология, технология и организация информационно-аналитической работы» (более подробно о нем можно прочитать с 3-го снизу абзаца на 335 странице и далее, издание РУСАКИ, 2004 г.).
Примеры «синтеза»:
• Правила обработки персональных данных для государственной организации (тут наглядно представлен 15 пункт разбора – пункты сгруппированы не по тексту закона, а по субъектам, видам отношений, срокам и т.д.);
• Согласие на обработку персональных данных, в котором учтены все ссылки на него по тексту закона (может отличаться от последней редакции закона);
• Запрос субъекта персональных данных оператору персональных данных (содержит «немного больше», чем имеет право запрашивать субъект, но т.к. операторы в большинстве своем закона не читали – это на них производит неизгладимое впечатление и, обычно, они соглашаются решить вопрос с субъектом миром, без ругани и скандалов).
Еще пример – отрисованы уже сами Правила (не в виде интеллект карты, а в виде алгоритма – в него вырождается mind-карта, если все логично выстроено):
Полная последовательность всех шагов по организации обработки и обеспечения безопасности персональных данных в организации.

Алгоритм 1 шага — подготовка к обработке персональных данных в организации.
Алгоритм 4 шага — необходимые действия оператора по обработке персональных данных в организации в зависимости от способа обработки.
Алгоритм 8 шага — необходимые действия оператора по обработке персональных данных в организации в зависимости от категории обрабатываемых персональных данных.

В заключении напомню, что оспорить «буквальное чтение» написанного в нормативных актах очень сложно, поэтому призываю именно так и читать/писать документы.
И, естественно, эту методику с некоторыми модификациями можно использовать не только для разбора нормативных документов, но и для анализа любой литературы (в первую очередь учебной) и синтеза различных отчетов, аналитических записок, курсовых работ и диссертаций.
И последнее, для того, чтобы использовать описанную методику быстро, не задумываясь, просто взглянув на документ, необходимо достаточно много «тренироваться», как и в любом деле, в котором человек хочет стать профессионалом или добиться заметных результатов.
Мой личный e-mailМой личный e-mail для вопросов, замечаний и предложений xanton@list.ru

Специализированные ЛНА

Помимо общих есть перечень обязательных ЛНА применительно к отраслям. Например, система оценочной деятельности в учреждениях образования. Ее обязательность определена законом об образовании в РФ. Каждое ОУ самостоятельно разрабатывает ее параметры, руководствуясь перечнем локальных актов, которые регламентируют ВСОКО:

  • №273-ФЗ;
  • федеральная программа «Развитие образования на 2016-2020 годы»;
  • приказ Минобрнауки №462 от 14.06.2013;
  • приказ Минобрнауки РФ №1324 от 10.12.2013.

Отдельные виды локальной нормативной документации применяются в системах менеджмента качества. Примерный перечень ЛНД по качеству — это такие документы:

  • информация об СМК;
  • требования и спецификации;
  • методические разработки, рекомендации;
  • стандарты, инструкции;
  • объективные данные об испытаниях, результатах.