Формирование актов сверки

Многие предприятия забывают о таком документе, как акт сверки взаимных расчетов, потому что не все квалифицированные бухгалтеры в полной мере осведомлены по вопросу что это такое. Такая бумага обычно составляется для постоянного сотрудничества между организацией и ее должником, который полностью признает свою ответственность.

Содержание

Случаи для составления акта сверки

Акт сверки взаимных расчетов является одним из первостепенных документов бухгалтерского учета. Суть такой формы заключается в том, чтобы зафиксировать состояние всех расчетов между двумя сторонами договора. Таковыми могут выступать покупатель и продавец, плательщик и организация, а также связь между структурными подразделениями.

Основными весомыми причинами для заключения акта сверки можно считать:

  • Долгосрочное заключение договора на сотрудничество. Многие организации часто берут денежные средства в кредит, который не погасишь за короткий срок. Такие суммы обычно огромны и их опасно давать в долг непонятно кому. Именно поэтому и составляются акты сверки. Здесь обе стороны будут уверены в сумме, которая задействована в операции. При этом они могут отслеживать всю кредитную историю на протяжении полного периода.
  • Отсрочка платежа. Акт сверки взаимных расчетов позволяет отсрочить платеж, потому что тут организация как бы объявляет о своем положении. Заключение такого договора дает сильной стороне возможность почувствовать стабильность, тем самым отсрочить получение выданной суммы на некоторое время.
  • Довольно широкая структура предприятия. Когда предприятие представляет собой большую организацию с различными предоставляемыми услугами, то очень сложно уследить за всеми процессами, которые происходят внутри. Акт сверки взаимных расчетов помогает подвести конкретный итог и упорядочить все бумаги.
  • Товары имеют большую стоимость. Когда сумма долга составляет достаточно большое число, то лучше всего перестраховаться, чтобы не нарваться на мошенников. Это поможет уже точно убедиться в отдаче денежных средств заемщиком.
  • Подтверждение имеющейся задолженности. Акт сверки взаимных расчетов в любом случае является подтверждающим документом, который заявляет о задолженности в организации.
  • Смена лица, которое назначалось ответственным. Если меняется хоть один человек, который имел причастность к составлению данного документа, то стоит полностью переподписать бумаги для большей уверенности. Ведь как можно потом найти того, кто подтвердит процедуру, а если и подтвердит, то у него не будет юридической силы.
  • Подозрение в махинациях отдельных сторон. Чтобы избежать неприятных последствий после сделки, лучше всего перестраховаться. Это касается двух сторон, которые задействованы в процессе.
  • Окончание этапа соглашения. Очень часто фирмы сотрудничают на протяжении нескольких договоров, каждый из которых составляется на определенную работу или услугу. В таком случае акт рассматривается, как продолжение предыдущего и здесь никогда не возникает проблем.

Акт сверки составляется за разные периоды, а именно:

  • Календарный месяц;
  • Квартал;
  • Год;
  • Весь период действия организации.

Но точной периодичности не существует, поэтому директор сам ее выбирает.

Для чего нужна сверка расчетов с контрагентами

Акт сверки (в дальнейшем АС) представляет собой документ, содержащий информацию о взаиморасчетах между компаниями за конкретный период. Организация, реализующая продукцию, отражает в нем дебиторскую задолженность контрагента и величину поступивших от него денежных средств. Покупатель в свою очередь вносит в акт имеющуюся кредиторскую задолженность. Далее проводится сверка задолженностей и их устранение.

Документ должен быть подписан и продавцом, и покупателем. Если они используют в своей деятельности печати, то их оттиск также должен быть в акте.

Акт сверки расчетов с контрагентами не относится к первичной документации. Законодательством не установлена единая форма этого документа. Соответственно, организации могут воспользоваться своей формой, в которой будут использованы реквизиты первичного документа. Они перечислены в ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011.

Как правило, АС расчетов содержит подписи руководителя компании и ее главбуха.

Сформирован документ может быть путем последовательного занесения операций в разрезе каждого контрагента. Однако более удобным способом является отражение хозяйственных операций по договорам. В этом случае, обнаружив несовпадения, организации сразу будут иметь информацию о том, по какому из договоров есть проблемы.

Сверка расчетов производится в денежном выражении.

Акт сверки дает возможность избежать ошибок в ведении бухучета и налогового учета при условии, что он формируется вовремя и правильно.

Если в результате проведении сверки расчетов с контрагентом расхождений не было выявлено, то это свидетельствует о правильности и своевременности отражения всех операций с компанией-партнером в БУ. Другими словами, все проведенные взаиморасчеты, отгрузка продукции, оказание услуг и другие хозяйственные операции не были продублированы или забыты.

Следует отметить, что АС расчетов не является основанием для возникновения прав и обязанностей. Как показывает судебная практика, взыскание задолженности с контрагента невозможно только на основании данного документа. Он должен быть подкреплен первичной документацией. Данный момент регламентируется решениями Арбитражных судов Западно-Сибирского округа от 22.11.2018 по делу № А45-19208/2017, Московского округа от 17.07.2018 по делу № А40-8569/2017, Восточно-Сибирского округа от 07.07.2017 по делу № А33-10710/2016.

Случается и так, что АС расчетов (при условии, что он правильно сформирован) не содержит сведений об имеющейся перед партнером задолженности, хотя в учете таковая присутствует. Это может свидетельствовать о том, что задолженность уже прощена и не будет взыскиваться. В такой ситуации акт является доказательством того, что задолженность была погашена или списана. При этом целесообразно провести дополнительную проверку данных БУ и на ее основании произвести списание долга.

Документ может быть использован для подтверждения задолженности. При согласии должника с содержащимися в акте сведениями срок исковой давности обнуляется, а отчет начинается заново. Данный момент регулируется 203 статьей Гражданского кодекса РФ и 20 пунктом Постановления Пленума ВС РФ № 43 от 29.09.2015. Другими словами, период, отведенный законом для взыскания задолженности, увеличивается. В течение этого времени нельзя списать долг как безнадежный.

При подписании акта сверки после истечения срока исковой давности по задолженности, сформированной позднее 1 июня 2015 года, исчисление периода исковой давности начинается сначала. Регламентирующими документами являются: второй пункт 206 статьи Гражданского кодекса РФ, ФЗ № 42 от 08.03.2015.

Согласно первому пункту 183 статьи Гражданского кодекса РФ и 123 пункту Постановления Пленума ВС РФ № 25 от 23.06.2015, АС расчетов может быть использован для подтверждения работы лиц, действующих от имени организации, но не уполномоченных на это. Допустим, что накладная была подписана работником организации, не имеющим права на это. При этом акт сверки расчетов, в котором отражена данная торговая операция, содержит подпись уполномоченного лица. В этом случае товар считается принятым правильно.

Кто отвечает за акт сверки расчетов с контрагентами

Любая из сторон может выступать инициатором осуществления сверки задолженности с контрагентом. Законодательство РФ не обязывает организации проводить сверку с партнерами, но дает им такое право. Соответственно, регулировать процесс проведения сверки и устанавливать периодичность ее проведения целесообразно в договорах между контрагентами.

Обязанность по составлению АС расчетов и направлению их контрагентам не всегда ложится на сотрудников бухгалтерского отдела организации. Руководитель может делегировать эти полномочия другим сотрудникам, например тем, кто непосредственно работает с партнерами фирмы.

Зачастую БУ в компаниях ведется с помощью специализированных программ. В них расчеты с контрагентами учитываются на отдельных субсчетах ─ карточках. Если все операции внесены в программу вовремя, то выгрузка оборотов по каждой карточке не представляет труда. Соответственно, вопрос о том, кто должен составлять АС расчетов, не вызывает споров.

Конечным результатом сверки расчетов с контрагентом является правильно составленный акт. Он должен быть проверен сотрудниками бухгалтерии. Стоит отметить, что сверка расчетов с контрагентами может выступать как часть инвентаризации.

Акт, составленный в результате сверки, может быть:

  • подписанный без разногласий;
  • подписанный с разногласиями.

Каковы действия после подписания акта сверки?

Очевидно, ответ зависит от того, насколько «точно» сверились партнеры. Если расхождений нет, то обеим сторонам можно ничего не делать и забыть о сверке до проведения ее в следующий раз. Если же данные сторон не сходятся, нужно найти причину и того, кто допустил ошибку. Обратимся к представленному выше акту сверки: с большой вероятностью расхождение допущено по вине АУ, причем не бухгалтера, а лиц, которые получили товары поставщика, но не передали в бухгалтерию документы. Без них хозяйственная операция (отгрузка) не может быть отражена, в связи с чем не показано и корреспондирующее с отгрузкой обязательство по оплате поставленных товаров. 📌 Реклама

В такой ситуации бухгалтеру АУ нужно получить от коллеги из ООО не дошедшие ранее документы на состоявшуюся отгрузку товаров и отразить на их основании данную хозяйственную операцию в бухгалтерском учете. После этого следует сформировать в программе новый акт сверки и отправить его на согласование партнеру. При отсутствии расхождений сверку можно считать законченной, а обязательства – сверенными. Но не исключено, что АУ может не подтвердить отгрузку и оприходование товаров, если, например, они оказались некачественными. Тогда акт подписывается с разногласиями, которые решаются в претензионном порядке (до суда или в суде). После разрешения разногласий проигравшая спор сторона вносит у себя изменения в учет, исходя из тех данных, которые подтверждены и обоснованы выигравшей спор стороной.

Где еще может пригодиться акт сверки?

Оказывается, он может помочь не только восстановить расчеты с контрагентом, но и обосновать и правильно насчитать штрафные санкции в случае неисполнения партнером своих обязательств. Напомним: согласно п. 1 ст. 330 ГК РФ неустойкой (штрафом, пеней) признается определенная законом или договором денежная сумма, которую должник обязан уплатить кредитору в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства, в частности в случае просрочки исполнения. 📌 Реклама

Датой получения доходов в виде штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных или долговых обязательств, а также в виде сумм возмещения убытков (ущерба) является дата признания их должником либо дата вступления в законную силу решения суда. Если кредитор учитывает данные суммы на дату их признания заемщиком, документом, свидетельствующим о признании должником обязанности по уплате кредитору в полном объеме либо в меньшем размере штрафов, пеней, иных санкций за нарушение договорных обязательств, может являться двусторонний акт, подписанный сторонами (соглашение о расторжении договора, акт сверки и т. п.) (письма ФНС РФ от 10.01.2014 № ГД-4-3/108@, Минфина РФ от 30.10.2014 № 03‑03‑06/1/54946).

При отсутствии подписанного акта сверки или же полной либо частичной фактической уплаты кредитору сумм санкций, свидетельствующих о признании должником обязанности по уплате штрафов, пеней, иных санкций, основания для признания соответствующих сумм в составе доходов кредитора отсутствуют (Письмо ФНС РФ от 23.06.2016 № СД-4-3/11239@). Следовательно, должник в такой ситуации может предъявить претензии по правильности расчета и применения штрафных санкций.

📌 Реклама

* * *

Итак, мы рассмотрели несколько ситуаций, в которых может пригодиться акт сверки расчетов. Рекомендуем проводить не выборочную, а периодическую сверку (например, раз в месяц или раз в квартал). Это поможет не затягивать с выявлением ошибок в расчетах и своевременно их исправлять, не доводя дело до разбирательств во внесудебном или судебном порядке. А принципиальное непроведение сверки расчетов может привести к недостоверности информации о дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерском учете и отчетности автономных учреждений. А потому советуем бухгалтеру все же сверять расчеты с партнерами, что поможет вести хозяйственную деятельность в рамках доверительного, взаимовыгодного сотрудничества.

Утверждены Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. 📌 Реклама

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Зачем нужен акт сверки расчетов?

  • Необходим предприятиям для сверки по договорам, контрактам или счетам-фактурам. Составляется с целью подтверждения наличия или отсутствия задолженности (дебиторской или кредиторской) по данным бухучета.
  • Согласно законодательству РФ акт сверки может служить основанием для прерывания срока исковой давности (3 года). Это значит, если должник в течение 3-х лет с момента возникновения долга подпишет акт сверки, отсчет срока исковой давности начнется заново.
  • Акт сверки может использоваться в качестве доказательства в суде в случаях взыскания задолженности с должника. Главное, чтобы в договоре с контрагентом-должником четко указывались сроки погашения.

Как составить напоминание об оплате после сверки расчетов с контрагентами

Если сверка расчетов показала наличие дебиторской задолженности, то покупателю надо напомнить о необходимости проведения оплаты. При этом должны быть указаны следующие сведения: номер договора и его дата (с приложениями), величина долга (в том числе просроченного) по каждой поставке, сроки и порядок оплаты, возможные санкции при несвоевременной оплате.

Бывают ситуации, когда контрагент задолженность признает, а от пени отказывается. В этом случае целесообразно договориться о возможности применения рассрочки или отсрочки платежей.

Принятое решение должно быть подтверждено подписанием соглашения, в котором будет содержаться график погашения долга. В текст документа можно внести фразу: «…указанные в настоящем соглашении договоренности теряют силу в случае нарушения должником срока и размера оплаты хотя бы одного указанного в соглашении платежа». Тогда должник не сможет интерпретировать дополнительное соглашение как изменение условий договора, которое позволяет не выполнять обязательства в течение какого-то периода.

Как грамотно оформить расхождения по итогам сверки расчетов с контрагентами

Если сверка расчетов показала наличие неучтенной задолженности организации перед поставщиком, то необходимо сделать исправительную запись по дебету счетов учета материалов, товаров и кредиту счетов расчетов. Запись должна вноситься на основе первичной документации. НДС при этом принимают в обычном порядке (Дт 19).

Последняя запись должна быть внесена в конце того налогового периода, в котором было выявлено расхождение.

Что касается кредиторской задолженности, то ее исправление проводится такими же проводками сторно.

При обнаружении расхождений до утверждения годовой отчетности (например, неучтенная задолженность за июль 2015 г. выявлена 25 февраля 2016 г.), необходимо внести операцию в БУ в декабре отчетного года. При выявлении расхождения составления годового отчета (например, 1 апреля 2016 г.), делается исправительная запись уже в 2016 г.

Согласно статье 81 Налогового кодекса РФ в налоговый учет необходимо вносить исправления в том периоде, в котором было обнаружено расхождение.

Видео: упрощенная система налогообложения для ИП:

Сверка расчетов отражает сложившееся положение и является обоснованием правильности внесения операций в БУ. Иногда контрагент не желает составлять АС расчетов. В этом случае формально нарушения закона не происходит. Конечно, при условии, что обязательства по проведению сверки расчетов не прописаны в действующем договоре между организациями. Уклонение от составления акта может свидетельствовать о желании контрагента что-то скрыть. Поэтому целесообразно внимательно проверить все операции с ним, а в будущем, возможно, отказаться от взаимодействия с таким партнером.

Списание задолженности по результатам сверки расчетов с контрагентами

По инициативе главбуха руководитель фирмы может принять решение о признании задолженности безнадежной. В этом случае необходимо произвести ее списание.

Согласно второму пункту 266 статьи Налогового кодекса РФ к безнадежным относятся:

  • долги, по которым истек СИД;
  • долги, взыскание которых невозможно в связи с решением государственного органа или с ликвидацией должника.

Списание дебиторской задолженности осуществляется за счет резерва по сомнительным долгам, или она относится к расходам компании.

Формируя резерв, фирма заблаговременно уменьшает свою налогооблагаемую базу. При этом происходит отсрочка уплаты налога. Согласно одиннадцатому пункту ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденных Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н, отчисляемые в резерв суммы включаются в состав операционных расходов в последний календарный день отчетного периода.

Резерв формируется по расчетам за проданный продукт отдельно по каждому сомнительному долгу. Величина резерва не должна превышать 10 % от выручки компании, полученной в отчетном периоде. При величине резерва, не покрывающей сумму долга, признанного безнадежным, разницу относят к внереализационным расходам.

Неиспользованная часть резерва должна быть перенесена на период, следующий за отчетным. Величина нового резерва при этом исправляется на сумму остатка предыдущего периода.

Согласно четвертому пункту 266 статьи Налогового кодекса РФ расчет резерва зависит от сроков возникновения задолженности:

Срок возникновения долга, дней

Сумма резерва

> 90

Полная сумма задолженности, выявленной при проведении инвентаризации

45–90 (включительно)

50 % от суммы задолженности, выявленной при проведении инвентаризации

< 45

Не увеличивает сумму создаваемого резерва

Если формирование резерва по сомнительным долгам не предусмотрено учетной политикой организации, следует поступать так.

Задолженность, которая подлежит списанию, не обнуляется, а отражается по Дт 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» на протяжении пяти лет со дня списания. Такой период обусловлен тем, что финансовое положение должника может измениться. В этом случае он сможет исполнить свои обязательства.

В случае погашения задолженности делается запись по Кт 007.

Как провести сверку расчетов?

К сожалению, в нормативных актах по данному мероприятию мало указаний. Мы бы выделили проведение сверки в рамках инвентаризации, что регламентировано Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее – Методические указания). Из них следует, что основной целью инвентаризации расчетов является подтверждение достоверности учета задолженности и обязательств, установление сроков их возникновения и погашения. Для этого проверяется обоснованность сумм задолженности по расчетам с поставщиками и заказчиками, бюджетом и внебюджетным фондами, работниками и подотчетными лицами, другими дебиторами и кредиторами. Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженностей, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженностей, по которым истекли сроки исковой давности. 📌 Реклама

В ходе инвентаризации наличие кредиторской и дебиторской задолженностей должно быть подтверждено документами, например:

договором с поставщиком или заказчиком;

  • актом приемки-передачи выполненных работ, оказанных услуг, накладной на отгрузку материальных ценностей;
  • иными, в частности, платежными документами на перечисление аванса поставщику, не выполнившему своих обязательств, актом сверки задолженности.

В процессе инвентаризации составляются акты сверки, в которые вносятся данные о состоянии расчетов. Отраженные в акте суммы сверяются с данными бухгалтерского учета. После этого оформляется акт инвентаризации по всем расчетам, в котором указываются выявленные расхождения и суммы просроченных кредиторской и дебиторской задолженностей. Однако названный документ не является основанием для внесения в учет соответствующих изменений, ведь окончательное решение по результатам инвентаризации принимает руководитель (п. 5.4 Методических указаний). А потому бухгалтер вправе внести соответствующие изменения в бухгалтерский учет только после того, как будет издан приказ руководителя по результатам инвентаризации. 📌 Реклама

Обозначенные рекомендации можно с оговорками применить к сверке с контрагентами, которая проводится не только в ходе общей инвентаризации, но и в иных случаях.

Как списать нереальную к взысканию дебиторскую задолженность?

Безнадежными (нереальными к взысканию) признаются те долги перед организацией, по которым истек установленный срок исковой давности, и те, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения на основании акта государственного органа или ликвидации организации (ст. 416, 417, 419 ГК РФ). Как указали чиновники финансового ведомства в Письме от 02.12.2016 № 02-07-10/71673, если есть несколько оснований признать долг безнадежным, он признается таковым в периоде возникновения первого из перечисленных оснований, то есть по истечении срока исковой давности.

К сведению:

В соответствии со ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности составляет три года со дня, определяемого на основании ст. 200 ГК РФ следующим образом: если законом не установлено иное, течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права и о том, кто является надлежащим ответчиком по иску о защите этого права. Таким образом, подписание акта сверки расчетов, свидетельствующее о признании долга, прерывает течение срока исковой давности (ст. 203 ГК РФ, п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43). После подписания акта сверки расчетов срок исковой давности исчисляется заново.

Списание задолженности со счетов бухгалтерского учета производится при наличии фактов, подтверждающих невозможность погашения задолженности и истечение срока исковой давности. Как отмечается в Письме Минфина РФ от 14.07.2017 № 02-08-10/45171, положения Инструкции № 157н не содержат указаний относительно состава документов, необходимых для принятия комиссией решения о списании с балансового учета учреждения задолженности неплатежеспособных дебиторов.

Вместе с тем согласно п. 3 Инструкции № 157н бухгалтерский учет активов и операций, их изменяющих (фактов хозяйственной жизни), осуществляется методом двойной записи на взаимосвязанных балансовых счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов.

В соответствии с Федеральным стандартом № 256н для целей бухгалтерского учета, формирования и публичного раскрытия показателей бухгалтерской отчетности активом признается имущество, включая имущественные права (дебиторская задолженность), принадлежащее субъекту учета и (или) находящееся в его пользовании, контролируемое им в результате произошедших фактов хозяйственной жизни, от которого ожидается поступление полезного потенциала (наличных и безналичных денежных средств) или экономических выгод.

Таким образом, если в отношении дебиторской задолженности не выполняются критерии отнесения ее к активам, то в соответствии с решением комиссии о списании данной задолженности с балансового учета ее учет осуществляется на забалансовом счете. Указанное решение принимается с учетом:

  • сведений, выявленных в ходе инвентаризации, в отношении дебиторской задолженности, обладающей признаками нереальной к взысканию;

  • документов, подтверждающих наличие рисков невозможности взыскания дебиторской задолженности.

Заметим, что невозможность взыскания долгов может быть подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, вынесенным в порядке, предусмотренном Законом № 229-ФЗ, при возврате взыскателю исполнительного документа по следующим основаниям (Письмо Минфина РФ от 31.07.2013 № 03-03-06/4/30650):

  • невозможно установить место нахождения должника, его имущества либо получить сведения о наличии принадлежащих ему денежных средств и иных ценностей, находящихся на счетах, во вкладах или на хранении в банках либо других кредитных организациях;

  • у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание, и все принятые судебным приставом-исполнителем допустимые законом меры по отысканию его имущества оказались безрезультатными.

При наступлении обстоятельств, подтверждающих невозможность погашения дебитором сумм задолженности (смерть, ликвидация (банкротство) дебитора), комиссия по поступлению и выбытию активов готовит следующий пакет документов, на основании которых списываются суммы дебиторской задолженности:

  • документы, свидетельствующие о невозможности взыскания задолженности (документы, подтверждающие банкротство (ликвидацию) дебитора, судебное решение, подтверждающее невозможность взыскания суммы задолженности, справка о смерти дебитора и др.);

  • приказ (распоряжение) руководителя учреждения о списании дебиторской задолженности.

В бухгалтерском учете нереальная к взысканию дебиторская задолженность списывается на основании бухгалтерской справки (ф. 0504833) следующим образом:

  • по расходам – относится на уменьшение финансового результата, в дебет счета 0 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» (п. 168.2 приложения 1 к Инструкции № 162н, п. 153 Инструкции № 174н, п. 181 Инструкции № 183н);

  • по доходам – относится на уменьшение финансового результата, в дебет счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» (п. 120 Инструкции № 162н, п. 152 Инструкции № 174н, п. 180 Инструкции № 183н).

Списанная с баланса нереальная к взысканию дебиторская задолженность учитывается на забалансовых счетах в порядке, определенном п. 339, 340 Инструкции № 157н (см. Письмо Минфина РФ от 02.12.2016 № 02-07-10/71673).

Напомним, что п. 339 Инструкции № 157н для учета задолженности неплатежеспособных дебиторов с момента принятия комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов решения о ее списании с балансового учета учреждения предназначен забалансовый счет 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Следует учесть, что в настоящее время момент списания задолженности неплатежеспособных дебиторов с баланса и одновременного принятия к забалансовому учету автономное учреждение определяет самостоятельно.

Учет названной задолженности осуществляется:

  • либо в течение срока возможного возобновления согласно законодательству РФ процедуры взыскания задолженности, в том числе при изменении имущественного положения должников;

  • либо до поступления в указанный срок в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов денежных средств, до исполнения (прекращения) задолженности иным не противоречащим законодательству РФ способом.

Списание задолженности с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов о признании задолженности безнадежной к взысканию:

  • в случае наличия документов, подтверждающих прекращение обязательства смертью (ликвидацией) дебитора;

  • в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ, в том числе по истечении срока возможного возобновления процедуры взыскания задолженности согласно законодательству РФ.

Таким образом, факт признания дебиторской задолженности нереальной к взысканию является основанием для ее списания с забалансового учета. Отметим, что при отсутствии оснований для возобновления процедуры взыскания задолженности, преду­смотренных законодательством РФ, списанная с балансового учета задолженность к забалансовому учету не принимается.

Пример 1:

В ходе инвентаризации в автономном учреждении выявлена дебиторская задолженность по счету 2 206 34 000 на сумму 16 500 руб., по которой обязательства ее исполнения были просрочены. Учреждением подан в суд иск с требованием о погашении задолженности дебитором. Комиссия учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов приняла решение о списании задолженности с баланса и об отражении ее за балансом.

В декабре 2017 года суд вынес решение об отказе в удовлетворении требований учреждения в связи с признанием организации-должника банкротом и дальнейшей ее ликвидацией. На основании судебного решения комиссия учреждения признала задолженность нереальной к взысканию и приняла решение списать ее с забалансового учета.

В учете операции отразятся следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Списана нереальная к взысканию дебиторская задолженность с баланса на основании решения комиссии

2 401 20 273

2 206 34 660

16 500

Одновременно принята списанная с баланса задолженность на забалансовый учет

Забалансовый счет 04

16 500

Списана задолженность с забалансового счета на основании судебного решения

Забалансовый счет 04

16 500

М. Зарипова

Журнал «Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений» № 12/2017

В статье рассмотрены вопросы проведения сверки расчетов с контрагентами перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Чтобы сформировать достоверную годовую бухгалтерскую отчетность, перед ее составлением необходимо в установленном порядке провести инвентаризацию активов и обязательств. К обязательствам, которые подлежат обязательному подтверждению, относятся, в частности, расчеты с контрагентами по договорным обязательствам. О порядке проведения данной процедуры и отражении ее результатов в бухгалтерском учете расскажем в статье.

Финансово-хозяйственная деятельность любого учреждения предполагает наличие в учете расчетных обязательств с различными контрагентами. На приобретение товаров (работ, услуг) заключаются договоры (контракты), в соответствии с которыми производятся расчеты. Кроме того, учреждение само выступает как контрагент, оказывая услуги покупателям и заказчикам, причем направленность данных услуг зависит от вида деятельности организации. Получается, что расчетные обязательства с контрагентами в государственном (муниципальном) учреждении образуются как в пассиве, так и в активе баланса; иными словами, в учете могут возникать дебиторская и кредиторская задолженности.

В соответствии с требованиями законодательства о бухгалтерском учете расчетные обязательства подлежат инвентаризации с целью подтверждения их фактического наличия и сопоставления с данными бухгалтерского учета (см. п. 1, 2 ст. 11 Закона № 402-ФЗ). Более того, в преддверии составления годового отчета данное мероприятие следует провести обязательно, поскольку по достоверности представленной бухгалтерской отчетности можно судить, была ли осуществлена инвентаризация (Письмо Минфина РФ от 15.07.2014 № 02-06-10/34544).

С какой целью проводится сверка

Сверка взаиморасчетов с контрагентами осуществляется для уточнения наличия выраженных в стоимостных показателей взаимных требований.

Согласно действующему контракту одна компания осуществляет для другой поставку материальных ценностей, оказывает услугу или выполняет определенный перечень работ.

С другой стороны ее партнер за полученный товар, работу или услугу должен производить оплату либо денежными средствами, либо любым установленным подписанным контрактом способом.

На каждые подобные действия составляются первичные документы, на основании которых все стороны соглашения фиксируют в своем учете операции.

Часто рассмотренные факты хозяйственной деятельности не производятся все в один день. Либо отгрузка происходит партиями, либо оплата осуществляется частями.

Так как происходит отражение этих операций разными людьми в течение определенного времени, некоторые факты кто-то из партнеров может упустить.

Поэтому рекомендуется периодически проводить уточнение остатков по имеющимся взаимным требованиям.

Так как все организации должны формировать бухгалтерскую отчетность, сверка взаиморасчетов обязательно должна проводиться на отчетные даты, которыми выступают начало года, квартала, месяца, в зависимости за какой период осуществляется составление отчета.

Сверку расчетов нужно проводить при закрытии контрактов по их завершении, или же при досрочном расторжении.

Внимание! Также акт сверки необходимым при рассмотрении споров в арбитражных судах. Если задолженность компании подтверждена данным документом, в котором присутствуют подписи должника, то решение судьи будет в пользу истца.

Если оформляется банкротство и составляется очередь кредиторов, то подписанный акт сверки с должником будет иметь весомое значение.

За какой период необходимо осуществлять сверку расчетов с контрагентами

Перед тем как проводить сверку, следует установить период, за который следует включать данные в составляемый документ.

При инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, с поставщиками и подрядчиками, а также с прочими дебиторами и кредиторами организации следует провести сверку взаимных расчетов со своими контрагентами по состоянию на 31 декабря отчетного года, которые оформляются актами сверки взаиморасчетов.

Когда контрагент отказывается подписывать

Сверка расчетов фиксирует уже сложившуюся ситуацию и служит для обеих сторон подтверждением того, что в учете все отражено верно. Если контрагент уклоняется от оформления актов сверки, то формально он ничего не нарушает (если такая обязанность не предусмотрена договором), но есть вероятность, что он хочет что-то скрыть. В этом случае мы рекомендуем тщательно проверить все операции с контрагентом, а в будущем, возможно, отказаться от взаимоотношений с ним.

Александр Лавров, аттестованный аудитор

Материал предоставлен журналом «Я бухгалтер»

Выпуск № 40

Образец заполнения акта сверки взаимных расчетов

Стоит обратить внимание, что определенной формы, которая существует для внесения данных по сверке взаимных расчетов не существует. Каждая организация может самостоятельно составлять такой документ на свое усмотрение.

Основное правило, которое должно быть соблюдено при этом процессе – включение всех операций, которые происходили за определенный срок действия документа.

Как и любой документ, акт сверки должен обязательно содержать следующие данные:

  • Название документа;
  • Дата составления;
  • Реквизиты организаций, для которых устанавливается акт сверки взаиморасчетов;
  • Указание лиц, которые выступают ответственными за подписание акта.

Составляет такую бумагу бухгалтерия, а подписывает ответственное лицо и директор. Обычно акт составляется либо с начала сотрудничества, либо с момента окончания действия предыдущего документа. Юридически правильным является тот акт, который подписан двумя сторонами и закреплен печатями.

Два экземпляра сначала оформляются у одной организации, а потом по почте отсылаются второй. Когда вторая оформит акт, то один экземпляр обратно возвращается владельцу. Именно с этого момента предприятие-должник официально признает свой долг перед второй стороной.

Пример акта сверки взаиморасчетов:

Как заполнить акт сверки взаимных расчетов: образец

Обязательно заполните шапку документа: проставьте даты и названия компаний. Далее напишите, что представители сторон составили этот акт, подтверждая состояние бухучета.

Скачать акт сверки взаиморасчетов в excel: образец

×

Получите образец бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

  • Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
  • Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

В таблице запишите дату платежа, название и номер документа, которым она подтверждается, и сумму. Приходные операции заносятся в дебет, расходные — в кредит.

Вы можете не тратить время на выявление задолженности или переплаты: сервис МойСклад подсчитает все автоматически и сформирует документ.

Юридическая сила акта сверки

Известно, что акт сверки не является первичным документом, а значит не имеет юридической силы. Это довольно распространенный вопрос, который возникает при составлении акта сверки взаиморасчетов.

Чтобы он приобрел ее, стоит приложить следующие документы:

  1. Ссылка на договор, который будет выступать основанием для возникновения обязательств по возмещению средств.
  2. Наименование работ и товаров, к которым будут приложены соответствующие документы по стоимости.

Если таковых бумаг не будет, то акт может считаться недействительным с юридической точки зрения, из-за того, что видимых доказательств просто не будет. Если фирма имеет задолженность по нескольким суммам, то тогда их нужно указывать по отдельности в каждой строке, а в графе ИТОГО подбивать общую задолженность.

Акт сверки взаиморасчетов подписывается ведущим бухгалтером и директором. Если последний передал право подписи доверенному лицу, то должна быть приложена доверенность или другой удостоверяющий документ.

Основные правила заполнения акта сверки взаимных расчетов

Акты сверки не имеют определенной формы заполнения, которая действует на территории всей страны. Поэтому каждое предприятие может его составлять так, как посчитает нужным.

Но чаще всего существуют основные данные, которые обязаны содержаться в любом документе, а именно:

  • Номер акта – номер, который присваивается автоматически при регистрации внутренних исходящих документов. Для таких целей в крупных организациях обычно существуют журналы, в которых осуществляется поочередная запись документов. Это сделано для того, чтобы при любых проблемах восстановить все имеющиеся данные.
  • Фирма или организация. Указываются реквизиты организации, которая выступает как сторона, выдающая кредит.
  • Партнер. Указываются данные об организации, которая является кредитополучателем. Обычно акт сверки взаиморасчетов отправляется ей для подписания со своей стороны.
  • Сроки. Указываются начало и окончание действия документа. Обычно это даты, в которые проводится сверка расчетов с обеих сторон.
  • Договор. Упоминается в том случае, когда все действие происходит в рамках конкретной договоренности.
  • Место – указывается то, где происходит все действие. Обычно это расположение организации, которая составляет акт сверки.
  • Дополнения. Если есть какие-либо замечания или комментарии, то в это поле их необходимо вписать.
  • Кредитовое сальдо – задолженности кредитополучателя на начало действия.
  • Дебетовое сальдо – задолженность главной организации перед второй стороной на начало действия договора.

Основная же часть акта сверки выполненных работ будет содержаться в табличной форме, которая может быть составлена совершенно разнообразно. В ней будут также указываться все эти данные, но только более кратко и компактно. Каждая организация будет решать для себя, что еще нужно вписать. Это поможет составить более конкретный документ для обеих сторон.

Пример акта сверки в письменном виде:

Пример акта сверки в табличном виде:

Как правильно проводить сверку взаиморасчетов?

Расчеты проверяются по какому-либо одному документу. Им могут выступать контракт, наименование товара или работы и многое другое. Чтобы избежать ненужной повторяющейся работы, можно организовать сверку во время инвентаризации, которая проводится раз в один календарный год.

Если вдруг при проведении такой операции обнаруживается неточность, то сразу стоит связаться с организацией-кредитополучателем, которой незамедлительно нужно отправить оформленный акт сверки.

Если сумма не была погашена уже довольно давно ввиду того, что организация была объявлена банкротом, то соответствующий долг нужно прописать в расходах. Чтобы не допускать появления подобных ситуаций, стоит заранее позаботиться о согласованной периодичности проведения таких контрольных проверок.

Что делать после составления документа?

Когда одна из сторон составила акт сверки взаиморасчетов, то нужно еще раз проверить правильность. После подписания директором, документ отправляется второй стороне, которая изучает и подписывает также. После этого один экземпляр направляется обратно и дело считается завершенным. Что делать после того, как акт составлен?

Бланк для заполнения акта сверки в программе Excel

Так как акт сверки не имеет особой формы, то один из примеров вы можете видеть ниже. Это довольно простой бланк, в котором содержатся только основные данные об обеих сторонах. Его можно заполнить как вручную, так и при помощи соответствующих программ. Если необходимы какие-либо дополнения, то они вносятся без всяких проблем.

Ниже можно увидеть более детальный акт сверки взаимных расчетов. Там уже есть две табличные формы, которые заполняются обеими сторонами. Такая форма более понятна и не требует долгого понимания.

Также существует вариант заполнения акта сверки взаимных расчетов в виде так называемой расписки. Тут нет таблиц, а все описывается в тексте.

Образец заполнения в программе 1с

Чтобы осуществить расчет в данной программе сначала следует зайти в меню программы, в котором нужно выбрать следующий пункт:

Если у вас установлена новая версия программы, то тут нужно зайти во вкладку покупки и далее пройти по следующему шагу, который показан на рисунке:

Далее во вкладке выбираем необходимую операцию и заполняем по своим данным:

Чтобы избежать неприятных последствий, лучше сразу позаботиться обо всех нюансах, которые могут возникнуть после заключения сделки. Необходимо сразу составить акт сверки взаиморасчетов и проверять единовременно для обеспечения стабильности. Это поможет избежать конфликтных ситуаций и не попасть в руки мошенников.

узнайте больше про куб сейчас

Автоматизация
выставления счета Автозаполнение реквизитов покупателя по ИНН Автопроверка правильности реквизитов банка по БИКу Правильно настроенные формулы, в том числе по расчету НДС и Итого счета Автоматическое формирование суммы прописью по итоговым цифрам суммы счета Выгоды Подготовка счета за 20 секунд Отсутствие ошибок в счетах Меньше времени на выставление счетов, и больше на бизнес Увеличение скорости оплаты счетов Автоматизация
отправки счета Автоматическое прикрепление вашего логотипа в счет Автоматическое прикрепление скана вашей подписи в счет Автоматическое прикрепление в счет скана печати вашей компании Отправка счета на e-mail покупателя Выгоды Отправка счета в 2 клика Красивые и профессиональные счета Можно выставлять счета с компьютера, планшета, смартфона Не нужно распечатывать счет, ставить подпись, печать и сканировать перед отправкой

почему куб удобнее

Удобное выставление счетов онлайн Моментальная отправка счетов на e-mail вашему покупателю Контроль задолженности по каждому покупателю Управленческая отчетность Упорядоченное хранение всех ваших документов Скидка 20% на бухгалтерское обслуживание от вашего бухгалтера Передумали заморачиваться со скачкой шаблонов документов онлайн? С сервисом КУБ вы можете сэкономить 29 минут на выставление документов без единой ошибки, и это далеко не всё. Получите КУБ — онлайн сервис по автоматизации выставления счетов и других документов. Начать использовать КУБ прямо сейчас 14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП Нужна помощь по заполнению документов или консультация? Получите помощь экспертов бухгалтеров по подготовке документов +7 (800) 500-54-36

НАПИШИТЕ ЭКСПЕРТУ

(Ещё нет голосов)