Исправление документов

При заполнении документации ответственные лица могут допускать ошибки или неточности в текстовой части. Существует ряд документов, в которые после оформления запрещено вносить новую информацию. Как правильно откорректировать неактуальные сведения?

Как исправить ошибки в документах

Общая информация

При допущении ошибок во внутренней документации, возможно их исправление в соответствии с общими правилами, поскольку бумаги изначально предназначены для использования внутри компании.

Их можно корректировать, потому что по факту они нигде не предоставляются. В кассовые журналы, банковские и учредительные документы вносить изменения нельзя. Корректировка без изменения информационного смысла допускается только в первичной документации.

Как внести исправления

Перед тем как вносить изменения в документ, необходимо его досконально изучить с целью выявления допущенных неточностей. Недостоверная информация перечеркивается горизонтальной чертой таким образом, чтобы у человека, изучающего документ, была возможность прочитать отображенные ранее сведения, которые были исправлены. Правильная информация отражается рядом с неверными сведениями или на обратной стороне документации.

Перед отображением актуальной информации, необходимо сделать приписку «исправленному верить», а после нее указать дату внесения записи и характеристики должностного лица, которым была внесена корректировка, и поставить печать фирмы. При использовании корректоров с целью удаления неточной записи, документ можно сделать неактуальным.

Если ошибка была допущена в банковской или кассовой документации, то вносить изменения в нее не стоит, поскольку единственным способом решения проблемы является уничтожение документа и оформление его новой версии. Процедура проводится посредством зачеркивания всей информации длинной чертой и нанесения надписи в верхней части листа «Аннулировано».

При внесении изменений в подотчетной документации, неточности перечеркиваются длинной чертой, а в верхней части листа отражается запись о том, что отображенные сведения неактуальны. Аннулированные документы передаются на хранение в архив и должны быть сохранены на протяжении регламентированного правовыми актами времени.

Порядок внесения изменений

Как проходит процедура внесения поправок в технические условия?

Приведем краткий алгоритм действий:

  1. Обращение в сертификационный центр «ГОСТ Р», заключение договора.

Далее все действия проходят под контролем специалистов, они же выполняют практически всю работу по внесению корректировок.

  1. Проведение экспертизы действующих ТУ, разработка проекта необходимых изменений и согласование с клиентом
  2. Непосредственно внесение правок в документы, заполнение листа учета изменений
  3. Согласование с заказчиком (потребителем), органами государственного контроля и надзора (при необходимости)
  4. Утверждение поправок генеральным директором организации держателя подлинника ТУ.
  5. Регистрация, внесение в реестр.

На каталожный и титульный листы проставляются печати и отметки аккредитованного регистрирующего органа.

Обратите внимание: регистрация изменений обязательна только для продуктов питания. Однако скорректированные ТУ на другие виды продукции тоже стоит зарегистрировать, ведь это даёт определенные преимущества. В частности, позволяет закрепить право интеллектуальной собственности на техусловия. В дальнейшем технические условия можно использовать в качестве объекта коммерческой реализации с целью получения прибыли. Можно также увеличить стоимость передаваемой за плату технологии на стоимость ТУ.

Документы между контрагентами

Как исправить ошибки в документах

Документы, используемые компаниями, являющимися контрагентами, могут быть исправлены только после уведомления об этом событии партнера. Внесение корректировочной записи допускается только после обсуждения всех нюансов, касающихся общего вопроса. Актуальные сведения должны быть внесены в двух экземплярах.

Исправленному верить, как правильно пишется в бухгалтерской документации

Больничный лист с допущенными ошибками не оплачивается Фондом. При его недостоверном заполнении необходима коррекция сведений. В листе нетрудоспособности не должно быть:

  • прописных букв;
  • пустых ячеек;
  • лишних пробелов;
  • печати на незаполненном поле;
  • неправильное наименование компании, являющейся работодателем.

Ошибки, не входящие в перечень недочетов, которые могут быть откорректированы, не могут быть исправлены. При их допущении придется оформлять дубликат документа, а использованный бланк признать недействительным.

Правила внесения изменений в документы

Неверные сведения перечеркиваются тонкой чертой, а на обратной стороне делается пометка, «Исправленному верить». В документах образец, как вносить корректировки, должен быть разработан ответственными лицами на предприятии. Правильно проведенная процедура сохраняет юридический статус документа. Изменения должны быть внесены тем должностным лицом, которое изначально оформляло документацию. На ней должна стоять его подпись, заверенная печатью.

Если ошибки допущены в разделе, в котором отражается сумма начисления, то документ не подлежит корректировке, и он теряет свою юридическую силу. В такой ситуации в ФСС придется подготовить отдельную бумагу, в которой отражен пересчет пособия.

Исправленному верить в трудовой книжке, образец

Образец исправления

В трудовой книжке исправления вносятся при смене сотрудником фамилии. Корректировка такого плана делается на титульном листе личного документа. Неактуальные данные перечеркиваются, а новые сведения вносятся рядом на свободном месте после записи «Исправленному верить». Исправления заверяются печатью.

Если необходимо откорректировать раздел сведений о трудовой деятельности, неверная запись не зачеркивается, а делается новая под очередным порядковым номером.

Когда применять УКД в 2020 году

Универсальный корректировочный документ выставляют:

  • при отгрузке,
  • при изменении стоимости уже отгруженного товара,
  • для исправления ошибочной информации.

УКД выписывает поставщик, чтобы изменить стоимость реализованных товаров, работ или услуг по договоренности с покупателем. Часто бывает, что продавец предоставил скидку или покупатель обнаружил, что ему привезли не весь товар. В таких случаях и нужен УКД.

Как использовать УКД

В форме УКД можно выделить два блока:

  • в первый входит форма корректировочного счета-фактуры,
  • второй относится к первичке и подтверждает согласие покупателя на изменение стоимости.

Обратите внимание: в левом верхнем углу универсального корректировочного документа есть графа «Статус». Там надо отметить «1» или «2» — в зависимости от этого меняется назначение документа.

Статус «1» Статус «2»
В 2020 в УКД при статусе «1» отражаются все обязательные показатели первичных учетных документов и корректировочного счета-фактуры. В этом случае документ можно применять одновременно в качестве первичного и в качестве корректировочного счета-фактуры. При статусе «2» УКД можно использовать только в качестве первичного учетного документа, подтверждающего изменение стоимости ранее отгруженных товаров. В таком случае не заполняются показатели, которые обязательны для корректировочного счета-фактуры.

Более 1 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад
Начать использовать

Кому и для чего необходимы ТУ?

Технические условия необходимы производителю продукции для получения разрешительной документации: сертификата или декларации соответствия, а также успешного прохождения санитарно-эпидемиологической оценки в лабораториях Роспотребнадзора.

Без разрешительной документации, в свою очередь, невозможно производить, импортировать, продавать товары в России и других странах ЕАЭС. Отсутствие необходимых документов либо их фальсификация чреваты конфискацией продукции, административными штрафами в несколько сотен тысяч рублей (ст. 14.4 КоАП) и даже уголовным наказанием в виде исправительных работ на срок до двух лет или ареста до полугода (ст. 327 УК РФ).

Справка: технические условия – это документ по стандартизации, который содержит технические требования к конкретному продукту или его составляющим: материалам, веществам и т. д. Они разрабатываются по инициативе производителя или по требованию организации заказчика (потребителя), если необходимо дополнить ГОСТ или соединить несколько требований разных стандартов, или продукт новый и для него не требования определены ГОСТ.

Привычное их обозначение на упаковке выглядит следующим образом (пример для печенья): ТУ 913100-001-75698476-2019, где первые 6 цифр — код продукта по классификатору ОКПД2, 001 — порядковый номер ТУ на предприятии, 75698476 — код субъекта хозяйственной деятельности по классификатору ОКПО, 2019 — год утверждения.

Итоги

При заполнении документации, ответственным лицом может быть допущена ошибка. При неточностях во внутренних локальных актах, достаточно зачеркнуть недостоверность и указать сверху актуальную трактовку. Если документ предназначен для возможного ознакомления представителями проверяющих органов, то рекомендуется правильно оформить исправления в соответствии с регламентированными правовыми актами положениями. Однако, руководителю компании стоит помнить о том, что существует ряд документов, в которых невозможно делать помарки. Корректировке также не подлежит информация финансового характера.