Электронный больничный лист

Электронный больничный лист 2020 году используется наравне с бумажным листком нетрудоспособности. Как работодателю подключиться к электронному документообороту с ФСС? Как правильно заполнить электронный больничный и оплатить пособие? Ответы на эти и другие вопросы рассмотрим в этой статье.

Порядок выдачи электронного больничного листа

В 2020 году на территории РФ действует два вида листков нетрудоспособности: бумажный и электронный. Причем работнику документ выдается только в каком-то одном формате (п. 5 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном соцстраховании …»).

Электронный больничный лист (ЭЛН) оформляется сотруднику только с его письменного согласия. Поэтому рекомендуем вам предупредить своих сотрудников о возможности принимать такие листки нетрудоспособности.

Подключение к системе электронных больничных осуществляется работодателем по желанию.

Иначе если работник принесет ЭЛН, а работодатель не будет подключен к электронной системе, бюллетень придется менять на бумажный вариант (Письмо ФСС от 11.08 2017 № 02-09-11/22-05-13462).

ЭЛН оформляется врачом в специальной программе ЕИИС «Соцстрах». Работнику выдается талон с номером листка нетрудоспособности, который он и сообщает работодателю.

Описание положительных, отрицательных качеств

Достоинства электронных версий описываются следующим образом:

  • не нужно тратить время на очереди в регистратуре, чтобы проставить печати;
  • отсутствие требований по распечатке;
  • сложности с созданием подделок;
  • быстрое, простое оформление;
  • снижение вероятности порчи, утраты;
  • упрощенная транспортировка, хранение;
  • легкое исправление ошибок.

Но есть и некоторые недостатки, которые тоже берутся всеми, кто собирается работать с подобным инструментом:

  1. Для контроля таких систем не обойтись без штатного компьютерщика.
  2. Медперсонал предполагает дополнительную подготовку, упрощающую работу с компьютерными программами.
  3. При появлении компьютерных и программных сбоев оформление становится невозможным.
  4. Для каждого врача требуется усиленная электронная подпись.
  5. При вызове врача на дом оформить документ невозможно.
  6. Вирусы, хакерские атаки увеличивают вероятность потери данных.
  7. Оснащение медучреждений компьютерами в обязательном порядке.

Но любые отрицательные стороны этого явления легко преодолеть. Большинство пользователей способно работать на компьютере, осваивать новые способы взаимодействия на разных уровнях. Но никто не застрахован полностью от технических сбоев.

Есть и ещё одна важная особенность – электронный больничный всё-таки должны соблюдать два документа, оформленные в обычной бумажной форме. Это касается листков нетрудоспособности, сохранивших прежний функционал.

Как и где можно проверить обоснованность ЭЛН?

Как отмечается в Информации ФСС, для проверки подлинности листка нетрудоспособности можно обращаться в территориальный орган фонда по месту регистрации страхователя либо в региональное отделение по местонахождению медицинской организации, реквизиты которой указаны в листке нетрудоспособности.

При этом проверка обоснованности выдачи листков нетрудоспособности относится к компетенции Росздравнадзора.

Как работает система электронных больничных листов

Работник, убедившийся в нетрудоспособности, направляется в медицинское учреждение для оформления больничного. После осмотра и установления диагноза пациент выбирает вариант больничного листа и подписывает согласие. Врач заполняет электронный бланк нетрудоспособности и передает пациенту двенадцатизначный идентификационный номер электронного листа нетрудоспособности. Пациент отдает его работодателю.

Когда лечение заканчивается, электронный лист подписывают врачи и медицинское учреждение с использованием неповторимой цифровой подписи. Далее файл направляется в ФСС. Из ФСС он попадает к работодателю, который проверяет файл и подтверждает личной криптографической подписью. В итоге работнику переводится пособие по болезни.

База виртуальных больничных связана с базой карт пациентов. Информация о пациенте, заносимая в базу:

  • ФИО, место и год рождения;
  • занятость;
  • группа крови и резус-фактор;
  • врожденные и хронические заболевания;
  • сведения об аллергических реакциях.

Сведения из медицинской карты используются для автоматического заполнения части полей, оставшиеся поля заполняет медик, работая в программе с образом листа. После заполнения, оформления и закрытия бланк подписывает лечащий врач личной криптографической подписью. В заключение образ больничного отправляется на хранение в государственную среду информации отдела здравоохранения.

Преимущества ЭЛН для пациента

Все преимущества эл.листов нетрудоспособности налицо: их невозможно потерять или испортить, их проще заполнять. Но есть и некоторые недостатки: к примеру, они недоступны в местности без интернета. Оформим все плюсы и минусы ЭЛН с помощью наглядных таблиц.

Чем хорош электронный больничный, чем он лучше бумажного:

Их недостатки:

Какой больничный лучше брать

Как правило, пациенту не предлагают выбирать, какой вид оформить. Если есть техническая возможность, лист нетрудоспособности оформят электронным способом. Конечно, пациенту ЭЛН удобнее: его невозможно потерять или помять, а также не нужно специально ходить в бухгалтерию, чтобы его отдать (ЭЛН приходит туда по интернету самостоятельно).

Тоже интересно: узнайте, в чем отличие медицинской маски от респиратора и противогаза — что лучше всего защищает от вирусов.

Чем карантин отличается от самоизоляции, обсервации, ЧС и комендантского часа – все о нововведениях поведения граждан по коронавирусу читайте .

Нерабочий день, выходной и карантин — в чем разница и как оплачивается: https://gderaznica.ru/social/vikhodnoy-karantin.html

Когда лучше закрывать больничный

Как правило, когда нужно закрыть листок нетрудоспособности, решает врач, а не пациент. Обычно, при стандартном ОРВИ, это происходит через неделю после открытия. В зависимости от тяжести протекания заболевания, бюллетень может быть продлен.

Стоит знать, что по желанию пациента, больничный может быть закрыт и досрочно – правда, для этого придется подписать отказ от прохождения лечения. Но это правило не распространяется на тех пациентов, которые заражены инфекционным заболеванием, которое может заразить других людей.

Если пациент отказывается соблюдать предписания врача или нарушает режим (например, при прохождении лечения в стационаре), больничный лист ему не закроют, а значит и выплат из ФСС он не получит.

Незакрытый бюллетень не имеет никакой силы для ФСС!

Оплата больничного при карантине коронавируса

Как мы уже писали выше, оплата по листам нетрудоспособности в связи с необходимостью соблюдать карантин из-за поездок в страны с неблагоприятной эпидемиологической обстановкой, немного отличается от стандартной схему оплаты.

Итак, если вы прибыли из-за границы в период пандемии коронавируса (или проживаете с гражданами, которые прибыли, в одной квартире), то вам обязательно нужно соблюсти 2-недельный карантин, который оплачивается из фонда ФСС. Конечно, это распространяется только на тех людей, которые имеют официальную работу, и чей работодатель делает отчисления в этот самый фонд ФСС.

Выплаты по карантинному ЭЛН приходят работнику в 2 части: первая часть – через 5 рабочих дней после открытия, оставшаяся часть – после его закрытия. Деньги переводит работнику фонд ФСС напрямую, минуя работодателя (а при обычных болезнях – все начисления проводятся через работодателя).

Пошаговая видео-инструкция, как оформить электронный больничный лист:

Как оформить электронный лист нетрудоспособности

Вообще, электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) доступен к оформлению гражданам с 1 июля 2017 года и оформляется с письменного согласия работника. Такие электронные формы официально приравнены к стандартным бумажным формам.

Но нынешние больничные по карантину в связи с коронавирусом будут выдаваться о измененной схеме, которая действует с 20 марта 2020 года:

  • получить его дистанционно могут те граждане, которые вынуждены уйти на самоизоляцию после прибытия из стран с неблагополучной эпидемиологической ситуацией по коронавирусу COVID-19, а также все граждане, проживающие с вернувшимся из-за границы гражданином.
  • для этого необходимо быть зарегистрированным на портале Госуслуг. Далее, подаем заявление в личном кабинете на официальном сайте ФСС РФ fss.ru – для этого нажимаем на кнопку «Подать заявление на выдачу ЭЛН”.
  • для подачи заявления на сайт ФСС нужно заполнить форму и прикрепить к ней сканированные копии страниц заграничного паспорта с фото и с отметками о пересечении границы, билетов, подтверждающих посещение другого государства.

С какой даты считается бюллетень по карантину? Он начинается с момента пересечения границы.

Закрытие такого карантинного бюллетеня происходит автоматически, через 14 дней после его открытия. НО! Только в том случае, если у вас не появились признаки заболевания. Если же признаки появились после открытия карантинного ЭЛН, необходимо вызвать врача на дом, и в этом случае больничный по карантину сразу закрывается, а открывается новый – по болезни.

Оплата начисляется в 2 этапа: первая выплата приходит через 5 дней после открытия листа нетрудоспособности, а остаток – за все остальные дни, после закрытия.

Как работодателю подключиться к электронной системе больничных листов

Чтобы подключиться к электронной системе, страхователю необходимо:

  1. Заключить с территориальным отделением ФСС соглашение об информационном взаимодействии.
  2. Получить усиленную электронную подпись.
  3. Установить крипто провайдер — специальную программу для проверки подписи.
  4. Определить состав программ, через которые можно работать.

Это может быть:

  • Личный кабинет страхователя на сайте ФСС. Для доступа используется логин и пароль от единого портала государственных услуг.
  • Программа АРМ «Подготовка расчетов ФСС».
  • Бухгалтерские программы, например, 1С.

Получив от сотрудника талон с номером ЭЛН, работодатель вводит его в систему. Тем самым он отправляет запрос в базу данных ФСС.

Рассмотрим порядок заполнения электронного документа на сайте ФСС через личный кабинет страхователя и в популярной у бухгалтеров программе 1С.

Компенсация за электронные больничные

Документ появляется в базе ФСС сразу после оформления и подписания его врачом. Теперь с информацией могут работать бухгалтера, которым сообщают точный номер, связанный с конкретным гражданином.

Бухгалтер заботится о внесении дополнительных сведений, необходимых для расчета с подчиненными.

В Личном кабинете на том же сайте ФСС гражданин видит, какая компенсация ему полагается за оформленный больничный лист. Механизм начисления остаётся стандартным, не зависит от конкретной формы.

Конкретная оплата определяется тем, какую систему вознаграждений у себя применяет работодатель. Компенсации поступают от самого работодателя, либо в этом процессе участвует ФСС.

Если руководство не соглашается переходить на электронные бланки

Не каждый руководитель соглашается с переходом на электронную форму. Это отчасти связано с бухгалтерскими программами, которые ещё не взаимодействуют должным образом с электронными системами. Из-за этого большую часть сведений приходится вносить вручную.

При этом подключение к системе не относят к обязанностям работодателей. ФСС не может оказывать на них давление в этом плане. Кроме того, орган ФСС не имеет права отказывать в возмещении только из-за того, что организация не переходит на нужный уровень взаимодействия.

Руководителю рекомендуется заранее сообщать сотрудникам о том, с какой формой документа ведется основная часть работы. Иначе у самих подчиненных возникают дополнительные проблемы при оформлении.

О зачетной системе

Сначала полагающееся пособие выплачивается сотруднику из средств руководителя, как и при обычном варианте. Обычно это делают в момент поступления следующей заработной платы. Затем готовится пакет подтверждающей документации на возмещение, либо на эту же сумму уменьшаются взносы, рассчитанные к оплате.

ФСС может потратить до трех месяцев на то, чтобы рассмотреть и проверить сведения.

За счет ФСС все компенсации идут в случае применения так называемой прямой схемы выплаты. Переводы идут на указанный почтовый адрес, либо с помощью банковских реквизитов, указанных при оформлении заявки.

Электронные подписи

Если с 01.04.2018 вступят в силу новые правила передачи информации о расчетах через портал ФСС, то компании потребуются сразу три квалифицированные электронные подписи (вместо одной): КЭП страхователя (как сейчас), КЭП руководителя и КЭП главного бухгалтера. Чтобы запросить ЭЛН из сервиса ФСС, достаточно будет ЭП юрлица (страхователя). А вот чтобы разместить в сервисе информацию о подсчитанных суммах больничных пособий, потребуется уже три ЭП (страхователя, руководителя и главного бухгалтера).

Все это может заметно осложнить работу. Пока дополнительных требований и пояснений на этот счет от Фонда нет, но логично предположить следующее:

  • ЭП страхователя (юридического лица) – это любой КЭП юрлица (в том числе выданный для сдачи отчетности в контролирующие органы) с указанием физического лица. По сути, это может быть КЭП, оформленный на любого сотрудника, не только руководителя компании;
  • ЭП руководителя — здесь по описанным требованиям может быть и КЭП юрлица (с указанием руководителя), и КЭП физического лица, выданный на самого руководителя;
  • ЭП главного бухгалтера — здесь может быть и КЭП юрлица (с указанием бухгалтера), и КЭП физлица, выданный на самого бухгалтера.

Из частных разъяснений, данных ФСС, можно сделать вывод о том, что можно обойтись и двумя сертификатами ЭП, при условии, что сертификат на юридическое лицо оформлен на руководителя или главного бухгалтера. Это – текущая позиция Фонда, изменится ли она в будущем, прогнозировать сложно.

Совет

Убедиться, что ваша КЭП пригодна для работы с ЕИИС «Соцстрах», можно прямо через браузер на сайте фонда.

Скачайте простую инструкцию.

Как заполнить ЭЛН в личном кабинете страхователя

Чтобы зарегистрироваться в личном кабинете страхователя, работодателю необходимо иметь подтвержденную учетную запись на портале госуслуг. Как подключить юрлицо к госуслугам, читайте здесь.

Далее переходим на сайт и выбираем «Кабинет страхователя» — Вход в кабинет.

В соответствующих полях вводим номер листка нетрудоспособности и СНИЛС сотрудника.

Система на основании введенных сведений находит выданный сотруднику бюллетень. Далее переходим на вкладку «Заполняется работодателем» и заполняем сведения о застрахованном лице.

Графы ЭЛН ничем не отличаются от привычного бумажного бюллетеня. Страхователь как обычно оформляет раздел «Заполняется работодателем»:

  • средний заработок;
  • страховой стаж;
  • сумма пособия за счет работодателя;
  • сумма пособия за счет ФСС;
  • итого к начислению;
  • дата выхода на работу.

Обратите внимание: все суммы заполняются в рублях и копейках через точку.

Заполнив документ, его нужно сохранить, заверить подписью, и он автоматически уйдет в ФСС.

Как происходит формирование ЭЛН?

В целях формирования ЭЛН в информационную систему «Соцстрах» представляется следующая информация (п. 11 Правил № 1567):

1) сведения о медицинской организации и застрахованном лице, включая СНИЛС, временной нетрудоспособности, беременности и родах, иные сведения, необходимые для формирования листка нетрудоспособности. Их заполняет медицинская организация. В соответствующих случаях она же делает отметки о нарушении режима лечения, о членах семьи, за которыми осуществляется уход, о направлении застрахованного лица на медико-социальную экспертизу;

2) сведения, касающиеся проведения медико-социальной экспертизы застрахованного лица. Заполняются федеральными государственными учреждениями медико-социальной экспертизы;

3) сведения, необходимые для исчисления пособия, с указанием данных о страхователе и застрахованном лице. Заполняются страхователями (работодателями).

Страхователи (работодатели) представляют информацию, касающуюся исчисления пособий, с учетом сроков, установленных для назначения и выплаты страхового обеспечения в соответствии с законодательством РФ об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Насколько надежна система безопасности «Соцстрах»?

Информационная система «Соцстрах» обеспечивает все необходимые условия защиты информации и сохранения ее конфиденциальности в соответствии с требованиями законодательства в сфере информационных технологий. При этом сведения о диагнозе пациента медицинской организации, сформировавшей ему электронный листок нетрудоспособности, работодателю не предоставляются.

Сторонние лица доступа к электронному листку нетрудоспособности не имеют. Идентификация и аутентификация пользователей информационной системы «Соцстрах» для получения сведений в личных кабинетах осуществляются посредством федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме».

Как заполнить ЭЛН в программе 1С

Заполнить электронный больничный в программе 1С: Зарплата и управление персоналом и передать его в ФСС получится, только если работодатель подключен к системе электронной отчетности через 1С.

Если это условие выполняется, создаем новый больничный лист через меню «Зарплата и кадры» — Все начисления.

Далее вводим номер ЭЛН в специальное поле и нажимаем кнопку «Получить из ФСС».

Система автоматически подтянет данные сотрудника и рассчитает сумму пособия на основании учетных данных.

Сведения о медучреждении, выдавшем ЭЛН, заполнятся автоматически из справочника 1С.

Далее проводим документ и закрываем его.

После этого необходимо передать реестр ЭЛН в Соцстрах. Открываем меню «Отчеты», переходим в подраздел «1С-Отчетность», находим документ «Реестр ЭЛН для отправки в ФСС» и нажимаем кнопку «Заполнить».

Проверив все сведения, проводим документ и нажимаем кнопку «Отправить реестр в ФСС».

Распечатывать и хранить ЭЛН не нужно, т. к. электронный бюллетень имеет юридическую силу.

Как выплатить пособие

Порядок выплаты пособия не отличается от обычного. Если работодатель находится в регионе где пилотный проект еще не введен, то в течение 10 рабочих дней он обязан назначить работнику пособие и выплатить его в ближайший день выдачи заработной платы.

Если работодатель участник пилотного проекта, то он самостоятельно выплачивает пособие за первые 3 дня больничного, а ФСС оплачивает оставшиеся дни напрямую сотруднику в течение 10 дней после получения от страхователя.

Во втором случае работодателю необходимо отправить вместе с ЭЛН документы для назначения пособия в течение 5 дней после получения их от работника.

Как оплачивается больничный лист в регионах проведения пилотного проекта ФСС, узнайте здесь.

О временных правилах оформления больничных при коронавирусе читайте .

Подводим итоги

  • Электронный больничный лист экономит время бухгалтера. Больше не нужно относить пакет документов в Соцстрах: достаточно отправить все в электронной форме.
  • Электронный листок нетрудоспособности защищает работодателя от расходов на оплату поддельных бюллетеней.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.