Договорная документация

  1. Понятие договора и виды договоров.

2. Содержание, форма и стадии договора.

  1. Заключение и расторжение договора.

  2. Протокол разногласий

  3. Доверенность и ее виды.

1. Договор представляет собой важнейшее средство регулирования гражданско – правовых отношений. Договорная работа является основой производственной и хозяйственной деятельности любого предприятия.

Под осуществлением договорной работы понимается:

  • разработка проектов договоров,

  • организация их согласования как с представителями клиентов, так и с сотрудниками заинтересованных подразделений самого предприятия,

  • организация подписания договоров сторонами,

  • выполнение мероприятий по исполнению заключенных договоров и контроль исполнения.

Частью договорной работы являются также учет договоров, обеспечение их сохранности в течении срока действия и подготовка к передаче на архивное хранение.

Договорная работа на предприятии осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Договор – соглашение двух или более лиц (граждан или юридических лиц), направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.

Предметом договора могут быть вещи, ценные бумаги, недвижимость, и т.д.

Для договоров характерен принцип свободы (ст. 421 ГК РФ) – этот принцип означает:

  • Что стороны свободны в решении вопроса заключения договора;

  • Стороны свободны в выборе вида договора; они вправе заключать смешанные договора;

  • Стороны свободны в выборе условий договора.

Виды договора:

  1. Общие положения

    Настоящее Положение — Порядок ведения договорной работы (Далее — Положение) разработано в целях определения порядка организации и осуществления Договорной работы на предприятии и применяется в отношении Договоров, соглашений, контрактов, приложений к ним (далее — договоров).

    Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Положение содержит нормы, обязательные для исполнения всеми работниками Предприятия.

    Право толкования Положения‚ в том числе используемых в нем терминов и определений, право разъяснения порядка применения Положения принадлежит юридической службе Предприятия (юрисконсульту).

    1.1. Термины, определения

    1.1.1. Для целей Положения термины и определения имеют значения, изложенные в настоящем разделе или далее по тексту Положения.

    1.1.2. Виза — надпись «Согласовано» и подпись, проставляемая в Листе согласования договора.

    1.1.3. Визовый экземпляр — предназначенный для согласования экземпляр проекта договора.

    1.1.4. Виды договоров — группы договоров в соответствии с частью второй Гражданского кодекса РФ (купля-продажа, поставка, аренда, аренда недвижимости, возмездное оказание услуг и T. п.).

    1.1.5. Договорная работа — комплекс мероприятий по подготовке, оформлению, заключению договоров, а также по их изменению, дополнению, исполнению, прекращению, и т. д.

    1.1.6. Документы по исполнению договора — документы, подтверждающие исполнение обязательств из договора, первичные учетные документы, иные документы, связанные с исполнением обязательств из договора (накладные, акты, платежные поручения, чеки, акты сверки расчетов, акты зачета и другие подобные документы).

    1.1.7. Досье договора — совокупность документов и материалов, относящихся к договору.

    1.1.8. Ответственное подразделение — подразделение Предприятия, на которое возлагается обязанность подготовки, заключения договора и организации исполнения договорных обязательств.

    1.1.9. Ответственный руководитель — руководитель Ответственного подразделения.

    1.1.10. Ответственный исполнитель — работник Ответственного подразделения, непосредственно на которого возложены обязанности по подготовке, заключению договора и организации исполнения договорных обязательств.

    1.1.11. Парафирование — подписание Уполномоченным лицомкаждой страницы договора, подтверждающее соответствие текста Чистовогоэкземпляра выработанному в результате согласования Визовому экземпляру илистандартной (типовой) форме договора.

    1.1.12. Приложения — любые приложения к договору (спецификации, графики, протоколы разногласий, протоколы согласований, любые иные документы к договору, определяющие его условия, а также любые иные возможные приложения). Все Приложения являются неотъемлемой частью договора.

    1.1.13. Лист согласования — документ, содержащий результат процедуры согласования договора, в том числе визы уполномоченных лиц и их замечания.

    1.1.14. Уполномоченное лицо работник Предприятия, уполномоченный в установленном порядке рассматривать и согласовывать проекты договоров и фиксировать установленные Положением факты.

    1.1.15. Чистовой экземпляр — предназначенный для подписания экземпляр проекта договора.

    1.1.16. Термины и определения, значение которых прямо не определено для целей Положения, используются в его тексте в значении, закрепленном в законодательстве и иных внутренних документах Предприятия.

    1.2. Общие требования к Договорной работе

    1.2. 1. Заключение договора может быть инициировано:

    • Ответственным исполнителем по своему направлению деятельности;
    • Ответственным руководителем по направлению деятельности возглавляемого подразделения;
    • Генеральным директором.

    1.2.2. B случае, если Предприятие впервые вступает с контрагентом резидентом РФ в договорные отношения, Ответственный исполнитель обязан перед направлением проекта договора на согласование запросить у контрагента следующие учредительные и иные документы:

    • Устав;
    • Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя;
    • Свидетельство о постановке на налоговый учет;
    • Копию лицензии, если деятельность, которую осуществляет контрагент, подлежит лицензированию в соответствии с требованиями действующего законодательства;
    • Копии документов, подтверждающие полномочия Руководителя контрагента (решение или протокол о назначении единоличного исполнительного органа);
    • Копию доверенности, подтверждающей полномочия представителя контрагента на заключение договора;
    • правоустанавливающие документы на объект недвижимости (в случае заключения договора аренды недвижимого имущества).

    Вышеуказанные документы должны быть представлены в виде копий, заверенных контрагентом (печатью, подписью), либо скан-копий.

    1.2.3. B случае, если Предприятие впервые вступает с контрагентом нерезидентом РФ в Договорные отношения, Ответственный исполнитель обязан перед заключением договора запросить у контрагента следующие документы:

    • Копия документа, подтверждающего регистрацию юридического лица в установленном законодательством порядке (выписка из торгового реестра юридических лиц);
    • Копия документа, подтверждающего наличие у юридического лица статуса налогоплательщика;
    • Копия учредительного документа юридического лица (Устава);
    • Копия документа, подтверждающего возможность осуществления юридическим лицом определенного вида Деятельности (лицензии), если деятельность подлежит лицензированию в соответствии с требованиями законодательства страны происхождения;
    • Копия документа, подтверждающего полномочия лица,подписывающего договор.

    Вышеуказанные документы должны быть представлены в виде копий, заверенных контрагентом (печатью, подписью), либо скан-копий.

    1.2.4. При наличии информации о несоответствии фактических данных данным, заявленным контрагентом (фактически руководит компанией другое лицо вместо указанного в представленных документах, различие между юридическим и фактическим адресом и т. д.),

    Ответственный исполнитель обязан связаться с контрагентом и уточнить несоответствующие данные, получив полный пакет подтверждающих документов.

    1.2.5. При перезаключении договоров или заключении новых договоров с контрагентами, по которым ранее уже были представлены документы, указанные в подпунктах 1 2.2 — 1 2.3, документы запрашиваются повторно, если:

    предыдущий пакет обязательных документов был представлен в прошедшем календарном году (в случае заключения нового договора через полгода и более);

    изменился руководитель организации (Для юридических лиц). В этом случае необходимо запросить у контрагента перед согласованием договора копию документа, подтверждающего полномочия руководителя.

    Ответственность

    5.1. Ответственность за организацию Договорной работы в Ответственном подразделении несет Ответственный руководитель.

    5.2. Ответственность за осуществление договорной работы несет Ответственный исполнитель.

    5.3. Уполномоченное лицо, рассмотревшее в пределах своей компетенции проект договора и согласовавшее его, несет ответственность за соответствие условий проекта договора законодательству и интересам Предприятия.

    5.4. Иные основания ответственности работников Предприятия, связанной с несоблюдением настоящего Положения, предусмотрены законодательством, Положением, другими внутренним документами Предприятия.

    Исполнение и контроль за исполнением договоров

    3.1. Если иное не установлено или не вытекает из существа договоров, исполнение и контроль за исполнением Договорных обязательств осуществляет Ответственное подразделение.

    3.2. Ответственное подразделение осуществляет следующие мероприятия:

    проверка качества и своевременности исполнения сторонами обязательств по договору, в том числе контроль за своевременным проведением расчетов и предоставлением соответствующих документов в бухгалтерию Предприятия для отражения операций в бухгалтерском учете;

    контроль сроков действия договоров, при необходимости осуществление процедуры изменения сроков действия договоров;

    оформление и направление контрагентам писем, уведомлений, дополнительных соглашений и других документов к договору;

    осуществление необходимых для оформления отношений по договору действий, таких как приемка исполненного по договору, составление актов, выставление и получение счетов и т.д.;

    учет исполнения обязательств контрагента и Предприятия;

    оформление и направление в подразделения Предприятия и контрагенту Документов по исполнению договоров;

    обмен иной информацией по договору с подразделениями Предприятия и контрагентом;

    претензионная работа в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательств по договору.

    3.3. Ответственный исполнитель обязан проверить правильность оформления всех документов по договорам. В случае — выявления недостатков, документы возвращаются Ответственным исполнителем представившему их лицу для оформления в надлежащем порядке.

    3.4. В случае предъявления к контрагентам судебных исков, связанных с нарушениями договорных обязательств, Ответственный исполнитель представляет в юридическую службу документы, подтверждающие факт нарушения договора, в том числе расчеты сумм задолженности, убытков, штрафов, справки, акты и другие необходимые Документы.

    Контрольные вопросы и задания

    • 1. Что такое договорная документация?
    • 2. Назовите виды документов, входящих в договорной комплекс, укажите их назначение.
    • 3. Дайте определение договора.
    • 4. Расскажите о формах заключения договоров.
    • 5. Сделайте классификацию договоров.
    • 6. Как выглядят формуляр и структура договора?
    • 7. Что такое протоколы разногласий и в каких случаях они составляются?
    • 8. В каких случаях составляется доверенность и каков ее формуляр?
    • 9. В каких случаях составляются акты к договорам и каков их формуляр?

    Список использованных источников

    ПРИЛОЖЕНИЕ 1

    ПРИЛОЖЕНИЕ 2

    ПРИЛОЖЕНИЕ 3

    ПРИЛОЖЕНИЕ 4

    ПРИЛОЖЕНИЕ 5

    Договора в зависимости от юридической зависимости:

  • Основной

  • Предварительный.

Предварительный договор предшествует основному. Функция предварительного договора – планирование деятельности его участников. Он заключается между физическими лицами, юридическими лицами, физическими лицами и , юридическими лицами. форма предварительного договора письменная.

Содержание предварительного договора:

  • Существенные условия основного договора

  • Срок заключения основного договора

  1. Договора в зависимости от распределения прав и обязанностей между

участниками:

  • Односторонние

  • Взаимные (их большая часть)

  1. Договора в зависимости от перемещения благ:

  • Возмездные

  • Безвозмездные

  1. Договора по месту возникновения прав и обязанностей

  • Консенсуальные

  • Реальные

Для консенсуального договора достаточно согласия сторон по всем существенным вопросам. Реальный договор считается заключенным в момент совершения действия на основе раннее достигнутых соглашений.

  1. Содержание договора – условия, на которых достигнуто соглашение сторон.

Условия договора делятся на

  • Существенные

  • Обычные

  • Случайные

Существенные условия договора – условия, которые должны быть обязательно согласованы сторонами. Договор считается не заключенным до тех пор, пока остается несогласованным хотя бы одно из его существенных условий. Ими являются:

  • условия о предмете договора;

  • условия, необходимые для данного вида договора;

  • условия, названные существенными в законе;

  • условия, названные существенными одной из сторон договора.

Обычные условия договора не нуждаются в согласовании сторон, т.к. предусмотрены законодательством и вступают в силу автоматически при заключении договора.

Соглашение по обычным условиям выражается в самом факте заключения договора данного вида.

Случайные условия договора – условия, изменяющие либо дополняющие его обычные условия. Случайный условия включаются в текст договора по усмотрению сторон. В отличие от обычных условий, они приобретают юридическую силу лишь после включения их в текст договора. В отличие от существенных условий договора, их отсутствие не влияет на действительность договора.

Договор может быть заключен в любой форме, которая предусмотрена для сделок. Если договор предусматривает письменную форму, то он может быть заключен:

  1. путем составления одного договора и подписания его сторонами.

  2. Путем обмена договорами при помощи почтовой связи, электронной связи.

Законом или согласием сторон может быть установлены дополнительные требования к форме договора (скрепление печатью, бланк установленной формы).